項目圖紙、函件、文檔管理流程

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1、項目圖紙、函件、文檔管理流程2222一、目的為了確保項目工程圖紙與存檔資料的完整性和有效性，對收發(fā)函的規(guī)范性管理、及時處理及可跟蹤性，及時地對項目管理提供信息資源，提供有效的單位工程竣工結(jié)算或分項工程竣工結(jié)算資料。二、適用范圍適用于項目工程圖紙、來往函件收發(fā)管理及竣工檔案資料的管理。三、術(shù)語和定義無四、職責(zé)（一）項目部1．負(fù)責(zé)施工現(xiàn)場的對內(nèi)對外的文件收發(fā)，并記錄；2．負(fù)責(zé)施工現(xiàn)場的工程圖紙、設(shè)計變更的發(fā)放，并記錄；3．負(fù)責(zé)本項目相關(guān)文件（包括合同款支付審批表、簽證單等）在公司內(nèi)部的傳簽跟蹤；4．負(fù)責(zé)竣工結(jié)算資料（包括涉及經(jīng)濟(jì)的工作指令、其它單位

2、的回復(fù)函件等）的審核。5．負(fù)責(zé)按照項目建設(shè)過程建立、收集、整理竣工檔案資料，并按照規(guī)定移交。（二）設(shè)計部1．負(fù)責(zé)圖紙的審核，發(fā)放；2．負(fù)責(zé)設(shè)計變更的發(fā)放；3．負(fù)責(zé)作廢圖紙的收回；4．項目部返饋設(shè)計相關(guān)事項處理。（三）成本部負(fù)責(zé)處理涉及成本費用的所有相關(guān)事項。（四）工程管理部221．對項目部工程圖紙、來往函件規(guī)范管理的監(jiān)督及檢查；2．協(xié)助項目部處理相關(guān)事宜。一、工作程序（一）一般規(guī)定1．項目經(jīng)理為工程文件管理的第一責(zé)任人，項目部檔案管理員為第一負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)日常工程文件管理。2．所有工程資料文件統(tǒng)一由項目部檔案管理員接收和發(fā)放。所有工程文字函件必須

3、有責(zé)任主體印章才能下發(fā)或接收，并同時辦理簽收和登記手續(xù)。項目部檔案管理員應(yīng)針對項目期別和文件類別進(jìn)行編號、登記，建立健全登記臺帳。3．項目部對所有外部相關(guān)單位應(yīng)要求其進(jìn)場后三天內(nèi)，出具由合同法人單位開出的授權(quán)委托書，授權(quán)委托相關(guān)人員代表其公司收發(fā)相關(guān)文檔，未經(jīng)授權(quán)不得領(lǐng)取任何來往函件。4．項目部資料管理員應(yīng)利用計算機(jī)建立圖、表等系統(tǒng)文件輔助項目管理工作控制和管理，并在計算機(jī)內(nèi)建立管理臺賬，重要電子文檔應(yīng)做到每周備份。5．工程資料的收發(fā)、借閱必須通過資料管理員履行登記手續(xù)，做到不出差錯，及時回收。（二）工程圖紙編制要求所有圖紙要標(biāo)明項目、專業(yè)、圖

4、名、圖號、版次及出圖日期，并有完備的簽字蓋章手續(xù)及施工圖目錄。1．交項目現(xiàn)場用于施工管理及成本核算的施工圖紙，按圖紙原圖幅分專業(yè)裝訂成冊。2．報建圖及移交檔案室的施工圖，要求按“手風(fēng)琴”方法折疊成A4大小,圖標(biāo)欄一3．律在右下角，并要折疊露出圖章。4．竣工圖編制說明：1)凡按施工圖進(jìn)行施工沒有變更的工程，由施工單位負(fù)責(zé)在原設(shè)計施工圖上加蓋“竣工圖”標(biāo)志章，即作為竣工圖，（竣工圖標(biāo)志章尺寸統(tǒng)一按當(dāng)?shù)爻墙n案館要求制作）。2)22凡在施工中有一般性變更，能夠在原設(shè)計施工圖上加以修改補充的，可不重新繪制竣工圖，由施工單位在修改部位上用紅色筆更改，并在

5、修改部位附近空處引線指示，蓋上修改標(biāo)志章，注明修改單日期、字、號、條，蓋上竣工圖章后即作為竣工圖。在原施工圖上進(jìn)行修改補充的，要求圖面整潔，線條清晰，字跡工整，使用繪圖墨水進(jìn)行繪制，嚴(yán)禁用圓珠筆或其它易退色的墨水繪制或更改注記。所有的竣工圖必須是新藍(lán)圖。1)由于修改較大而使在原圖上更改后圖面不清、辨認(rèn)困難的應(yīng)將修改部位框出，在本張圖的空白處或增頁繪制。2)竣工圖的繪制工作，由繪制單位工程技術(shù)負(fù)責(zé)人組織、審核、簽字，并承擔(dān)技術(shù)責(zé)任。由設(shè)計單位繪制的竣工圖，還需施工單位技術(shù)負(fù)責(zé)人審查、核對、簽字蓋上竣工圖章后才能作為竣工圖。3)竣工圖的繪制，必須依

6、據(jù)在施工過程中確已實施的圖紙會審記錄、設(shè)計修改變更通知單、工程洽商聯(lián)系單以及隱蔽工程驗收或?qū)こ踢M(jìn)行的實測實量等形成的有效記錄進(jìn)行編制，確保圖物相符。4)竣工圖的繪制（包括新繪和改繪）必須符合國家制圖標(biāo)準(zhǔn)，使用國家規(guī)定的法定單位和文字；深度及表達(dá)方式就與原設(shè)計圖相一致。坐標(biāo)高程系統(tǒng)應(yīng)采用國家絕對高程坐標(biāo)。（一）圖紙及設(shè)計變更文件收發(fā)1．項目部接收到圖紙及設(shè)計變更文件時，首先應(yīng)建立圖紙及設(shè)計變更收發(fā)臺賬并在項目部資料室存檔；2．將圖紙及設(shè)計變更文件按類分別內(nèi)部分發(fā)給相關(guān)責(zé)任工程師，形成圖紙、文件內(nèi)部收發(fā)記錄及臺賬，組織對圖紙或變更內(nèi)容進(jìn)行熟悉。3

7、．項目部圖紙及設(shè)計變更文件的外部發(fā)放必須以工程通知單的形式進(jìn)行覆蓋，通知相關(guān)單位指定人員領(lǐng)取相關(guān)圖紙及設(shè)計變更文件，并形成圖紙、設(shè)計變更文件外部收發(fā)記錄及臺賬，并按不同單位單獨建立臺賬。4．項目部圖紙及設(shè)計變更文件外部發(fā)放時除要求相關(guān)單位在發(fā)放記錄上簽具姓名及時間外，同時要求在工程通知單及項目部存檔的圖紙及設(shè)計變更文件首頁簽具姓名及時間。5．對于設(shè)計變更文件注明作廢的原圖紙文件，原則上項目部應(yīng)將所有已作廢的圖紙文件回收并交設(shè)計部保存，并進(jìn)行圖紙收發(fā)臺賬。22（一）項目外部發(fā)函1．項目部所有外部發(fā)放的通知、函件等，均應(yīng)按相應(yīng)程序?qū)徍撕螅由w項目部

8、章及監(jiān)理公司項目章后，由甲方項目部同監(jiān)理公司項目部共同發(fā)出。2．項目部所有外部發(fā)放的通知、函件等，必須由相關(guān)單位指定人員領(lǐng)取，并形成外發(fā)通知、函件收發(fā)