word與excel郵件合并

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1、Word與excel郵件合并什么是郵件合并什么是“郵件合并”呢?為什么要在“合并”前加上“郵件”一詞呢?其實(shí)“郵件合并”這個名稱最初是在批量處理“郵件文檔”時提出的。具體地說就是在郵件文檔(主文檔)的固定內(nèi)容中,合并與發(fā)送信息相關(guān)的一組通信資料(數(shù)據(jù)源:如Excel表、Access數(shù)據(jù)表等),從而批量生成需要的郵件文檔,因此大大提高工作的效率,“郵件合并”因此而得名。顯然,“郵件合并”功能除了可以批量處理信函、信封等與郵件相關(guān)的文檔外,一樣可以輕松地批量制作標(biāo)簽、工資條、成績單等。Word2002以上的版本中新增了“郵件合并”任務(wù)窗格式的“郵件合并向

2、導(dǎo)”,這讓我們在使用“郵件合并”操作時更加方便和容易。我們通過實(shí)際任務(wù)的解決步驟,再來詳細(xì)介紹“郵件合并”功能的使用方法,學(xué)習(xí)完成后大家就可以按部就班地運(yùn)用到自己的實(shí)際工作當(dāng)中。我們可以通過分析一些用“郵件合并”完成的任務(wù),從而得到答案。比如最我們最常用的需要批量處理的信函、工資條等文檔,它們通常都具備兩個規(guī)律:一是我們需要制作的數(shù)量比較大;二是這些文檔內(nèi)容分為固定不變的內(nèi)容和變化的內(nèi)容,比如信封上的寄信人地址和郵政編碼、信函中的落款等,這些都是固定不變的內(nèi)容;而收信人的地址郵編等就屬于變化的內(nèi)容。其中變化的部分由數(shù)據(jù)表中含有標(biāo)題行的數(shù)據(jù)記錄表表示。

3、什么時候使用“郵件合并”郵件合并的3個過程上面討論了郵件合并的使用情況,現(xiàn)在我們了解一下郵件合并的基本過程。理解了這三個基本過程,就抓住了郵件合并的“綱”,以后就可以有條不紊地運(yùn)用郵件合并功能解決實(shí)際任務(wù)了。(一)建立主文檔(二)準(zhǔn)備好數(shù)據(jù)源(三)把數(shù)據(jù)源合并到主文檔中(一)建立主文檔“主文檔”就是前面提到的固定不變的主體內(nèi)容,比如信封中的落款、信函中的對每個收信人都不變的內(nèi)容等。使用郵件合并之前先建立主文檔,是一個很好的習(xí)慣。一方面可以考查預(yù)計(jì)中的工作是否適合使用郵件合并,另一方面是主文檔的建立,為數(shù)據(jù)源的建立或選擇提供了標(biāo)準(zhǔn)和思路。(二)準(zhǔn)備好數(shù)

4、據(jù)源數(shù)據(jù)源就是前面提到的含有標(biāo)題行的數(shù)據(jù)記錄表,其中包含著相關(guān)的字段和記錄內(nèi)容。數(shù)據(jù)源表格可以是Word、Excel、Access或Outlook中的聯(lián)系人記錄表。在實(shí)際工作中,數(shù)據(jù)源通常是現(xiàn)成存在的,比如你要制作大量客戶信封,多數(shù)情況下,客戶信息可能早已被客戶經(jīng)理做成了Excel表格,其中含有制作信封需要的“姓名”、“地址”、“郵編”等字段。在這種情況下,你直接拿過來使用就可以了,而不必重新制作。也就是說,在準(zhǔn)備自己建立之前要先考查一下,是否有現(xiàn)成的可用。如果沒有現(xiàn)成的則要根據(jù)主文檔對數(shù)據(jù)源的要求建立,根據(jù)你的習(xí)慣使用Word、Excel、Acce

5、ss都可以,實(shí)際工作時,常常使用Excel制作。(三)把數(shù)據(jù)源合并到主文檔中前面兩件事情都做好之后,就可以將數(shù)據(jù)源中的相應(yīng)字段合并到主文檔的固定內(nèi)容之中了,表格中的記錄行數(shù),決定著主文件生成的份數(shù)。整個合并操作過程將利用“郵件合并向?qū)А边M(jìn)行,使用非常輕松容易。實(shí)例詳細(xì)剖析準(zhǔn)備工作:準(zhǔn)備一份考生信息數(shù)據(jù)庫,可以是Word創(chuàng)建的數(shù)據(jù)源,也可以像Excel工作簿、Access數(shù)據(jù)庫、Query文件、Foxpro文件,都可以作為郵件合并的數(shù)據(jù)源。只要有這些文件存在,郵件合并時就不需要再創(chuàng)建新的數(shù)據(jù)源,直接打開這些數(shù)據(jù)源使用即可。需要注意的是:在使用Excel

6、工作簿時,必須保證數(shù)據(jù)文件是數(shù)據(jù)庫格式,即第一行必須是字段名,數(shù)據(jù)行中間不能有空行等。例如:一個EXCEL工作薄里面包含了編號、準(zhǔn)考證號、考生姓名及其他相關(guān)信息的字段,要批量打印照片的話,還需要加一個照片的路徑和文件名的字段(如果照片的文件名正好是考生的準(zhǔn)考證號或姓名的話,可免),假設(shè)照片放在e:photo文件夾里,一般和主文檔放到同一文件夾內(nèi)最好,每位考生的照片文件名和準(zhǔn)考證號相對應(yīng)(如果用姓名的話可能會碰到同名同姓的問題)。數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作的正確與否,關(guān)系到以后打印出來的證件正確與否,所以必須要仔細(xì)校對正確。設(shè)計(jì)郵件合并的模板接下來的工作就是要設(shè)計(jì)

7、郵件合并的模板了,步驟如下:啟動Word2003,現(xiàn)在先建立一個主文檔,設(shè)計(jì)排版出符合要求的一個表格(或者文檔)來,這些內(nèi)容也是工作證中不會變動的部分。當(dāng)然,這僅是一個示例,你完全可以設(shè)計(jì)出更好看的版式來。添加域步驟1選擇“視圖

8、工具欄

9、郵件合并工具”菜單項(xiàng),調(diào)出“郵件合并”工具欄。步驟2點(diǎn)擊“郵件合并”工具欄上的“打開數(shù)據(jù)源”按鈕(左邊第二個圖標(biāo)),彈出“選擇數(shù)據(jù)源”對話框,選擇剛才建立的“職工信息表”,點(diǎn)擊“打開”按鈕,彈出“選擇表格”對話框,在“選擇表格”對話框中選擇“職工信息$”,如圖3所示。點(diǎn)擊“確定”按鈕返回主文檔。添加域步驟3將光標(biāo)定位

10、到“姓名”后一單元格,點(diǎn)擊“郵件合并”工具欄上的“插入域”按鈕(左邊第六個圖標(biāo)),彈出“插入合并域”對話框,

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