會議溝通技巧

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1、會議溝通技巧【本講要點】　　會議的安排　　會議的主持　　靈活地應(yīng)對會議的困境導(dǎo)言　　在我們的工作過程中，會議可以說是一項最經(jīng)常的工作?！　∫豁椪{(diào)查表明：大多數(shù)商務(wù)人士有三分之一的時間是用于開會，有三分之一的時間是用于旅途奔波。有感于繁重不堪的會議邀請，萬科的總裁王石曾經(jīng)說過一句很形象的話，他說：“我如果不是在開會，就是在去往下一個會議的路上?！薄　‰m然大家都很了解會議所帶來的資源、人力、物力的巨　　大耗費，但人們也不得不承認，會議是一種很有效的溝通手段，因為面對面的交流可以傳遞更多的信息，尤其是很多需要各部門協(xié)作的工作，就更是需

2、要會議的紐帶來協(xié)助運作。　　【自檢】　　你在會議溝通活動中是否具有以下行為要點？你的會議溝通表現(xiàn)是√否×1.總是在會議開始前3天就已經(jīng)安排好了會議的日程并將該議程通知到每位與會者。2.當(dāng)與會者詢問議程安排時總是回答：“還沒定呢，等通知吧”。3.對于會議將要進行的每項議程都胸有成竹。4.會議開始前半小時還在為是否進行某幾個議題而猶豫不決。5.提前將每一項會議任務(wù)安排給相關(guān)的工作人員去落實，并在會議開始前加以確認。6.臨到會議開始前才發(fā)現(xiàn)還有一些會議設(shè)備沒有安排好。7.預(yù)先擬定邀請與會的人員名單，并在開會前兩天確認關(guān)鍵人士是否會出席

3、會議。8.自己記不清邀請了那些人出席會議，會議前才發(fā)現(xiàn)忘了邀請主管領(lǐng)導(dǎo)參加會議。9．會議時間安排恰當(dāng)，能夠完成所有的議題。10．會議總是被一些跑題、多話者干擾，難以順利進行。11．會議室布置恰當(dāng)，令與會者感覺舒適又便于溝通。12．會議室擁擠不堪，令與會者感覺不快，大家都盼望著早點結(jié)束會議。　　以上12個問題，可能是你的會議溝通活動中常見的表現(xiàn)，你如果選擇了題號是單數(shù)的行為表現(xiàn)，請給自己加上一分；你如果選擇了題號是雙數(shù)的行為表現(xiàn)，請給自己減去一分。最后看看自己的總分吧！　　?　　會議的安排制定議程安排1.充分考慮會議的進程，寫出條

4、款式的議程安排。2.確定會議的召開時間和結(jié)束時間并和各部門主管協(xié)調(diào)。3.整理相關(guān)議題，并根據(jù)其重要程度排出討論順序。4.把議程安排提前交到與會者手。挑選與會者1.首要原則是少而精。2.信息型會議,你應(yīng)該通知所有需要了解該信息的人都參加。3.決策型會議,你需要邀請能對問題的解決有所貢獻,對決策有影響的權(quán)威,以及能對執(zhí)行決策做出承諾的人參加。4.你需要對某些未在會議邀請之列的關(guān)鍵人士說明原因。適宜溝通的會議室布置1.現(xiàn)場會議室一般比較方便且費用低廉,因此是首選地點。但如果涉及公司的對外公共關(guān)系形象或者與會人數(shù)很多，則可以考慮租用酒店

5、或展覽中心的專用會議室。2.與會者的身體舒適需求不能忽略，應(yīng)注意會議室的空調(diào)溫度、桌椅舒適度，燈光和通風(fēng)設(shè)備也應(yīng)和會議的規(guī)模和安排的活動相適應(yīng)。3.根據(jù)你的溝通需要來選用適當(dāng)?shù)淖酪闻帕蟹绞健Ｐ畔⑿蜁h的與會者應(yīng)面向房間的前方，而決策型會議的與會者應(yīng)面向彼此。會議安排核查表檢查項目具體工作負責(zé)人檢查結(jié)果會議溝通目標???會議議程安排???參加會議人員安排???會議實物安排???　　會議的主持　　(一)成功地開始會議　　和其他的很多場合一樣,準備工作是避免表現(xiàn)緊張的關(guān)鍵：如果你知道自己將會說些什么來作為開場白，你就會放松下來。更重要

6、的是,你可以給整個會議帶來一個富有組織的、卓有成效的開始。會議開場秘訣　　1．準時開會　　對于每一位職業(yè)的商務(wù)人士而言，最頭疼、最深惡痛絕的事情莫過于對方不準時，不守時。在高速運轉(zhuǎn)的信息社會，時間意味著搶占的商機，時間意味著金錢和財富，時間意味著一切。我們說“浪費別人的時間就等于謀財害命”也是毫不夸張的。對于會議而言就更是如此，因為不準時召開的會議浪費的是所有與會者的時間，這不僅會加劇與會者的焦躁抵觸情緒，同時也會令與會者懷疑組織者的工作效率和領(lǐng)導(dǎo)能力?！　?．向每個人表示歡迎　　用宏亮的聲音對每個人表示熱烈的歡迎。如果你面對的

7、是一隊新的成員，讓他們作向大家做自我介紹。如果他們彼此已經(jīng)見過面了，也要確保把客人和新來乍到的成員介紹給大家?！　?．制定或者重溫會議的基本規(guī)則　　會議的基本規(guī)則是會議中行為的基本準則，你可以使用“不允許跑題”、“聆聽每一個人的發(fā)言”以及“每人的發(fā)言時間不能超過5分鐘”這樣的規(guī)定。如果準則是由與會者共同制定的而不是由主持人強加給與會者的，效果要更好一些。你可以向與會者詢問“我們都同意這些規(guī)定嗎?”要得到每一個人的肯定答復(fù)，而不要想當(dāng)然地把沉默當(dāng)成是沒有異議。　　4．分配記錄員和計時員的職責(zé)　　如果可能的話，讓大家志愿來擔(dān)任這些職

8、責(zé)而不要由主持人指定。計時員負責(zé)記錄時間并保證討論持續(xù)進行，記錄員則負責(zé)做會議記錄。對于一些例行會議而言，不妨由所有人輪流擔(dān)當(dāng)這些職責(zé)?！　?二)會議主持人的溝通技巧　　一個優(yōu)秀的會議領(lǐng)導(dǎo)者總是經(jīng)常提出他們簡短的意見以指引會議討論的進程。比如說“讓我們試試”，“