企業(yè)信息化無(wú)紙辦公探討

《企業(yè)信息化無(wú)紙辦公探討 》由會(huì)員上傳分享，免費(fèi)在線閱讀，更多相關(guān)內(nèi)容在工程資料-天天文庫(kù)。

1、企業(yè)信息化無(wú)紙辦公探討信息時(shí)代的快捷方便改變了當(dāng)代人們的生活和工作，企業(yè)的發(fā)展也離不開(kāi)信息化的建設(shè)，要推進(jìn)信息化、無(wú)紙化辦公，就要建立完善的企業(yè)信息交流和管理平臺(tái)，改變員工的意識(shí)，引入并應(yīng)用信息化無(wú)紙辦公，提高企業(yè)的工作效益。本文分析了紙質(zhì)化辦公的客觀狀況，并對(duì)信息化無(wú)紙辦公的意義與優(yōu)勢(shì)進(jìn)行探討。互聯(lián)X是時(shí)代進(jìn)步下的偉大成果，其迅速發(fā)展也讓人們的生活發(fā)生巨大的改變。如今，電子信息化的趨勢(shì)已經(jīng)到來(lái)，信息技術(shù)的力量占據(jù)人們大部分的生產(chǎn)、生活，企業(yè)的發(fā)展要想趕上時(shí)代的步伐，不被大環(huán)境所淘汰，就必須要實(shí)現(xiàn)自身辦公的信息化，改變資源配置和辦公效率。另一方面，企業(yè)以往所采用紙質(zhì)化辦公，很大程度上降低

2、了自身發(fā)展的速度，這種浪費(fèi)資源，增加成本的辦公模式已經(jīng)被時(shí)代所淘汰。推行企業(yè)辦公信息化模式，不僅節(jié)約了大量辦公的空間和資源，還能提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，實(shí)現(xiàn)資源共享，讓信息進(jìn)行實(shí)時(shí)溝通，對(duì)市場(chǎng)的變化做出及時(shí)地反應(yīng)，其是未來(lái)企業(yè)發(fā)展的有利保障和基礎(chǔ)。紙張辦公的客觀現(xiàn)實(shí)就目前來(lái)看，部分企事業(yè)單位在日常辦公中依然依賴于紙質(zhì)辦公的形式，辦公所用文件、文檔報(bào)表、數(shù)據(jù)等都要耗費(fèi)大量的紙張打印成冊(cè)，大量的工作不僅耗費(fèi)大量的紙張，還需要依賴于打印機(jī)、墨盒等其他資源，這種辦公方式無(wú)疑是不符合當(dāng)前所提倡的環(huán)境保護(hù)理念的，對(duì)資源是一種極大的浪費(fèi)。并且紙質(zhì)化辦公模式限制了信息的廣泛交流，紙質(zhì)化信息以比較刻板、單一的

3、方式為員工提供信息，并且每次都要大量印發(fā)、傳閱才能做到信息的傳遞，其信息傳播速度較慢，且受到空間和時(shí)間的限制。圖1企業(yè)OA協(xié)同辦公系統(tǒng)企業(yè)辦公無(wú)紙化、信息化的意義推行辦公無(wú)紙化、信息化模式是企業(yè)在當(dāng)前信息化時(shí)代的必經(jīng)之路，尤其是在大數(shù)據(jù)發(fā)展趨勢(shì)下，僅依靠紙質(zhì)文檔來(lái)保存企業(yè)的重要文件和龐大數(shù)據(jù)是一種十分低效的方式。而辦公無(wú)紙化能大大提高企業(yè)辦公的效率，以一種快捷方便的傳遞方式傳遞信息，節(jié)省大量時(shí)間，并且無(wú)紙化辦公節(jié)約了大量資源和資金投入，以一種節(jié)約環(huán)保的狀態(tài)辦公，使辦公環(huán)境更加清潔綠色。另一方面，無(wú)紙化、信息化辦公最大的優(yōu)勢(shì)在于對(duì)信息的處理更加靈活多樣，通過(guò)數(shù)字化、多媒體、X絡(luò)等多種方式來(lái)

4、實(shí)現(xiàn)信息交流和資源共享（圖1），從而大幅度提高工作效率，滿足人們的快節(jié)奏工作和生活需要。推進(jìn)企業(yè)無(wú)紙化、信息化的策略企業(yè)進(jìn)行無(wú)紙化辦公建設(shè)，可以為企業(yè)提供一個(gè)更方便的內(nèi)部信息交流平臺(tái)，并且突破了時(shí)間和空間的限制，實(shí)現(xiàn)異地辦公，遠(yuǎn)程會(huì)議等；節(jié)約了大量時(shí)間，加快文件流轉(zhuǎn)時(shí)間，提高了辦公的效率。加強(qiáng)信息化辦公的宣傳應(yīng)用。目前，并不是所有企業(yè)都可以實(shí)現(xiàn)信息化辦公，所以為了普及這一辦公模式，為所有企業(yè)的發(fā)展帶來(lái)幫助，就要加大宣傳力度。通過(guò)讓企業(yè)實(shí)際應(yīng)用這一模式，來(lái)體會(huì)無(wú)紙化辦公模式的優(yōu)勢(shì)。通過(guò)調(diào)查，部分企業(yè)十分關(guān)注無(wú)紙化辦公在實(shí)行過(guò)程中的安全性和規(guī)范性問(wèn)題，針對(duì)這些質(zhì)疑，相關(guān)人員要在宣傳過(guò)程中對(duì)其

5、重點(diǎn)解釋，從而引導(dǎo)企業(yè)管理者對(duì)信息化辦公有一個(gè)全面、客觀的了解和認(rèn)識(shí)，以便于做到全面推廣與應(yīng)用。增強(qiáng)員工信息化辦公及環(huán)保意識(shí)。通過(guò)調(diào)查可以發(fā)現(xiàn)，所述員工對(duì)信息化辦公的接受度不高，并不是因?yàn)樾畔⒒o(wú)紙化辦公不如紙質(zhì)化辦公，只是員工意識(shí)還沒(méi)有發(fā)生轉(zhuǎn)變，還沒(méi)有體會(huì)到信息化無(wú)紙辦公的優(yōu)點(diǎn)和便捷之處，所以要培養(yǎng)員工信息化辦公的意識(shí)和環(huán)保意識(shí)，讓員工切實(shí)體會(huì)信息化物質(zhì)辦公的好處，明確信息化無(wú)紙辦公的地位和價(jià)值，以及未來(lái)企業(yè)辦公的發(fā)展趨勢(shì)，讓員工轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念。另外，要加強(qiáng)對(duì)員工的培訓(xùn)，新的辦公方式不一定被所有人接受，很多員工對(duì)電子化的操作并不是很熟練，所以要通過(guò)培訓(xùn)才能確保員工具有信息化辦公的能力。

6、總之，要讓員工增強(qiáng)無(wú)紙化辦公意識(shí)的同時(shí)，保證所有員工都掌握辦公無(wú)紙操作的技術(shù)，才能確保整體辦公效率的提高。完善管理機(jī)制。企業(yè)無(wú)紙化、信息化辦公要建立相關(guān)的制度，對(duì)信息化工作流程進(jìn)行規(guī)范，確定電子文檔的法律效力。針對(duì)當(dāng)前復(fù)雜的X絡(luò)環(huán)境，要通過(guò)完善的制度對(duì)信息化辦公進(jìn)行規(guī)范化，確保企業(yè)信息安全，所以信息安全管理尤為重要，要設(shè)置有法律效力的保護(hù)機(jī)制來(lái)進(jìn)行保護(hù)和監(jiān)管，保證企業(yè)無(wú)紙化、信息化辦公的安全性和穩(wěn)定性。消除企業(yè)信息孤島。紙質(zhì)化辦公會(huì)出現(xiàn)資料和數(shù)據(jù)的大量囤積問(wèn)題，若公司資源還沒(méi)有實(shí)現(xiàn)X絡(luò)共享，那么共享平臺(tái)的缺失很容易導(dǎo)致資源和數(shù)據(jù)得不到充分的利用。并且，傳統(tǒng)的人工和紙質(zhì)記載方式很容易出現(xiàn)信

7、息孤島。因此開(kāi)展辦公無(wú)紙化模式，建立公司管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)、辦公系統(tǒng)等，可以通過(guò)X絡(luò)共享平臺(tái)實(shí)現(xiàn)資源的有效利用，節(jié)約辦公時(shí)間，同時(shí)減少工作量，保證數(shù)據(jù)和資料更加精確，消除企業(yè)信息孤島。企業(yè)無(wú)紙辦公是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)的必經(jīng)之路，這種辦公模式已經(jīng)被越來(lái)越多的企業(yè)所采用，但是想要被普及和廣泛應(yīng)用，還需要經(jīng)歷一些挑戰(zhàn)。另一方面，企業(yè)在采用信息化無(wú)紙辦公時(shí)要綜合考慮利弊，整體規(guī)劃，從長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的角度為企業(yè)考慮。另外，在制度和法律的保護(hù)下，企業(yè)信息