學(xué)校檔案信息化建設(shè)

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1、學(xué)校檔案信息化建設(shè)東莞市教師進(jìn)修學(xué)校摘要：學(xué)校作為人才的培養(yǎng)基地，檔案真實(shí)記錄了學(xué)生學(xué)習(xí)、實(shí)踐等各類(lèi)活動(dòng)，對(duì)學(xué)校的發(fā)展具有促進(jìn)作用。學(xué)生的檔案可以反映出該學(xué)生綜合素質(zhì)，給tl后用人單位提供重要依據(jù)。目前從我國(guó)各類(lèi)學(xué)校的檔案管理工作來(lái)看，存在內(nèi)容單一及管理方式落后等問(wèn)題，木文就檔案管理工作所存在的問(wèn)題進(jìn)行闡述，并提出解決措施。關(guān)鍵詞：學(xué)校；檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策引言面對(duì)當(dāng)今信息爆炸的時(shí)代，如何加強(qiáng)檔案管理的信息化，是每位檔案管理工作人員所關(guān)心的問(wèn)題之一。從目前的現(xiàn)狀來(lái)看，我國(guó)各類(lèi)學(xué)校的檔案管理信息化還存在若干問(wèn)題，以下就問(wèn)題及措施進(jìn)行探討

2、。一、學(xué)校檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題（一）信息化建設(shè)中檔案內(nèi)容單一，缺乏個(gè)人特色目前，我國(guó)學(xué)校在學(xué)生檔案管理方面，比較突出的問(wèn)題就是學(xué)生檔案的內(nèi)容不夠豐富，形式千篇一律，無(wú)法凸顯學(xué)校特色。不同的學(xué)校，學(xué)生學(xué)習(xí)在情況必然存在差異，所以不可能是千篇一律的內(nèi)容，但是，從現(xiàn)階段我國(guó)學(xué)校學(xué)生檔案的情況來(lái)看，其內(nèi)容還過(guò)于單一，主要內(nèi)容基木都是學(xué)生學(xué)習(xí)成績(jī)、體檢情況的記錄，并且普遍的存在記錄簡(jiǎn)單，對(duì)學(xué)生綜合素質(zhì)信息反映不全面的問(wèn)題。比如：學(xué)生參加社會(huì)實(shí)踐中心活動(dòng)時(shí)，有些學(xué)校沒(méi)有對(duì)學(xué)生的活動(dòng)信息進(jìn)行搜集、整理歸檔。（二）信息化管理中還存在方式落后，重

3、視程度不高的現(xiàn)象目前我國(guó)一部分學(xué)校因?yàn)榉N種因素的制約，在管理人員素質(zhì)以及管理方式方面依舊存在一定的問(wèn)題，導(dǎo)致這些問(wèn)題的原因，往往就是學(xué)校對(duì)于學(xué)生檔案管理的重視力度不夠，在學(xué)校中還在檔案管理工作者職能劃分不明確的問(wèn)題，缺乏統(tǒng)一管理，這樣的結(jié)果就是檔案在管理中權(quán)限出現(xiàn)混亂，從而降低了管理的質(zhì)量和工作效率。（三）缺乏必要的軟硬件設(shè)施學(xué)校檔案信息化前提與基礎(chǔ)是必須擁有信息化建設(shè)所需的硬件設(shè)備和專(zhuān)業(yè)軟件。B前，許多學(xué)校檔案館現(xiàn)缺乏配備完整的檔案信息化設(shè)施，沒(méi)有專(zhuān)門(mén)接受數(shù)字化文檔的計(jì)算機(jī)管理設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器，成為制約學(xué)校檔案信息化建設(shè)的“瓶頸”。

4、所以，必要的信息化硬件設(shè)施是加快學(xué)校檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。在檔案信息化管理軟件使用方面，許多學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)認(rèn)識(shí)到如何實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)，沒(méi)冇建立檔案信息管理系統(tǒng)、檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，僅僅是擺設(shè)幾臺(tái)電腦，認(rèn)為這樣就可以算是信息化。（四）檔案信息化建設(shè)緩慢紙質(zhì)檔案的數(shù)字化是檔案信息化的基礎(chǔ)工作。要進(jìn)行信息化建設(shè)，就必須利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等技術(shù)設(shè)備將館藏紙質(zhì)檔案的數(shù)字化,建立成各種專(zhuān)業(yè)性、綜合性的數(shù)據(jù)庫(kù)。然而，在檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，把館藏檔案案卷級(jí)和件級(jí)0錄建成數(shù)據(jù)庫(kù)不難，實(shí)現(xiàn)案卷級(jí)和件級(jí)0錄信息化管理指日可待。但是紙資檔案具有數(shù)量大，篇幅

5、長(zhǎng)等特點(diǎn)，這需要投入極大的人力和財(cái)力來(lái)完成對(duì)紙檔案數(shù)字化建設(shè)，制約了許多學(xué)校建立檔案信息化建設(shè)步伐，嚴(yán)重制約了檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。（五）檔案管理人員素質(zhì)偏低在學(xué)校檔案信息化建設(shè)中，人是最關(guān)鍵的因素，信息化的實(shí)現(xiàn)和管理都離不開(kāi)人，各種信息化設(shè)施都必須通過(guò)檔案管理人員才能發(fā)揮作用。然而，大部分學(xué)校檔案工作人員，都不是檔案管理專(zhuān)業(yè)畢業(yè)，更有甚者沒(méi)有接受過(guò)專(zhuān)業(yè)、系統(tǒng)的檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)于新技術(shù)諸如數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和壓縮技術(shù)、XMI技術(shù)、安全技術(shù)等還不熟悉，不適疲高速發(fā)展的計(jì)算機(jī)工作環(huán)境,嚴(yán)重缺乏既懂計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)

6、合型人才，嚴(yán)重制約檔案信息化建設(shè)和學(xué)校檔案事業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。二、檔案信息化建設(shè)工作要采取以下措施從上文的分析研宄中，能夠發(fā)現(xiàn)我國(guó)學(xué)校學(xué)生檔案管理還存在一些實(shí)質(zhì)性的問(wèn)題，這些問(wèn)題如果不得到冇效解決，會(huì)影響學(xué)校的發(fā)展。下面針對(duì)這些問(wèn)題，將管理措施進(jìn)行具體分析：（一）信息化建設(shè)過(guò)程中不斷的豐富和完善學(xué)生檔案資料，使蘇能夠更加多元化學(xué)校的教學(xué)0的，主要就是培養(yǎng)綜合性人才，也正是因?yàn)檫@一性質(zhì)決定了期學(xué)生檔案的內(nèi)容必須具有豐富性、多元化、真實(shí)性等特點(diǎn)，在檔案中，除了學(xué)生學(xué)習(xí)成績(jī)，考核成績(jī)等基本資料之外，更為重要是其參與社會(huì)實(shí)踐記錄，這些都是非常重要

7、的檔案內(nèi)容，學(xué)校必須要積極搜集這些資料，及吋與學(xué)生進(jìn)行溝通，第一吋間取得準(zhǔn)確的實(shí)踐活動(dòng)資料，為建立學(xué)生檔案提供數(shù)據(jù)。除此之外，學(xué)校課程設(shè)置方面也需要進(jìn)行合理的調(diào)整，要與教學(xué)改革的要求相統(tǒng)一，學(xué)校學(xué)生檔案中，在教學(xué)特色以及學(xué)生自身能力方面的信息必須要有充分體現(xiàn)。（二）提高學(xué)生檔案的真實(shí)性和可靠性學(xué)校在學(xué)生檔案管理的過(guò)程中，必須要保障檔案信息的真實(shí)性，盡可能的將學(xué)生的整體情況如實(shí)的反映出來(lái)，對(duì)學(xué)生的各個(gè)方面的情況進(jìn)行記錄，并進(jìn)行整理，科學(xué)合理的進(jìn)行分類(lèi)、核實(shí)，保證能夠檔案的完整性。（三）增加檔案信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)投入在學(xué)校檔案信息化建設(shè)的過(guò)程

8、中，學(xué)校應(yīng)給予大力支持，增加經(jīng)費(fèi)投入，這樣才能夠更好的實(shí)現(xiàn)教學(xué)、科研、出版等綜合性檔案管理體系的建立。由于學(xué)校的檔案管理涉及到很多方面，學(xué)校應(yīng)了解學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀，制定檔案工作計(jì)劃，為學(xué)校檔案工作順利開(kāi)展打下的基礎(chǔ)。同