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《秘書應具備的素質(zhì)》由會員上傳分享,免費在線閱讀,更多相關(guān)內(nèi)容在工程資料-天天文庫。
1、論秘書應具備的素質(zhì)摘要:秘書作為一項綜合性和專業(yè)性都很強的職業(yè),它對其從業(yè)人員冇很強的能力要求,而且這些能力要求是一個關(guān)于秘書各方面索質(zhì)的龐人體系。為了給即將從事或己經(jīng)從事秘書工作的人員提供一個素質(zhì)鍛煉詳細的內(nèi)容參考,我研究查閱了現(xiàn)有各方而的書籍和信息,粗略的總結(jié)了秘書應具備的一些基木素質(zhì),從業(yè)務素質(zhì)、智能素質(zhì)、心理素質(zhì)、職業(yè)道德素質(zhì)四方而對秘書應具備的素質(zhì)加以論述。關(guān)鍵詞:秘書工作業(yè)務素質(zhì)智能素質(zhì)心理素質(zhì)職業(yè)道徳素質(zhì)秘書工作,大約是世界上事務最繁重、粘:神最緊張的職業(yè)之一,它是專業(yè)性和綜合性兼有的一門職業(yè),因此,秘書人員更需要一些特殊的素質(zhì)
2、。秘書工作的基木規(guī)律,決定著秘書人員的素質(zhì)標準和特殊要求。人致說來,“秘書人員應當具備業(yè)務、智能、心理、道德四種素質(zhì)”[①],這四種素質(zhì)構(gòu)成了秘書素質(zhì)的冇機整體。我們將在木文探討秘書這四種素質(zhì)的具體內(nèi)容。一、秘書的業(yè)務素質(zhì)秘書的業(yè)務素質(zhì)表現(xiàn)為與秘書的本職工作密切相關(guān)的一些能力要求。由于秘書工作的內(nèi)容豐富多樣,所以秘書的能力要求也很多,這些能力要求根據(jù)秘書工作的分類,大致可分為辦事、撰文和技術(shù)三種,我們對這三種能力分作介紹。(一)辦事的能力“秘書部門是辦事機構(gòu),秘書的基木職能就是辦事,辦事能力是秘書工作的重要能力”[②]?!稗k事能力”是我們習慣
3、上的說法,其實,它是由多種能力合成的,主要包括以下兒個方面。1?調(diào)査研究的能力?!罢{(diào)查研究是指人們深入現(xiàn)場進行考察,以探求客觀事物的真相、性質(zhì)和發(fā)展規(guī)律的活動”[③調(diào)查研究是秘書人員重要的業(yè)務為了當好領(lǐng)導的助手和參謀,為了為領(lǐng)導機構(gòu)作出決策、制定政策提供依據(jù),為了起草報告、處理公文、處理來信來訪、辦理議案提案都必須做好調(diào)杳研究。為此,秘書必須熟練掌握調(diào)查研究的各項程序、調(diào)查研究的方式方法和處理調(diào)查材料的能力。2?理解和領(lǐng)會能力。耍有較高的理解領(lǐng)會能力,關(guān)鍵要聽得快,聽得清,記得牢。為此,要有集中的注意力,靈敏的反應力,深刻的理解力,牢固的記憶
4、力和精湛的品評力。3?口語表達能力。這是對秘書的特殊要求。會說話這是一門學問,而且是事關(guān)辦事的成敗的基礎(chǔ)。會說話最起碼要做到三點:口齒清楚;表達準確;懂得說話藝術(shù)。前兩條是基本的,第三條石進一步要求,它包括了感染力、說服力、風度、禮貌等,盂要我們由淺而深的去掌握。4?應變能力。世界上的事物是瞬息萬變、不斷發(fā)展的,人們辦事的計劃和方案,常常會與現(xiàn)實不太相符,甚至大和徑庭;有時會突然變化,把原來的計劃和方案完全打亂。在這種情況下,辦事人員要胸有成竹,臨機不亂,迅速作出決策,一案不行另換一案,原則不變,靈活處置,以達到預期目的。5?交際能力。處理人
5、際關(guān)系是一門學問,而交際能力又是處理人際關(guān)系的重要因素。一個秘書如果很善于交際,見面就熟,是人很容易接近,也容易被人信賴,那么辦事的成功率就會比較高?!敖浑H能力乂人多體現(xiàn)在協(xié)調(diào)工作和與領(lǐng)導的相處當中,而這兩方血対于秘書人員事業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要”[④所以學習交際藝術(shù),提高交際能力,并非無足輕重。述有其他一些能力??傊?,辦事能力是個綜合水平的體現(xiàn)。(二)較強的文字處理能力文字處理能力是秘書人員的基本功。秘書兒乎整天與文字打交道,人們常把秘書成為“秀才”,道理正在于此。“秘書人員的文字處理能力,不是單純的文筆技巧問題,它實際是較高的政治理論水平、豐富
6、的科學文化知識和現(xiàn)實資料信息、較強的分析和認識問題的能力以及流暢的文筆等多方面素養(yǎng)的綜合反映,也是一種綜合性能力”[⑤]。秘書人員文字處理能力的形成和捉高,既須作綜合的努力,有賴于長期的、反復的、刻苦的寫作實踐。只有在寫作實踐中進一步對有關(guān)寫作知識加以消化,做到心領(lǐng)神會,下筆才能左右逢源。提高文字處理能力的關(guān)鍵是自己多寫多練。(三)熟練拿握辦公口動化設(shè)備的技能“隨著時代的發(fā)展,現(xiàn)代技術(shù)在辦公室已經(jīng)普遍應用,辦公室很多工作II趨自動化,所以秘書人員為了完成本職工作,還必須熟練掌握辦公自動化設(shè)備”[⑥這些技術(shù)主要包括:微電腦技術(shù)、打字技術(shù)、復印技
7、術(shù)、縮微技術(shù)、攝影技術(shù)、錄音錄像技術(shù)、速記技術(shù)、書法技術(shù)、編輯技術(shù)、校對技術(shù)。在目前條件下,秘書人員應常握的主要技能冇:會使用文字處理機、電了計算機、多功能電話、復印機、傳真機等,還要懂得其簡單構(gòu)造,掌握維修保養(yǎng)方法。同時,學會用電腦起草、修改文件,以及檔案資料檢索,縮微攝影技術(shù)等。秘書人員不僅耍學會硬件操作,而且軟件編制,成為既懂秘書業(yè)務又懂電腦技術(shù)的通才。一方面秘書隊伍應有一批專業(yè)的技術(shù)能手,另一方面所有人員都應掌握自己工作中要用到的技術(shù)手段。二、智能索質(zhì)業(yè)務素質(zhì)決定于智能的高低、強弱,智能是業(yè)務能力的棊礎(chǔ)。因此,秘書人員的業(yè)務素質(zhì)與他們
8、的智能素質(zhì)密切相關(guān)。智能索質(zhì)包括五方面:知識結(jié)構(gòu),思維能力,臨機處事能力,記憶能力和自省能力。(一)完善的知識結(jié)構(gòu)秘書由于長期從事文字工作,這就耍求他們有完善的知識