建筑工程檔案管理現(xiàn)狀及存在問題淺析

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1、建筑工程檔案管理現(xiàn)狀及存在問題淺析　　建筑工程檔案資料管理的對象主要包括基建文件、施工資料、監(jiān)理資料、質(zhì)量評估文件、驗(yàn)收文件、設(shè)計(jì)圖、可行性評估報(bào)告、工程收益評估報(bào)告等，是建筑工程的客觀、永久的原始記錄。建筑檔案是工程建設(shè)質(zhì)量的體現(xiàn)。工程檔案貫穿了工程建設(shè)的全部過程，是對工程施工全部過程、全方位的記錄，在一定程度上反映了建筑工程質(zhì)量的安全性和可靠性，對建筑實(shí)體具有質(zhì)量責(zé)任監(jiān)督作用，當(dāng)建筑工程質(zhì)量出現(xiàn)問題時(shí)，可以從建筑工程檔案中查找原因。建筑檔案是工程管理的重要組成部分；建筑工程管理質(zhì)量提高的同時(shí)建筑檔案管理質(zhì)量也會(huì)相應(yīng)地提高，因此，檔案記錄的及時(shí)性與真實(shí)性是建筑工程管理質(zhì)量的重要表現(xiàn)，通過提

2、高檔案質(zhì)量管理對整個(gè)建筑工程的管理具有良好的促進(jìn)作用。　　1建筑工程檔案管理的信息化建設(shè)現(xiàn)狀　　1.1信息化建設(shè)程度。信息化作為檔案管理的一種重要手段越來越受到人們的重視，與此同時(shí)，國內(nèi)大中型建筑施工企業(yè)也都已初步建立了檔案信息化管理系統(tǒng)。然而，由于信息化管理目前還處于初級(jí)階段，建筑工程檔案大多采取“雙軌制”的管理模式，電子檔案和實(shí)體檔案同時(shí)存在，也有部分企業(yè)管理方式停留在人工管理模式中?！　?.2信息化建設(shè)水平。隨著工程項(xiàng)目的日益增長，檔案數(shù)量的突飛猛進(jìn)，檔案管理信息化建設(shè)要求也越來越高，針對這一問題，各地檔案管理部門和科研部門也在積極努力，探索新的管理方式。建設(shè)部遙感制圖中心依據(jù)關(guān)系數(shù)據(jù)

3、庫技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了城建檔案的錄入、整理、瀏覽、檢索、統(tǒng)計(jì)、利用以及相應(yīng)的信息管理等功能。武漢市城市規(guī)劃設(shè)計(jì)研究院以Windows2000server網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)、SQLserver2000數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)為后臺(tái)支持，以Windows98/2000/XP操作系統(tǒng)為客戶端平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了從驗(yàn)收歸檔、錄入編目、編輯修改、查詢檢索、借閱管理、鑒定銷毀到統(tǒng)計(jì)打印全過程的計(jì)算機(jī)化管理。河北工業(yè)大學(xué)以城建檔案館為核心，以館藏資源為基礎(chǔ)，以計(jì)算機(jī)技術(shù)為載體，建立了現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)與傳統(tǒng)檔案服務(wù)方式相融合的軟件管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了城建檔案館新聞公布、項(xiàng)目登記、項(xiàng)目接收、項(xiàng)目催繳、檔案利用、檔案查詢、GIS查詢、檔案

4、統(tǒng)計(jì)和檔案打印等功能。此外，天津市房產(chǎn)總公司、中國建筑科學(xué)研究院、哈爾濱工業(yè)大學(xué)、河北省應(yīng)用數(shù)學(xué)研究所、成都電子科技大學(xué)、南京市城市建設(shè)檔案館、天津市城市建設(shè)檔案館等機(jī)構(gòu)也都先后開發(fā)出了檔案管理的信息化工作平臺(tái)?！　?.3信息化建設(shè)總體評價(jià)。我國雖然加快了建筑工程檔案信息化建設(shè)步伐，加大了關(guān)注和投資力度，但由于建筑工程檔案所需的數(shù)據(jù)庫較大、檔案地不同，信息相對比較分散，目前還很難進(jìn)行規(guī)范、統(tǒng)一的管理，導(dǎo)致目前建筑工程檔案信息化建設(shè)仍較為緩慢，無法滿足經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)建設(shè)的需求?！秶覚n案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》和《企業(yè)檔案工作規(guī)范》對檔案信息化工作提出了加大基礎(chǔ)設(shè)施投入，加快應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)，打造

5、信息共享平臺(tái)等要求。但是由于企業(yè)重視程度、溝通協(xié)調(diào)、工作人員業(yè)務(wù)能力等方面的因素，以及缺乏明確的使用群體，使得很多建筑施工企業(yè)沒有系統(tǒng)的檔案信息化規(guī)劃，信息化管理過程中缺乏針對性和目標(biāo)性，指導(dǎo)性不強(qiáng)，工作人員更多的是依靠工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行檔案的整理，隨意性大，這也是導(dǎo)致其發(fā)展緩慢的主要因素之一?！　?建筑工程檔案管理相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與行動(dòng)綱領(lǐng)　　2007年，建設(shè)部下發(fā)了《施工總承包企業(yè)特級(jí)資質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)》，對施工企業(yè)信息化提出了原則性要求，將檔案信息化納入了特級(jí)資質(zhì)申報(bào)達(dá)標(biāo)考核，從政府層面對企業(yè)檔案信息化提出了要求；2011年初制定了《國家檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》，對檔案管理工作指明了方向，提出了奮斗目

6、標(biāo)。我國先后制定了《建筑工程文件檔案整理規(guī)范》（GB/T50328-2001）、《城建檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范》（CJJ/T158-2011）等行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，為建筑工程檔案的管理提供了參考規(guī)范。這些行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與行動(dòng)綱領(lǐng)對檔案管理的規(guī)范化、信息化具有極大的推動(dòng)作用。為促進(jìn)建筑工程檔案管理的全面、協(xié)調(diào)可持續(xù)發(fā)展，建立與國家經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展相適應(yīng)的檔案工作體制與機(jī)制，提供了有力的保障。　　3建筑工程檔案管理存在問題　　3.1檔案資料的信息化體系不夠完善。我國區(qū)域發(fā)展差別較大，不同地區(qū)檔案信息的管理利用情況各不相同。工程建設(shè)項(xiàng)目涉及了不同領(lǐng)域與學(xué)科及較多的建設(shè)與管理單位，造成了檔案搜集歸檔和檔案信息資源利用等工作存

7、在較大的難度。由于檔案收集與利用脫節(jié)、信息繁雜、保管部門沒有統(tǒng)一的保存規(guī)范，使得檔案信息流通不暢，無法充分發(fā)揮檔案信息資源的潛在價(jià)值。當(dāng)前檔案管理軟件較多，使用范圍也較廣，但是各軟件之間的通用性相對較差，數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)格式和形式各不相同，雖然各軟件均能實(shí)現(xiàn)登錄、輸入、查詢、刪除等功能，但系統(tǒng)沒有解決數(shù)據(jù)交換的問題，無法將不同方面的數(shù)據(jù)統(tǒng)一到一起進(jìn)行數(shù)據(jù)共享?！　?.2檔案資料的使用不夠重視。實(shí)際上，很多企業(yè)的檔案