人事檔案管理規(guī)定

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1、東莞培訓(xùn)網(wǎng)www.bz01.com人事檔案管理規(guī)定修訂日期修訂單號修訂內(nèi)容摘要頁次版次修訂審核批準(zhǔn)2011/03/30/系統(tǒng)文件新制定4A/0///更多免費(fèi)資料下載請進(jìn)：http://bbs.bz01.com好好學(xué)習(xí)社區(qū)批準(zhǔn)：審核：編制：東莞培訓(xùn)網(wǎng)www.bz01.com人事檔案管理規(guī)定總則第一條為了規(guī)范人事檔案管理工作，高效有序地利用人事檔案資料，特制訂本辦法。第二條人事檔案主要用于公司人力資源的統(tǒng)計(jì)分析，從而為公司領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。第一章基本職責(zé)第三條保守人事檔案機(jī)密。除已公開通知的事項(xiàng)之外，檔案管

2、理員不得隨意對外公布人事檔案內(nèi)容，不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。第四條維護(hù)人事檔案的完整性。人事檔案包括文本資料和電子數(shù)據(jù)庫：檔案管理員需備齊必要的存檔設(shè)備，將文本資料存放在專門的檔案柜，以防止材料受損；電子數(shù)據(jù)庫每周備份一次。第五條方便人事檔案的使用。檔案管理員必須保證人事檔案保存和記錄的科學(xué)性，從而高效有序地使用檔案資料。第二章檔案內(nèi)容第七條人事檔案資料包括：1.個(gè)人身份證明（身份證或護(hù)照復(fù)印件）；2.個(gè)人簡歷（附照片）；3.畢業(yè)證、學(xué)位證和相關(guān)培訓(xùn)證書等的復(fù)印件，4.與工作相關(guān)的證件復(fù)印件，

3、如：駕駛證，技工證，上崗證；5.前工作單位推薦信，大學(xué)畢業(yè)生推薦信（由學(xué)校開出）及相關(guān)的工作歷史記錄，如：社保記錄，培訓(xùn)記錄，技術(shù)成果證明；6.入職申請表（經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)）；7.面試考評資料及相關(guān)記錄；如：專業(yè)測試、技能測試、外語測試、心理測試等；8.勞動合同；9.體檢表；10.在公司期間的培訓(xùn)記錄，考核記錄，獎懲記錄和任免記錄等第三章基本任務(wù)第七條歸檔：東莞培訓(xùn)網(wǎng)www.bz01.com1.對新入職員工資料進(jìn)行核查，確定所需資料齊全。如資料不全或材料不清晰，須及時(shí)向招聘負(fù)責(zé)人追查；2.按照員工工號

4、，填寫檔案登記表（見附件一），將檔案文本資料存放在檔案柜的相應(yīng)位置；3.輸入電子數(shù)據(jù)庫；檔案更新：1.員工取得更高學(xué)位或獲得其它培訓(xùn)、技術(shù)證書，本人應(yīng)及時(shí)通知檔案管理員。經(jīng)相關(guān)單位及部門確定后，檔案管理員方可復(fù)印存檔及更新相關(guān)記錄。2.體檢記錄按體檢周期（通常為一年）存檔及更新。3.培訓(xùn)記錄、考核記錄、獎懲記錄，按月度由培訓(xùn)及考核部門提供相關(guān)資料，由檔案管理者進(jìn)行更新及存檔。第八條檔案核查：1.每月三日前，檔案管理員須對人事檔案進(jìn)行一次核查并制訂《人員情況月度統(tǒng)計(jì)表》，交人力資源總監(jiān)審核，后發(fā)送給人力資

5、源分管部門負(fù)責(zé)人，以便于人力資源部門掌握最新的公司人事動態(tài)。2.在下列特殊情況下，檔案管理員須進(jìn)行檢查核對，確認(rèn)受損資料：突發(fā)事件之后，如：失火、失竊；對有些檔案發(fā)生疑問之后，如：證件做假、文件丟失、文件外借未還；發(fā)現(xiàn)某些損害之后，如：蟲蛀、發(fā)霉等；第九條檔案使用：1.人事檔案的使用一般包括三個(gè)部分：查閱、外借和出具證明，都須遵循“人事檔案使用程序（見附件二）”進(jìn)行操作2.空調(diào)事業(yè)部中心（副）總經(jīng)理以下人員須填寫《人事檔案使用申請表》（見附件三），并由相關(guān)負(fù)責(zé)人核實(shí)簽字后，方可使用人事檔案。3.因特殊需

6、要（如公安、保衛(wèi)部門）使用人事檔案，檔案管理員須積極配合并記錄備案。第十條檔案注銷：員工離職三年后，檔案管理員方可將其資料予以注銷。第三章附則第十一條本辦法實(shí)施須以國家有關(guān)法規(guī)、條例或集團(tuán)相關(guān)規(guī)定為準(zhǔn)。東莞培訓(xùn)網(wǎng)www.bz01.com第十條本辦法解釋權(quán)歸空調(diào)事業(yè)部人力資源部，自批準(zhǔn)之日起生效實(shí)施。