酒店檔案管理的規(guī)定

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1、酒店檔案管理規(guī)定1、行政辦主管酒店檔案工作，對酒店檔案實(shí)行統(tǒng)一管理，監(jiān)督指導(dǎo)，并對檔案工作人員進(jìn)行培訓(xùn)。行政辦設(shè)立兼職檔案管理員1名，各部設(shè)兼職檔案管理員1名。2、酒店檔案指酒店在經(jīng)營及公務(wù)活動(dòng)中形成的對酒店有保存價(jià)值的各種文字、圖片、音像等資料。3、酒店各部門和全體員工均有保存檔案的義務(wù)。各部門須指定人員保管本部室的檔案，檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，熟悉檔案管理知識(shí)。4、各部門應(yīng)按照酒店檔案管轄和保管期限表中的有關(guān)規(guī)定，收集、整理、保管歸屬本部門管理的檔案，并向行政辦轉(zhuǎn)交有關(guān)資料（見附錄一、二、三）。各部門有關(guān)組織和

2、個(gè)人因工作需要須查閱各類檔案時(shí)，行政辦應(yīng)提供方便并按規(guī)定辦理借用查閱手續(xù)。5、任何個(gè)人都不得將屬于酒店所有的檔案據(jù)為己有或者拒絕歸檔，管理人員應(yīng)按規(guī)定保管檔案。對有下列行為之一的，根據(jù)情節(jié)輕重，將給予必要的處罰、處分，情節(jié)嚴(yán)重的將予以開除。（1）損毀、丟失或者擅自銷毀部門應(yīng)保存的檔案；（2）將公務(wù)活動(dòng)中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔的文件、資料據(jù)為己有，拒絕向組織和檔案工作人員轉(zhuǎn)交；（3）擅自提供、抄錄、公布屬于酒店檔案以及應(yīng)當(dāng)保密的檔案；（4）涂改，偽造檔案；（5）玩忽職守，造成檔案損失。6、部門管理檔案，無特殊情況，必須在一年后統(tǒng)一上交行

3、政辦歸檔。7、在檔案的收集、整理、保護(hù)和提供利用等方面成績顯著的單位或者個(gè)人，將由總經(jīng)理給予獎(jiǎng)勵(lì)。附錄一、酒店文書立卷歸檔1、收發(fā)文。酒店收發(fā)文由酒店歸檔，部門收發(fā)由部門歸檔。2、會(huì)議資料。酒店及各部門召開的專業(yè)會(huì)、研討會(huì)單獨(dú)由行政辦立卷歸檔，內(nèi)容包括會(huì)議籌備、時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)議文件資料、參加人員、領(lǐng)導(dǎo)人講話、簡報(bào)、總結(jié)等。3、各部門的專題報(bào)告、集體和個(gè)人的調(diào)研資料亦由行政辦歸檔。4、各種基建施工圖紙?jiān)诠こ探Y(jié)束后應(yīng)專門立卷歸檔至人事部。5、上級(jí)單位發(fā)給酒店的文件由人事部歸檔。6、關(guān)于原稿，如有幾個(gè)修改稿，以領(lǐng)導(dǎo)最后審批簽字稿歸檔

4、。7、重要的照片和底版、錄音帶、題字、題詞等，亦應(yīng)立卷歸檔至人事部。9、立卷歸檔的資料每卷不超過150頁，超過者可立分券。附錄二、酒店各部門歸檔材料一覽表部門資料名稱保管時(shí)限備注客務(wù)部散客開房通知單3年團(tuán)隊(duì)會(huì)議開房通知單3年（國內(nèi)客、港澳臺(tái)、國外客）旅客臨時(shí)住宿登記表3年總臺(tái)、行李生、總機(jī)、大堂副理交接班本5年訂單（包括免費(fèi)房訂單）3年早餐券記錄本3年總機(jī)開關(guān)機(jī)本5年電腦話單打印資料3年協(xié)議客戶報(bào)表5年雜項(xiàng)憑單3年送旅游局月報(bào)表10年餐飲部宴會(huì)客史資料5年訂餐記錄本3年柯打單5年物料進(jìn)出倉登記表5年菜譜5年食品開發(fā)審批、審檢材

5、料5年成本核算資料5年保安部監(jiān)控值班記錄本5年帶班值班記錄本5年房務(wù)部樓層領(lǐng)班報(bào)表3年維修統(tǒng)計(jì)表3年樓層服務(wù)員工作報(bào)表3年進(jìn)退房登記表3年客衣登記表3年鑰匙領(lǐng)用登記表3年物品借用登記表3年布草洗滌表3年維修通知單3年客房小酒吧帳單3年雜項(xiàng)憑單3年物品領(lǐng)用單3年布草盤點(diǎn)單3年洗滌匯總表3年工程部領(lǐng)料登記表5年每周水、電、空混氣讀數(shù)表5年高壓讀數(shù)表5年每天房租修改表3年夜間公共場所檢查記錄表3年月份材料商品盤點(diǎn)表3年空調(diào)運(yùn)行記錄表3年重要設(shè)備維修記錄表15年電腦營業(yè)資料備份（年度）15年電腦管理信息系統(tǒng)資料（按月備份）15年?duì)I銷部

6、協(xié)議書、合同5年客史檔案5年業(yè)務(wù)員業(yè)績統(tǒng)計(jì)報(bào)表5年人事部文書檔案15年會(huì)議記錄、紀(jì)要5年員工檔案（人事檔案和員工業(yè)績檔案）15年人事檔案含員工登記表，各類證件，錄用手續(xù)和離店手續(xù)等。員工業(yè)績檔案含考評、晉升、獎(jiǎng)懲等方面的資料培訓(xùn)檔案10年酒店其它材料5年工資發(fā)放表15年財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)檔案（另列表）15年附錄三：會(huì)計(jì)檔案一覽表序號(hào)檔案名稱保管期限備注一、會(huì)計(jì)憑證類1原始憑證記帳憑證15年2銀行存款余額調(diào)節(jié)表3年二、會(huì)計(jì)帳簿類3日記帳15年其中：現(xiàn)金和銀行存款日記帳25年4明細(xì)帳15年5總帳15年6固定資產(chǎn)卡片固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保存1

7、5年7輔助帳簿15年三、會(huì)計(jì)報(bào)表類8月、季度會(huì)計(jì)報(bào)表5年9年度會(huì)計(jì)報(bào)表（決算）永久四、其他10餐飲結(jié)帳單15年含手工及電腦填制11餐飲入廚單15年12餐飲酒水單15年13總臺(tái)訂金單15年14內(nèi)部及正式收款收據(jù)15年15餐飲定額發(fā)票（存根聯(lián)）15年16服務(wù)業(yè)發(fā)票（存根聯(lián)）15年17會(huì)計(jì)移交清冊15年18會(huì)計(jì)檔案保管清冊25年19會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊25年