中小企業(yè)檔案管理系統(tǒng)地規(guī)章制度新版

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1、實(shí)用標(biāo)準(zhǔn)文案檔案管理制度1目的為規(guī)范公司檔案管理，增強(qiáng)公司員工檔案意識(shí)，提高公司檔案的規(guī)范性、科學(xué)性、實(shí)用性和有效性，為健全和完善公司檔案信息提供保障，并充分發(fā)揮檔案的價(jià)值作用，特制定本制度。2范圍（ABC）適用于總公司、分公司及各項(xiàng)目部的檔案管理工作。3檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)3.1檔案管理工作實(shí)行三級(jí)管理制：一級(jí)管理是指總公司行政管理部的統(tǒng)籌管理；二級(jí)管理是指總公司各部門(mén)檔案由本部門(mén)管理；三級(jí)管理是指由分公司各部門(mén)檔案按照總公司業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門(mén)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理。3.2公司指派專(zhuān)人對(duì)檔案室進(jìn)行管理。檔案室管理員負(fù)責(zé)檔案

2、室的文件歸檔和檔案鑒定、整理、保管、借閱等工作。嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理各項(xiàng)制度，對(duì)檔案室及時(shí)進(jìn)行通風(fēng)、除濕、防蛀等維護(hù)處理。重視檔案日常借閱管理，做到借閱有批條、簽字登記，確保檔案無(wú)損毀、無(wú)丟失。各部門(mén)指定專(zhuān)（兼）職人員負(fù)責(zé)根據(jù)歸檔范圍，定期催要和搜集檔案資料并根據(jù)要求進(jìn)行整理和裝訂。每個(gè)季度末統(tǒng)一將收集到的資料交檔案室。4檔案分類(lèi)及收集整理部門(mén)凡是公司在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有查考、利用價(jià)值的各種門(mén)類(lèi)、各種載體的文件材料、圖表、帳薄、聲像、賬冊(cè)、憑證、報(bào)表、技術(shù)資料、電腦盤(pán)片、榮譽(yù)實(shí)物、證件、照片以及需要公司長(zhǎng)期執(zhí)行和落實(shí)

3、的各項(xiàng)規(guī)定、制度等均屬歸檔范圍。4.1總公司各部門(mén)檔案分類(lèi)4.1.1精彩文檔實(shí)用標(biāo)準(zhǔn)文案行政管理部：公司及各部門(mén)的工作計(jì)劃、總結(jié)和會(huì)議紀(jì)要；公司匯總的統(tǒng)計(jì)報(bào)表和統(tǒng)計(jì)分析資料；由行政管理部經(jīng)手登記的外來(lái)文件；公司行政性規(guī)章制度；公司資質(zhì)等相關(guān)文件資料；各類(lèi)請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、通告和其他重要文件資料。4.1.2人員發(fā)展部：?jiǎn)T工人事檔案資料；員工培訓(xùn)檔案資料；勞動(dòng)合同；離職員工資料；企業(yè)招聘資料（總分）；員工社保相關(guān)的文件資料；員工考勤、薪酬、績(jī)效相關(guān)的文件資料；公司人力資源規(guī)章制度和其他重要文件資料。4.1.3財(cái)務(wù)部：原始憑

4、證、記賬憑證、匯總憑證和其他會(huì)計(jì)憑證；總賬、明細(xì)賬、日記賬、輔助賬簿和其他會(huì)計(jì)賬簿；月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告和其他財(cái)務(wù)報(bào)告；銀行對(duì)賬單和其他重要文件資料。4.1.4采購(gòu)供應(yīng)部：各項(xiàng)物資采購(gòu)單及有關(guān)確認(rèn)表格；采購(gòu)計(jì)劃表；采購(gòu)合同；到貨驗(yàn)收資料；結(jié)款資料；供應(yīng)商資料和其他重要文件資料。4.1.5品質(zhì)管理部：公司質(zhì)量程序和控制文件；內(nèi)審相關(guān)材料；開(kāi)展各類(lèi)評(píng)審活動(dòng)的文件資料；客戶(hù)滿(mǎn)意度調(diào)查和其他重要文件資料。4.1.6市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)中心：投標(biāo)文件、報(bào)價(jià)單；與服務(wù)單位簽訂的協(xié)議、合同及談判紀(jì)要；合同變更和涉及法律事務(wù)的文件、客戶(hù)資料；

5、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的文件資料和其他重要文件資料。4.1.7企業(yè)策劃部：企業(yè)宣傳資料、樣本、雜志、期刊等；企業(yè)文化相關(guān)的各類(lèi)資料；公司網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和設(shè)備日常維護(hù)記錄和其他重要文件資料。4.1.8物業(yè)運(yùn)營(yíng)部：環(huán)境管理文件、秩序管理文件、工序流程文件、各項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)情況資料和其他重要文件資料。4.2分公司各部門(mén)檔案分類(lèi)4.2.1綜合管理部：參照總公司人員發(fā)展部、行政管理部、企業(yè)策劃部、品質(zhì)管理部。4.2.2市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)部：參照總公司市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)中心。4.2.3財(cái)務(wù)部：參照總公司財(cái)務(wù)部。精彩文檔實(shí)用標(biāo)準(zhǔn)文案4.2.4各項(xiàng)目部：?jiǎn)T工人事檔案資料；員工培訓(xùn)

6、檔案資料；客戶(hù)回訪(fǎng)表；公司各項(xiàng)目部的工作計(jì)劃、總結(jié)和會(huì)議紀(jì)要；各項(xiàng)目檢查記錄；文件清單和其他重要文件資料。5檔案建立程序5.1文件經(jīng)辦人按文件的時(shí)間順序或內(nèi)容相關(guān)度將文件整理成卷，填寫(xiě)卷宗夾，類(lèi)別和編號(hào)以及建檔的時(shí)間（見(jiàn)式樣一）；側(cè)面檔案卷宗寬4.5cm，高14cm（檔案卷宗模板見(jiàn)附件五）。式樣一：檔案裝訂封皮（檔案盒）式樣檔號(hào)案卷題名檔案卷宗檔號(hào)：部門(mén)內(nèi)部編號(hào)檔案室號(hào)：檔案室門(mén)牌號(hào)縮微號(hào)：各部門(mén)固定編號(hào)檔案盒案卷題名檔案名稱(chēng)編制單位總（分）公司xx部編制日期建立該檔案的日期保管期限密級(jí)側(cè)面：正面：5.2側(cè)面檔案卷宗粘

7、貼在案卷題名下，側(cè)面檔案卷宗編號(hào)按照《文件編號(hào)制度》執(zhí)行編號(hào)。5.3按照檔案盒中文件順序和內(nèi)容整理并打印《卷內(nèi)目錄》，一式兩份，經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，一并交檔案管理人員確認(rèn)簽收，由檔案室保管，經(jīng)辦人留一份《卷內(nèi)目錄》作憑證。5.4檔案移交到檔案室以后，檔案管理人員要將接收到的文件建立歸檔清單，以便查找方便。6檔案交存時(shí)限精彩文檔實(shí)用標(biāo)準(zhǔn)文案6.1機(jī)密文件、公司重要會(huì)議紀(jì)要、合同文件和資質(zhì)文件要隨時(shí)送交相關(guān)檔案管理人員簽收保管。6.2各部門(mén)需存檔的一般文件在相關(guān)工作完成后60天內(nèi)立卷后，送交檔案管理員。6.3其它單獨(dú)

8、事項(xiàng)文件，需存檔備查的，分類(lèi)立卷后下一年第一季度結(jié)束前交檔案管理員。7檔案密級(jí)和保存期7.1檔案密級(jí)：按照《文件、記錄管理制度》規(guī)定執(zhí)行。7.2保存期限：文件保存期要按文件內(nèi)容來(lái)確定。檔案的保管期限定為永久、定期兩種。永久的期限一般為10年至以上；定期一般為10年以下至3年以上。7.2.1永久保管的檔案主要包括：7.2.1.1公司