中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)研究

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1、中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)研究中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)研究中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)研究中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)研究　　現(xiàn)代社會發(fā)展的需要　　隨著現(xiàn)代科技的迅猛發(fā)展，信息化浪潮撲面而來，人類社會的生產(chǎn)、生活方式發(fā)生了翻天覆地的變化。檔案作為記載人類歷史文明發(fā)展進(jìn)程和承載信息特質(zhì)的重要載體，傳統(tǒng)的手工管理檔案的模式已跟不上人們對檔案信息的現(xiàn)實需求，開始向著數(shù)字化的方向發(fā)展，這就需要我們創(chuàng)新檔案管理模式，以適應(yīng)時代的發(fā)展?！　?shù)字化校園建設(shè)的需要　　隨著辦公自動化的發(fā)展，數(shù)字化校園建設(shè)正在逐步完善，中職學(xué)校普遍建立了

2、校園網(wǎng)與辦公自動化系統(tǒng)，信息化已經(jīng)滲透到了教學(xué)、科研、管理的方方面面，檔案信息化已成為中職學(xué)校檔案工作發(fā)展的必然趨勢?！　n案管理與服務(wù)水平提升的需要　　在信息化環(huán)境下，檔案的收集、整理與利用模式會有質(zhì)的變化，檔案工作人員的角色將從檔案的直接整理者轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案資料的審核者，減少了工作量，縮短了檔案形成利用的周期，提升了檔案管理的水平。信息化程度的加深有效地提高了檔案工作人員的服務(wù)能力，擴展了檔案工作的服務(wù)領(lǐng)域?！　」P者將中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)路徑分為2條路線：硬環(huán)境建設(shè)和軟環(huán)境建設(shè)?！　∮箔h(huán)境建設(shè)　　基

3、礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)　　基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和根本，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)包括應(yīng)用系統(tǒng)軟件建設(shè)和硬件設(shè)施建設(shè)。目前，中職學(xué)校檔案室引進(jìn)檔案管理系統(tǒng)的不在少數(shù)，但都存在開發(fā)不完全、利用不徹底的現(xiàn)象，因此，急需加強應(yīng)用系統(tǒng)軟件平臺，深入挖掘系統(tǒng)潛在功能；檔案信息化建設(shè)應(yīng)用系統(tǒng)軟件的運行依托于相應(yīng)的配套硬件設(shè)備，因此，也需要配置相應(yīng)的硬件設(shè)備。　　信息資源建設(shè)　　信息資源數(shù)字化建設(shè)　　注重校內(nèi)各二級部門電子文檔的收集和整理，檔案管理軟件要與校內(nèi)各類辦公自動化系統(tǒng)有效接軌；對于檔案數(shù)字化，包括把檔案室的紙質(zhì)、照片、錄音

4、、錄像、縮微等檔案，通過掃描、加工、處理，轉(zhuǎn)變?yōu)槲谋?、圖像、圖形、流媒體等數(shù)字格式的信息，存儲在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器中，利用計算機及信息系統(tǒng)提供查詢、檢索和瀏覽；通過網(wǎng)站建設(shè)，中職學(xué)?？梢酝貙挋n案征集的渠道，亦可通過網(wǎng)站上傳開放部分檔案信息資源，為學(xué)校與社會利用檔案提供方便。　　信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)　　利用現(xiàn)有的電子檔案建立檔案數(shù)據(jù)庫，尤其是具有中職學(xué)校發(fā)展特色的檔案數(shù)據(jù)庫。以某中職學(xué)校為例，其于2001年架設(shè)了檔案管理系統(tǒng)軟件，配備了服務(wù)器、掃描儀等基礎(chǔ)設(shè)備，構(gòu)建了檔案管理的局域網(wǎng)，檔案數(shù)字化工作全面展開。建立

5、了學(xué)生學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫，對歷屆學(xué)生信息實現(xiàn)了電子化管理，并對統(tǒng)招、成人學(xué)生的學(xué)籍檔案進(jìn)行了掃描，為畢業(yè)生找工作、證明成績等提供了可靠的證據(jù)；建立了文書檔案全文數(shù)據(jù)庫及各類檔案信息目錄數(shù)據(jù)庫。目前，檔案室利用電子檔案查檔已經(jīng)形成了自己的特色，大大提高了檔案室信息的有效利用率，提高了查閱檔案速度，減少了對原件的損害?！　“踩Ｕ象w系建設(shè)　　信息技術(shù)在給檔案事業(yè)帶來機遇的同時，也帶來了挑戰(zhàn)。檔案管理軟件作為中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)的重要組成部分，在方便社會利用檔案的同時，如何保證數(shù)據(jù)信息不被竊取和篡改，已經(jīng)成為

6、檔案信息化發(fā)展過程中不容忽視的問題。從信息安全的角度看，檔案信息化程度越高，信息安全面臨的風(fēng)險也就越大。目前，檔案管理軟件普遍存在管理人員混亂、級別權(quán)限不明等問題。因此，急需構(gòu)建檔案信息化安全保障體系。安全保障體系的建設(shè)要以硬件設(shè)備為基礎(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為框架，軟件為技術(shù)支撐，管理為保障。通過切實可行的管理措施與技術(shù)手段加強對檔案信息化過程中可能存在風(fēng)險項的監(jiān)管。　　軟環(huán)境建設(shè)　　相關(guān)政策法規(guī)建設(shè)　　為了保證檔案事業(yè)的順利發(fā)展，國家先后出臺了多項政策法規(guī)，堅持“以法治檔”，比如《檔案法》《電子文件歸檔與電子

7、檔案管理辦法》及2015年上半年中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)的《關(guān)于加強和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》等。這些政策法規(guī)的出臺和施行為檔案工作提供了依據(jù)，有效保障了檔案信息資源的合理開發(fā)和利用。中職學(xué)校應(yīng)根據(jù)諸如上述提及的檔案法律法規(guī)健全、完善適合自身運行的檔案規(guī)章制度?！　⌒畔⒒瘶?biāo)準(zhǔn)建設(shè)　　目前，中職學(xué)校的檔案信息化工作普遍都是自我摸索、自我完善、自我發(fā)展，采用獨立開發(fā)與封閉自我建設(shè)的模式，形成了各自為政、標(biāo)準(zhǔn)不一的局面。檔案信息化工作缺乏相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，而各中職學(xué)校自成一體的發(fā)展模式不利于信息資

8、源的兼容和共享，易造成資源浪費。信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)作為一項浩大的系統(tǒng)工程，不只是檔案部門的單項任務(wù)，而需要各方面的通力合作，共同醞釀，教育主管部門要加強指導(dǎo)和協(xié)調(diào)，制訂出統(tǒng)一的信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范?！　∪瞬抨犖榻ㄔO(shè)　　檔案信息化工作的推進(jìn)離不開科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用，這就對檔案管理人員的素質(zhì)提出新的要求，而目前中職學(xué)校檔案工作者普遍存在年齡結(jié)構(gòu)偏大、知識結(jié)構(gòu)不合理的現(xiàn)象，缺乏相應(yīng)的專業(yè)技術(shù)人才，尤其是缺乏既精通檔案業(yè)務(wù)，又懂得信息技術(shù)的復(fù)合型人才。中職學(xué)校檔案部門要以人才