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《參觀接待流程及指引[通用版]》由會(huì)員上傳分享,免費(fèi)在線閱讀,更多相關(guān)內(nèi)容在教育資源-天天文庫。
1、WORD格式整理版xxx參觀接待流程和指引前言[適用范圍]:公司各部門[規(guī)范目的]:為規(guī)范公司對(duì)外接待的管理程序,提高接待管理水平,做好公司對(duì)外來賓接待,展示公司禮儀好客的形象,特制定本規(guī)定。xxx參觀接待流程和指引(流程圖參見附件一)1、接待來訪前期確認(rèn)工作1.1、來訪時(shí)間及賓客信息確認(rèn)1.1.1預(yù)約到客人后,盡快確認(rèn)賓客來訪時(shí)間(年/月/日/時(shí))。1.1.2需要盡快確認(rèn)賓客的隨行人數(shù)。1.1.3需要確認(rèn)接待的地點(diǎn)。1.1.4需要確認(rèn)賓客信息,確認(rèn)接待級(jí)別。(姓名、單位、職位、頭銜等)1.1.5需要了解
2、客戶公司經(jīng)營性質(zhì)。1.2、接待活動(dòng)主題以及來訪情況確認(rèn)1.2.1確認(rèn)賓客的來訪目的以及合作誠意。1.2.2客戶預(yù)期談判的內(nèi)容。1.2.3明確此次來訪帶來的深遠(yuǎn)影響。1.2.4根據(jù)上述確認(rèn)此行活動(dòng)的主題。1.3、來訪安排1.3.1制作客戶接待安排表、一式三份,于客戶到訪前一星期呈總經(jīng)理、副總經(jīng)理和部門負(fù)責(zé)。1.3.2接待安排(接送、住宿、餐飲、禮品等具體安排)。1.3.3會(huì)議安排客戶來訪前應(yīng)根據(jù)客戶級(jí)別相應(yīng)知會(huì)部門負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理或副總經(jīng)理,以確定參與洽談的人員。如需要總裁參加,必須提前2天通知總經(jīng)辦,以便確
3、認(rèn)。1.4、資料稿件準(zhǔn)備確認(rèn)1.4.1根據(jù)每次接待的不同以及需要準(zhǔn)備:匯報(bào)演講PPT、匯報(bào)演講稿件、公司品牌宣傳片、公司品牌宣傳冊、產(chǎn)品彩頁等。1.4.2辦公室負(fù)責(zé)準(zhǔn)備國旗、姓名牌、公司介紹、市場版產(chǎn)品目錄、公司介紹投影設(shè)備等。1.4.3產(chǎn)品參數(shù)表、樣品等,應(yīng)事先與相關(guān)人員聯(lián)系以確保無誤。1.4.4重要客戶來訪,必須制定詳細(xì)的《接待方案》,呈總經(jīng)理、副總經(jīng)理及市場部經(jīng)理。1.5、成立接待小組(詳情參見附件二)根據(jù)每次接待情況的不同,組建接待小組。1.5.1接待接口人:統(tǒng)一受理來訪需求,并協(xié)調(diào)確定接待負(fù)責(zé)人
4、,接待結(jié)束后負(fù)責(zé)接待信息歸檔、傳遞。1.5.2接待助理:制定接待計(jì)劃、進(jìn)行接待準(zhǔn)備工作,協(xié)助填寫客人來訪記錄,可參與實(shí)施接待。優(yōu)質(zhì).參考.資料WORD格式整理版1.5.3接待負(fù)責(zé)人:對(duì)此次接待效果負(fù)責(zé);需積極配合文件投入處的協(xié)調(diào)安排,承擔(dān)接待工作。1.5.4各環(huán)節(jié)具體負(fù)責(zé)人(例如:賓客車輛接送、酒店住宿、會(huì)場布置——行政部;講解人員——技術(shù)支持部;等等。)2、接待來訪前期準(zhǔn)備工作2.1、吃、住、行安排(詳情參見附件三)根據(jù)實(shí)際情況安排接送(飛機(jī)、船舶、火車)。2.2、制定參觀路線2.2.1根據(jù)來訪前確認(rèn)的
5、相關(guān)信息,制定參觀路線。2.2.2根據(jù)我方希望展示的方向,制定參觀路線。2.2.3根據(jù)來賓要求制定相關(guān)參觀路線。2.2.4繪制參觀路線圖/參觀路線流程。2.3、公司整體布置(詳情參見附表二)2.3.1外部:①歡迎橫幅②指示水牌(大堂、電梯出口、樓梯間等)③花籃/植物綠化④KT版簽名墻⑤紅地毯(以上信息可以根據(jù)每次具體來訪而定)2.3.2內(nèi)部:①紅地毯(按照參觀區(qū)域布置紅毯)②植物/花盆裝飾③果盤/茶水/咖啡2.3.3特殊:①展廳——產(chǎn)品展示、調(diào)試、演示、講解。②會(huì)議室——公司宣傳冊、產(chǎn)品彩頁、投影設(shè)備、演
6、示樣品。③會(huì)客室——果盤、茶水/咖啡/飲料、香煙(煙缸)、打火機(jī)等。(以上信息可以根據(jù)每次具體情況而定)2.4、采購接待所需物品(詳情參見附表二)根據(jù)每次接待活動(dòng)的實(shí)際情況而定。操作流程:①接待小組提出一定訴求;②行政部門制作預(yù)算報(bào)價(jià)呈批;③行政部獲批后進(jìn)行采購;④根據(jù)要求進(jìn)行布置/裝飾。*消耗用品(果盤、茶包、咖啡、飲料、香煙、一次性紙杯、鮮花等)*循環(huán)用品(套裝茶具、咖啡機(jī)、裝飾擺件等)*特殊用品(機(jī)器設(shè)備等)2.5、員工面貌整理(詳情參見附件四)統(tǒng)一要求全體員工職業(yè)裝接待。2.6、人員安排(詳情參見
7、附表二)2.6.1調(diào)配人員(整體調(diào)控各項(xiàng)事物的順利進(jìn)行,例:總經(jīng)理助理、接待助理、接待配合部門經(jīng)理等。)優(yōu)質(zhì).參考.資料WORD格式整理版2.6.2各環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人2.6.3禮儀人員2.6.4其他人員3、接待來訪當(dāng)日具體工作3.1、車輛待命根據(jù)前期確認(rèn)信息具體制定車輛安排計(jì)劃表(具體方案由行政部主要策劃)。3.1.1車輛等級(jí):①一級(jí)——高級(jí)接待*高級(jí)商務(wù)車(豐田三花、奔馳商務(wù)等)。*高級(jí)轎車(奔馳、寶馬等)。②二級(jí)——中級(jí)接待*中級(jí)商務(wù)車(別克商務(wù)、日產(chǎn)商務(wù)等)。*中級(jí)轎車(雷克薩斯、大眾等)。③三級(jí)——普通
8、接待*普通商務(wù)車(東風(fēng)商務(wù)車、江淮商務(wù)車等)。*普通轎車/打車。3.1.2機(jī)動(dòng)車輛:安排一到二輛隨即車輛,應(yīng)對(duì)突發(fā)狀況。3.2、設(shè)備調(diào)試產(chǎn)品設(shè)備調(diào)試:①第一階段:定下來訪計(jì)劃后,根據(jù)計(jì)劃所需展示的產(chǎn)品,進(jìn)行調(diào)動(dòng)與調(diào)配。②第二階段:來訪前一天,最終設(shè)備調(diào)試。③第三階段:來訪當(dāng)天,進(jìn)行最終設(shè)備確認(rèn)。3.3、工作人員到位①接待前一日開會(huì),最終確認(rèn)審核各項(xiàng)事物的安排情況。②接待當(dāng)日,所有參與接待人員提前到崗。③最終確認(rèn)每項(xiàng)環(huán)節(jié)的安排,