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1、檔案管理系統(tǒng)在高職院校的應用研究 在當今社會計算機技術不斷普及的趨勢下，檔案管理系統(tǒng)對于人們管理相關信息也帶來了極大的方便。這也為學校管理學生的檔案以及主要信息也提供了新的方法，可以從以前傳統(tǒng)的人工管理階段解放出來，進入到計算機管理階段。并且由于學校的規(guī)模在不斷壯大，學生的人數(shù)也在成倍的增加，學生的信息也逐漸變得多樣化，不僅僅是學生的成績管理以及檔案管理這么簡單。在這樣的形勢之下就急需利用先進的計算機技術研發(fā)出一套可以處理多種數(shù)據(jù)，可以解決這些難題的學生管理系統(tǒng)來完成這些數(shù)據(jù)的處理，以提高信息管理的工作效率。利用這樣先進
2、的管理系統(tǒng)不僅可以極大的減少工作量，還可以提高處理信息的準確程度，合理有效地管理學生信息也正是這個系統(tǒng)所要完成的任務?！ ∫弧n案的概念5 檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。根據(jù)檔案的不同屬性和科學管理的需要，可以將檔案劃分為不同的種類。比如：按來源可分為國家機關檔案、企業(yè)檔案、名人檔案等。按內(nèi)容可分為行政檔案、訴訟檔案、科學技術檔案等：按記錄方式可分為文字檔案、圖形檔案、音像檔案。按時
3、間可分為古代檔案、近代檔案和現(xiàn)代檔案。按所有權可分為國家所有檔案、集體所有檔案和個人所有檔案。目前在我國，通常將檔案分為文書檔案、科學技術檔案、專門檔案和聲像檔案。 在我國，檔案主要是由專門部門一一檔案館負責管理。檔案館有四大社會職能：一是積累和管理國家檔案財富的職能：二是傳播檔案信息為社會服務的職能：三是提供原始憑證維護歷史真實面貌的職能：四是承擔宣傳教育的職能。而檔案存儲的方式一般都是以原始格式進行存儲。例如，文書檔案就是將原來的文件直接保存在檔案管中，除了將檔案進行分門類進行管理和存儲外，沒有對檔案進行其它額外的處
4、理?！ 《n案管理現(xiàn)狀分析 在以前這個計算機技術還比較落后的時候所研發(fā)的信息管理系統(tǒng)在功能方面還是有很大的欠缺。主要是當時的技術水平比較有限，最后設計的系統(tǒng)也只是比較初級的管理系統(tǒng)，只是在一定程度上解決了人工錄入的繁瑣過程，提高了信息錄入的效率，減輕了工作量，對于錄入的數(shù)據(jù)也做了合理的規(guī)范。5 不過隨著時代的發(fā)展，以及計算機技術水平的提高，人們對于信息管理系統(tǒng)的要求也不再停留在以前的水平，無論是對于錄入工作還是安全指數(shù)都提出了新的要求。與此同時，也對于信息管理系統(tǒng)的安全級別有了更高的要求。學生檔案管理系統(tǒng)在學校的管理
5、過程中占有舉足輕重的地位。但是隨著學校的規(guī)模不斷的擴大，學生的數(shù)量也在急劇上升，這樣一來的話，學生的檔案信息也就變得更加繁多同時也變得更加多樣化，這就使得學生檔案管理系統(tǒng)有著更大的工作負擔。因此，也只有完善的信息管理系統(tǒng)才可以做到科學、迅速的整理相關信息，并且可以方便相關工作人員隨時查詢需要的數(shù)據(jù)，極大的提高工作效率以及數(shù)據(jù)處理的安全性，以實現(xiàn)所謂的無紙化處理，合理管理學生?！ p少資源浪費，提高工作效率，利用學生檔案管理系統(tǒng)在很大程度上減少資源的浪費，還可以實行檔案的自動化科學管理，通過現(xiàn)在先進的計算機技術來取代以前復雜
6、繁瑣的人工管理，這樣一來的話就可以更加便利的儲存數(shù)據(jù)，也可以快速地查詢所需的數(shù)據(jù)，不僅為數(shù)據(jù)的管理帶來了極大的便利，也為節(jié)約資源作出了極大的貢獻。操作便利快捷，減少人力物力，操作便利快捷，不會因為工作的復雜繁瑣而導致操作的失誤。在我國，大多數(shù)的檔案局都采用傳統(tǒng)方式進行檔案管理工作。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案工作包括檔案收集、檔案整理、檔案保存、檔案利用等內(nèi)容。傳統(tǒng)方式的檔案管理工作完全以手工管理為主。以手工檢索為中心的著錄卡片、目錄等，不僅在編制階段占用大量工作時間，檢索過程也非常繁瑣。另外，為了保護檔案，大中型檔案館都
7、編制了“二套檔案”，造成保管費用高漲，大量復制文件的出現(xiàn)又給檔案管理帶來新的安全問題，更與檔案管理的嚴肅性相抵觸。而手工的檔案查詢方式，更顯得信息獲取和傳遞速度的緩慢。此外，由于檔案受到長期的翻閱，對檔案特別是重要的歷史檔案造成了非常嚴重的破壞性毀損。受一些歷史和政治原因的影響，檔案工作在很長一段時間內(nèi)顯得十分的神秘，更加造成了檔案工作的封閉、落后?！ ∧壳皺n案管理需要解決的問題有：檔案管理成本的增加檔案管理的成本問題一直是制約檔案館業(yè)務開展的一個問題，由于人為損壞造成的高額修復成本，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案和采用縮微存儲等管理方式
8、都不可避免的造成成本的高居不下。 三、檔案管理系統(tǒng)的應用5 直到2000年的時候，檔案信息化的概念才開始進入人們的視野，并且這個課題也得到了廣大研究人員的重視。于是在接下來的時間里，全國各地檔案管理部開始嘗試這種管理檔案的方式，將檔案信息化落到實處?？偟膩碚f。檔案信息化管理的建設會涉及到以下幾個方面
