辦公室文員崗位職責

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1、辦公室文員崗位職責1、負責外來文件（函）及內(nèi)發(fā)文件的收發(fā)、登記、傳閱、督辦、回復工作。2、負責文件資料的打字、復印、校正及整理裝訂工作。3、組織好分公司的會務工作，并作好會議記錄，負責起草和編制公司文件（函）、年度計劃及年末總結(jié)以及文件的送校核發(fā)，督辦會議決定事項。4、負責完成辦公設備、用品的購買、建帳、領(lǐng)發(fā)、盤存工作。若辦公人員離崗，并辦理離職手續(xù)時，負責相關(guān)物品核實回收。5、做好分公司文件資料的管理工作。6、負責辦公設備、家具的保養(yǎng)及管理辦公場地的保潔工作。7、協(xié)助分公司領(lǐng)導對員工勞動紀律的督查、考勤工作。8、負責處理分公司內(nèi)部及對外關(guān)系的行政接洽事宜，文

2、明禮貌的辦妥外事接待工作。9、對入庫的各類物品應逐一的進行數(shù)量的清點、產(chǎn)品驗證、質(zhì)量驗收、分類分項進行登記入庫，備件領(lǐng)取必須得到領(lǐng)導批準后才能發(fā)放，并做好物聯(lián)網(wǎng)登記。10、對庫存物質(zhì)要擺放有序，經(jīng)常進行清點，建立帳簿和物質(zhì)卡片，做到帳、物、卡相符。11、對不合格的產(chǎn)品應提出調(diào)換以及拒絕入庫。12、做好防火、防盜、防爆炸工作，庫房內(nèi)嚴禁煙火，對易燃、易爆物品應按消防條例單獨存放并妥善保管。13、定期會同采購員進行庫存盤點，防止積壓浪費、霉爛變質(zhì)。勤儉節(jié)約、修舊利廢，做到物盡其用。14、參與分公司政務和行政管理，協(xié)調(diào)各部門工作關(guān)系，為公司各部門熱情服務。15、及時

3、、準確地傳達公司領(lǐng)導、辦公會工作指令和工作要求，督促有關(guān)部門認真貫徹執(zhí)行，務求落實。16、新購重要辦公設備、儀器和引進項目的文件資料，經(jīng)驗收后，應及時歸檔存放。17、負責完成項目競標標書的編制與裝訂。18、準確掌握全椒分公司各項目安裝班組及人員流動的情況。19、嚴格執(zhí)行資料（檔案）管理的有關(guān)規(guī)定，負責把分公司各種文字資料的形成、積累、整理和歸檔納入資料（檔案）管理的范疇，并做到制度化、規(guī)范化、標準化。20、歸檔的文件材料必須完整。即在一套文件材料內(nèi)不能缺項，在一份文件材料內(nèi)不能缺張少頁。21、資料(檔案)的分類、組卷，卷內(nèi)文件排列、編號、編目、索引完整、科學；

4、資料(檔案)裝訂符合標準，案卷標題要簡潔，確切概括卷內(nèi)文件內(nèi)容，以便查找利用。22、歸檔的文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律。23、歸檔的文件材料質(zhì)量（紙張、字樣、文件格式）必須符合公司程序文件及國家規(guī)定要求。24、負責全椒分公司的所有項目安裝、維保合同、員工勞務合同及經(jīng)濟合同的管理，包括合同的編制、審核及歸檔管理，建立所維保電梯的“一梯一檔”檔案管理，此檔案應包括電梯的年檢報告，半月、季度、半年、年度電梯維保記錄，電梯故障維修單。25、資料(檔案)的借閱，一般資料由部門負責人同意既可借閱；重要文件資料（合同、決議、營業(yè)執(zhí)照等），須經(jīng)部門負責人批簽并說明借閱

5、理由，經(jīng)總經(jīng)理或主管副總經(jīng)理批簽后，方能借閱。26、借閱資料必須登記，由借閱人簽名，歸還時須詳細檢查有無缺張少頁，出現(xiàn)缺張少頁要追究借閱人的責任。27、配合項目經(jīng)理進行現(xiàn)場資料的會簽和蓋章，并要做到保持資料的干凈整潔。28、現(xiàn)場到貨開箱后，要督促地監(jiān)員或項目經(jīng)理及時將電梯的合格證書、圖紙及相關(guān)資料交回公司，做好現(xiàn)場資料的收集。29、按要求向當?shù)丶夹g(shù)監(jiān)督局進行告知和施工備案。30、及時與市技術(shù)監(jiān)督局相關(guān)人員進行聯(lián)系、協(xié)調(diào)和溝通，盡快辦妥開工備案手續(xù)；取得開工許可手續(xù)后即交回公司，以便安排項目開工資料的同步制作。31、負責項目施工完成后報技檢的協(xié)調(diào)聯(lián)系和確認現(xiàn)場檢

6、測時間安排，并及時通知工程部做好受檢相關(guān)準備。32、在辦理相關(guān)手續(xù)的過程中，要經(jīng)常與項目經(jīng)理進行溝通，了解現(xiàn)場實際情況，分清輕重緩急，必要時做到特事特辦。33、技檢完畢，完善不合格整改項并取得檢測報告后，應立即辦理檢驗合格證與提醒客戶辦理注冊事宜。34、取得檢驗合格證后，應立即通知工程部和財務部，完善電梯移交和催促收款工作。35、如遇困難或阻礙，要及時想辦法解決，對影響工程工期的事宜，要立即向工程部或公司領(lǐng)導匯報，以便合理安排。36、資料任務書下達后，會同項目經(jīng)理詳細了解項目實際情況，做好工程信息和現(xiàn)場資料的收集。37、編制時要嚴格按照國家規(guī)范、地方技術(shù)監(jiān)督局

7、和甲方的要求進行編制；要求資料全面詳實，內(nèi)容真實有效，打印和書寫清晰明了。38、做好資料的打印編制、配頁、簽字、蓋章、裝訂成冊及資料送審等相關(guān)工作。39、資料的編制要緊密跟進現(xiàn)場施工，不得出現(xiàn)后補資料簽字現(xiàn)象。40、資料員要經(jīng)常與項目經(jīng)理進行溝通，及時了解施工現(xiàn)場的實際情況，并對資料做出相應調(diào)整。41、配合相關(guān)人員做好送審過程中資料的解釋說明。42、所有移交資料要進行分類妥善保管，不得丟失和隨意外借。43、在分公司經(jīng)理的領(lǐng)導下,協(xié)助分公司經(jīng)理貫徹執(zhí)行國家和上級有關(guān)保證安全、質(zhì)量的法令、指示和各項規(guī)章制度，制定本公司有關(guān)安全、質(zhì)量管理的制度、文件、規(guī)范、規(guī)程等，

8、并對分公司經(jīng)理負責。44、負責工程有關(guān)