北京數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)之《綜合檔案館檔案數(shù)字資源管理規(guī)范》解讀

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1、北京數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)之《綜合檔案館檔案數(shù)字資源管理規(guī)范》解讀北京數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)“八個(gè)標(biāo)準(zhǔn)”之一的《綜合檔案館檔案數(shù)字資源管理規(guī)范》于2016年10月19日由北京市質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局正式批準(zhǔn)發(fā)布為北京市地標(biāo)，2017年2月1日起開始施行。為更好地理解和執(zhí)行《綜合檔案館檔案數(shù)字資源管理規(guī)范》，現(xiàn)對(duì)《規(guī)范》進(jìn)行一些解讀。一、《規(guī)范》的出臺(tái)背景當(dāng)今社會(huì)信息技術(shù)飛速發(fā)展，信息化浪潮席卷全球，我國信息化建設(shè)的推進(jìn)、電子政務(wù)的應(yīng)用，對(duì)檔案和檔案工作產(chǎn)生著巨大影響。近年來，在國家檔案局“存量數(shù)字化、增量電子化”戰(zhàn)略部署下，北京市各綜合檔案館館藏檔案數(shù)字化工作有步驟推進(jìn)；同

2、時(shí)，各綜合檔案館也陸續(xù)接收電子檔案，產(chǎn)生了大量檔案數(shù)字資源?！侗本┦小笆濉睍r(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》將建設(shè)區(qū)域性數(shù)字檔案館列入工作目標(biāo)，而《規(guī)范》是區(qū)域性數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)的重要內(nèi)容之一。目前，我們正在建設(shè)數(shù)字檔案館系統(tǒng)，全市檔案數(shù)字資源都將在該系統(tǒng)中運(yùn)行，迫切需要一套檔案數(shù)字資源的管理規(guī)范。在總結(jié)以往人工管理、系統(tǒng)管理經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，以數(shù)字檔案館為依托，找規(guī)律、定規(guī)則，研究制定出了一套適用于綜合檔案館檔案數(shù)字資源管理的規(guī)范，這對(duì)北京市綜合檔案館檔案數(shù)字資源的共建共享具有現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)意義，又為順利建設(shè)區(qū)域性數(shù)字檔案館提供規(guī)范性支撐，引頌全市檔案數(shù)字資源管理工作向規(guī)范化

3、、科學(xué)化方向邁進(jìn)。二、《規(guī)范》的主要內(nèi)容《規(guī)范》正文共包含8章，分別為總則、整理、建庫、存儲(chǔ)、利用、維護(hù)、傳輸和安全，合計(jì)47條。《規(guī)范》本著統(tǒng)籌規(guī)劃、集中管理、分權(quán)負(fù)責(zé)、全程監(jiān)管的原則，從綜合檔案館檔案數(shù)字資源的技術(shù)流程、數(shù)據(jù)類型、管理和技術(shù)要求三個(gè)維度來分析，實(shí)現(xiàn)對(duì)館藏檔案數(shù)字資源全生命周期的規(guī)范化安全管理，對(duì)綜合檔案館館藏檔案數(shù)字資源從整理到維護(hù)，以及傳輸和安全等工作提出了技術(shù)要求和管理要求?？倓t本章主要對(duì)檔案數(shù)字資源提出了總體要求，包括規(guī)劃、安全保障、制度流程、軟硬件建設(shè)等。檔案數(shù)字資源管理工作首先應(yīng)確定好總體原則，編制中長期規(guī)劃，且規(guī)劃要與本地區(qū)、本行業(yè)、

4、本單位信息化建設(shè)相適應(yīng)。其次應(yīng)建立安全保障體系、各項(xiàng)制度，確保檔案數(shù)字資源的安全。最后，檔案數(shù)字資源管理需要依靠軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施和業(yè)務(wù)系統(tǒng)來開展，故提出了軟硬件選型和建設(shè)的總體要求。整理理想情況下，接收進(jìn)館的檔案數(shù)字資源，無論是電子檔案本身，還是傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化副本，數(shù)據(jù)格式都應(yīng)該是規(guī)范的，否則，不予接收或重新修正。但現(xiàn)實(shí)工作中，由于多種原因，仍然存在不規(guī)范的館藏檔案數(shù)字資源。例如，北京市檔案館接收的奧運(yùn)專題檔案，由于版權(quán)屬于國際奧委會(huì)，形成后不能擅自更改內(nèi)容或形式，只能接收進(jìn)館后，用數(shù)字化副本來規(guī)范；又如，許多單位早期紙質(zhì)檔案數(shù)字化副本分辨率、展現(xiàn)形式等都不符合現(xiàn)有

5、規(guī)范；因此，本章主要針對(duì)現(xiàn)實(shí)中存在著的不規(guī)范的館藏檔案數(shù)字資源的規(guī)范、整理提出具體要求、細(xì)則。整理檔案數(shù)字資源時(shí)應(yīng)先備份，避免整理出現(xiàn)問題時(shí)無法恢復(fù)數(shù)據(jù)。整理應(yīng)在臨時(shí)處理庫中進(jìn)行，而不是直接在正式的檔案數(shù)字資源庫中進(jìn)行，避免操作失誤導(dǎo)致正式的檔案數(shù)字資源庫破壞或失效。整理檔案數(shù)字資源不是隨意行為，想改就改，故應(yīng)先履行審批程序。對(duì)于檔案數(shù)字資源的格式、元數(shù)據(jù)、目錄著錄項(xiàng)《規(guī)范》中都提出了具體的要求，其他未提出具體要求的可參考相關(guān)規(guī)定。建庫存儲(chǔ)、管理檔案數(shù)字資源需要依賴資源庫來開展，本章主要對(duì)建設(shè)檔案數(shù)字資源庫提出了具體要求、細(xì)則。首先應(yīng)整體規(guī)劃建設(shè)資源庫，有效整合不同

6、類別、依托不同操作系統(tǒng)或數(shù)據(jù)庫的異構(gòu)檔案數(shù)字資源，避免缺乏規(guī)劃導(dǎo)致以后異構(gòu)檔案數(shù)字令Y源進(jìn)庫存在不兼容、不匹配等問題。其次，建議按照不同需求建庫，如臨時(shí)庫、正式資源庫、利用庫等，同時(shí)建議將結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)從邏輯上分開建設(shè)管理，并兼顧檔案諸如“全宗-目錄-案卷-文件”層級(jí)結(jié)構(gòu)等業(yè)務(wù)需求，以及使用相關(guān)的信息技術(shù)手段保證資源庫的平穩(wěn)運(yùn)行，避免資源庫搜索速度慢、擴(kuò)容性差、系統(tǒng)中斷等。另外，還應(yīng)建立檔案數(shù)字資源、元數(shù)據(jù)、目錄數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，如采用數(shù)據(jù)庫視圖、索引等來實(shí)現(xiàn)。其他的如參考規(guī)范建庫、考慮擴(kuò)容需求等，《規(guī)范》中也有具體要求。存儲(chǔ)建庫后，需將檔案數(shù)字資源存儲(chǔ)起來

7、，以便后續(xù)的利用、維護(hù)等，故本章主要對(duì)存儲(chǔ)檔案數(shù)字資源提出了具體要求、細(xì)則。I/Z檔案數(shù)字資源有很多類別，如文本類、圖形類、圖像類、音頻類、視頻類等，建議邏輯上分類別分開存儲(chǔ)，同理也建議將電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化副本等其他檔案數(shù)字資源邏輯分開存儲(chǔ)，以便管理、備份、恢復(fù)時(shí)更靈活、更具針對(duì)性。存儲(chǔ)的數(shù)字檔案資源主要目的是長期保存和提供利用，《規(guī)范》中對(duì)長期保存和提供利用的檔案數(shù)字資源存儲(chǔ)環(huán)境、介質(zhì)都有不同的要求。另外，長期保存的檔案字資源不應(yīng)加密，其安全性可以從管理手段、存儲(chǔ)設(shè)備上來加強(qiáng)。利用本章主要對(duì)檔案數(shù)字資源提供利用環(huán)節(jié)提出了具體要求、細(xì)則。首先對(duì)不同利