erp環(huán)境下采購模塊的內部控制研究

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1、ERP環(huán)境下采購模塊的內部控制研究［摘要］由于采購與付款業(yè)務是企業(yè)經營活動的首要環(huán)節(jié)，直接影響企業(yè)最終的利潤。本文通過研究erp環(huán)境下采購業(yè)務的控制環(huán)節(jié)，提出針對采購模塊的具體內部控制措施，以便優(yōu)化會計組織結構，防止違法行為的發(fā)生，提高會計工作效率和質量，保證會計信息的真實性和可靠性。［關鍵詞］erp；采購；內部控制一、研究綜述企業(yè)內部控制制度體系是企業(yè)內部為了有效地進行經營管理而制定的一系列相互聯(lián)系、相互制約、相互監(jiān)督的制度、措施和方法的總稱。企業(yè)資源計劃（ｅｒｐ）系統(tǒng)在企業(yè)中的應用，一方面可對企業(yè)內部供應鏈上的所有環(huán)節(jié)如訂單、采購、庫存、計劃、生產

2、制造等有效地進行管理，但另一方面也給企業(yè)內部控制體系帶來了新的挑戰(zhàn)。不論是工業(yè)企業(yè)還是商業(yè)企業(yè)，采購與付款業(yè)務都是企業(yè)經營活動的首要環(huán)節(jié)，采購成本的高低對企業(yè)最終的利潤是有直接影響的，同時，與采購業(yè)務相關的應付賬款或預付賬款的管理對企業(yè)來說也是至關重要的。鑒于此，本文探討在ｅｒｐ環(huán)境下如何加強采購模塊的控制，使企業(yè)建立完善的采購業(yè)務內部控制制度，確保采購事項的真實性、合理性、合法性，及時準確地提供采購業(yè)務的會計信息，保證采購付款業(yè)務循環(huán)有效運轉，以確保企業(yè)會計信息系統(tǒng)能夠正常、安全地運行。二、采購業(yè)務的控制環(huán)節(jié)（一）采購業(yè)務處理流程從物流的角度看，最初

3、的采購流程運行的成功與否將直接影響到企業(yè)生產、銷售最終產品的定價情況和整個供應鏈的最終獲利情況。lOCALHosT換言之，企業(yè)采購流程的“龍頭”作用不可輕視。具體處理流程如圖1所示。（二）采購業(yè)務的控制點采購系統(tǒng)實際是由采購管理和應付賬款兩個子系統(tǒng)構成的，它們是企業(yè)信息系統(tǒng)中比較復雜的子系統(tǒng)。在這個子系統(tǒng)中存在物流和資金流兩條線，如何保證這兩條線相互聯(lián)系，正確形成與供應商的往來賬，是這個系統(tǒng)的關鍵。同時，根據目前企業(yè)管理的要求，采購系統(tǒng)不但完成采購活動的事中管理、事后核算，同時完成采購計劃的產生和采購資金需求的預測。盡管對于不同的企業(yè)采購與應付業(yè)務管理

4、的目的是相同的，但不同的企業(yè)在管理模式上和業(yè)務流程上有一定的區(qū)別，本文介紹比較常規(guī)的一種處理模式。具體來說，有以下幾個關鍵的業(yè)務處理環(huán)節(jié)和控制點：１．授權企業(yè)必須按要求設定涉及采購流程的每一個人員對ｅｒｐ系統(tǒng)的操作權限，例如，對供應商信息的錄入須得到對數據庫的操作授權，訂單輸入后的修改必須得到操作授權，采購人員必須在授權范圍內簽訂采購合同。２．審批審批程序是采購業(yè)務中非常重要的一個環(huán)節(jié)。審批的目的有兩個：一是對請購活動審核，二是明確請購和采購活動的有關責任。通過各部門和人員之間相互審查、核對和制衡，避免一個人控制一項交易的各個環(huán)節(jié)，以此防止員工的舞弊行

5、為。而各個部門和各個級別的審批程序的目的又有所差別，例如請購部門負責人審批的目的是保證請購商品的品種、質量滿足經營活動的需要；采購部門審批的目的是防止重復采購和控制采購成本。３．供應商管理對于采購業(yè)務來說，供應商和采購部門的關系是較容易出現問題的環(huán)節(jié)。公司要對供應商建立完善的檔案，及時掌握各供應商的信譽等情況。如果由詢價人員進行供應商的選擇，就有可能產生舞弊行為，因此這一環(huán)節(jié)關鍵是要做到信息公開，選擇的過程要公平、公正，其中價格是選擇供應商的重要因素。另外，供應商的品質和信譽管理制度以及生產能力都會影響采購業(yè)務及以后生產銷售環(huán)節(jié)的運行。４．采購結算采購

6、是企業(yè)經營的首要環(huán)節(jié)，控制材料采購成本對一個企業(yè)提升經營業(yè)績是很重要的。由于材料成本占生產成本的比例比較高，因此降低材料采購成本可以增加企業(yè)的利潤，從而增強企業(yè)的競爭力。５．付款結算付款業(yè)務是采購業(yè)務不可分割的組成部分，其主要內容建立在采購業(yè)務基礎之上，是將企業(yè)的資金支付給采購商品供應商。付款涉及資金使用，因此是內部會計控制的重點。付款業(yè)務控制的關鍵點主要包括應付賬款業(yè)務控制和資金支付控制。三、ｅｒｐ環(huán)境下加強采購模塊內部控制的具體措施（一）權限的控制單位應當對采購與付款業(yè)務建立嚴格的授權批準制度，明確授權批準方式、權限、程序、責任和相關控制措施，規(guī)定

7、經辦人辦理采購與付款業(yè)務的職責范圍和工作要求。對各類不同的物資請購，企業(yè)應建立完善的責任授權體系。部門物資需求由部門資產主管人負責；特殊請購計劃的制訂必須由公司計劃部、營銷部等相關部門綜合討論決定，與戰(zhàn)略相關的大宗支出還必須取得高層領導的同意。同時，為了保證權責對等，企業(yè)應建立適當的考核體系，真正做到誰擁有權利誰承擔責任。例如，某公司賬套主管是李明，采購部業(yè)務員王麗向公司上級主管提出請購鍵盤計劃，請購數量為１０只，業(yè)務員據此填制請購單。此時就必須需要賬套主管李明登錄系統(tǒng)，啟動采購管理系統(tǒng)，執(zhí)行“采購選項”、“業(yè)務及權限控制命令”，在“權限控制”下，選中

8、“檢查業(yè)務員權限和檢查操作員權限”復選框。如果賬套主管沒有賦予業(yè)務員王麗操作權限，則在王麗錄入