erp環(huán)境下采購模塊的內(nèi)部控制研究

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1、ERP環(huán)境下采購模塊的內(nèi)部控制研究［摘要］由于采購與付款業(yè)務(wù)是企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)的首要環(huán)節(jié)，直接影響企業(yè)最終的利潤。本仟文通過研究erp環(huán)境下采醫(yī)購業(yè)務(wù)的控制環(huán)節(jié)，提出針則對(duì)采購模塊的具體內(nèi)部控制衲措施，以便優(yōu)化會(huì)計(jì)組織結(jié)豕構(gòu)，防止違法行為的發(fā)生，提高會(huì)計(jì)工作效率和質(zhì)量，砬保證會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性和可靠性。［關(guān)鍵詞］er！p；采購；內(nèi)部控制一、研究綜述企業(yè)內(nèi)彀部控制制度體系是企業(yè)內(nèi)部攵為了有效地進(jìn)行經(jīng)營管理而貔制定的一系列相互聯(lián)系、相互制約、相互監(jiān)督的制度、┏措施和方法的總稱。企業(yè)資略源計(jì)劃系統(tǒng)在企業(yè)中的應(yīng)用瑪，一方面可對(duì)企業(yè)內(nèi)

2、部供應(yīng)妄鏈上的所有環(huán)節(jié)如訂單、采懔購、庫存、計(jì)劃、生產(chǎn)制造噻等有效地進(jìn)行管理，但另一卓方面也給企業(yè)內(nèi)部控制體系畋帶來了新的挑戰(zhàn)。12/12不論別是工業(yè)企業(yè)還是商業(yè)企業(yè)，堂采購與付款業(yè)務(wù)都是企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)的首要環(huán)節(jié)，采購成裁本的高低對(duì)企業(yè)最終的利潤旦是有直接影響的，同時(shí)，與卉采購業(yè)務(wù)相關(guān)的應(yīng)付賬款或蒼預(yù)付賬款的管理對(duì)企業(yè)來說劂也是至關(guān)重要的。鑒于此，襖本文探討在ｅｒｐ環(huán)境下如鶿何加強(qiáng)采購模塊的控制，使嗜企業(yè)建立完善的采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度，確保采購事項(xiàng)癘的真實(shí)性、合理性、合法性情，及時(shí)準(zhǔn)確地提供采購業(yè)務(wù)丫的會(huì)計(jì)信息，保證采購付款

3、栲業(yè)務(wù)循環(huán)有效運(yùn)轉(zhuǎn)，以確保餡企業(yè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)能夠正常尿、安全地運(yùn)行。二骼、采購業(yè)務(wù)的控制環(huán)節(jié)采購業(yè)務(wù)處理流程從︺物流的角度看，最初的采購徑流程運(yùn)行的成功與否將直接繭影響到企業(yè)生產(chǎn)、銷售最終攸產(chǎn)品的定價(jià)情況和整個(gè)供應(yīng)鏈的最終獲利情況。lOC衿ALHosT換言之，企業(yè)霍12/12采購流程的“龍頭”作用不鷚可輕視。具體處理流程如圖漣1所示。采購業(yè)務(wù)忠的控制點(diǎn)采購系統(tǒng)實(shí)際是由采購管理和應(yīng)付賬款兩痹個(gè)子系統(tǒng)構(gòu)成的，它們是企子業(yè)信息系統(tǒng)中比較復(fù)雜的子同系統(tǒng)。在這個(gè)子系統(tǒng)中存在物流和資金流兩條線，如何迕保證這兩條線相互聯(lián)系，正飾確形成

4、與供應(yīng)商的往來賬，笸是這個(gè)系統(tǒng)的關(guān)鍵。同時(shí)，永根據(jù)目前企業(yè)管理的要求，壚采購系統(tǒng)不但完成采購活動(dòng)圳的事中管理、事后核算，同時(shí)完成采購計(jì)劃的產(chǎn)生和采撕購資金需求的預(yù)測(cè)。盡管對(duì)茺于不同的企業(yè)采購與應(yīng)付業(yè)務(wù)管理的目的是相同的，但不同的企業(yè)在管理模式上和曇業(yè)務(wù)流程上有一定的區(qū)別，沃本文介紹比較常規(guī)的一種處堪理模式。具體來說，有以下黃幾個(gè)關(guān)鍵的業(yè)務(wù)處理環(huán)節(jié)和囑控制點(diǎn)：１．授權(quán)堡企業(yè)必須按要求設(shè)定涉及采醍購流程的每一個(gè)人員對(duì)ｅｒ縉ｐ系統(tǒng)的操作權(quán)限，例如，對(duì)供應(yīng)商信息的錄入須得到輳12/12對(duì)數(shù)據(jù)庫的操作授權(quán)，訂單輸入后的修改必須

5、得到操作授權(quán)，采購人員必須在授權(quán)秩范圍內(nèi)簽訂采購合同。蹭２．審批審批程序是采悴購業(yè)務(wù)中非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。審批的目的有兩個(gè)：一是對(duì)請(qǐng)購活動(dòng)審核，二是明蓀確請(qǐng)購和采購活動(dòng)的有關(guān)責(zé)槐任。通過各部門和人員之間鏍相互審查、核對(duì)和制衡，避閼免一個(gè)人控制一項(xiàng)交易的各個(gè)環(huán)節(jié)，以此防止員工的舞錮弊行為。而各個(gè)部門和各個(gè)喋級(jí)別的審批程序的目的又有羲所差別，例如請(qǐng)購部門負(fù)責(zé)馳人審批的目的是保證請(qǐng)購商水品的品種、質(zhì)量滿足經(jīng)營活錘動(dòng)的需要；采購部門審批的擐目的是防止重復(fù)采購和控制梗采購成本。３．供應(yīng)商實(shí)管理對(duì)于采購業(yè)務(wù)來說漉，供應(yīng)商和采購部門

6、的關(guān)系巷是較容易出現(xiàn)問題的環(huán)節(jié)。壁公司要對(duì)供應(yīng)商建立完善的脆檔案，及時(shí)掌握各供應(yīng)商的信譽(yù)等情況。如果由詢價(jià)人守員進(jìn)行供應(yīng)商的選擇，就有鷥可能產(chǎn)生舞弊行為，因此這琳一環(huán)節(jié)關(guān)鍵是要做到信息公滿開，選擇的過程要公平、公涮正，其中價(jià)格是選擇供應(yīng)商諛12/12的重要因素。另外，供應(yīng)商房的品質(zhì)和信譽(yù)管理制度以及琶生產(chǎn)能力都會(huì)影響采購業(yè)務(wù)鋮及以后生產(chǎn)銷售環(huán)節(jié)的運(yùn)行丶。４．采購結(jié)算采廡購是企業(yè)經(jīng)營的首要環(huán)節(jié)，篌控制材料采購成本對(duì)一個(gè)企ょ業(yè)提升經(jīng)營業(yè)績是很重要的捐。由于材料成本占生產(chǎn)成本李的比例比較高，因此降低材嵯料采購成本可以增加企業(yè)的雋利

7、潤，從而增強(qiáng)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)ㄅ力。５．付款結(jié)算騭付款業(yè)務(wù)是采購業(yè)務(wù)不可分差割的組成部分，其主要內(nèi)容咫建立在采購業(yè)務(wù)基礎(chǔ)之上，肓是將企業(yè)的資金支付給采購劈商品供應(yīng)商。付款涉及資金骰使用，因此是內(nèi)部會(huì)計(jì)控制字的重點(diǎn)。付款業(yè)務(wù)控制的關(guān)凼鍵點(diǎn)主要包括應(yīng)付賬款業(yè)務(wù)瘍控制和資金支付控制。三、ｅｒｐ環(huán)境下加強(qiáng)蟾采購模塊內(nèi)部控制的具體措喲施12/12權(quán)限的控制渺單位應(yīng)當(dāng)對(duì)采購與付款業(yè)務(wù)醬建立嚴(yán)格的授權(quán)批準(zhǔn)制度，萌明確授權(quán)批準(zhǔn)方式、權(quán)限、夢(mèng)程序、責(zé)任和相關(guān)控制措施囁，規(guī)定經(jīng)辦人辦理采購與付猞款業(yè)務(wù)的職責(zé)范圍和工作要掛求。對(duì)各類不同的物資請(qǐng)購，企業(yè)

8、應(yīng)建立完善的責(zé)任授領(lǐng)權(quán)體系。部門物資需求由部囈門資產(chǎn)主管人負(fù)責(zé)；特殊請(qǐng)М購計(jì)劃的制訂必須由公司計(jì)ぅ劃部、營銷部等相關(guān)部門綜合討論決定，與戰(zhàn)略相關(guān)的大宗支出還必須取得高層領(lǐng)剌導(dǎo)的同意。同時(shí)，為了保證檻權(quán)責(zé)對(duì)等，企業(yè)應(yīng)建立適當(dāng)娛的考核體系，真正做到誰擁└有權(quán)利誰承擔(dān)責(zé)任。例如