新辦公系統啟用實施方案

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1、新辦公系統啟用實施方案為進一步深化“數字化校園”建設，實現遠程辦公，降低辦公成本，提升管理效率，經院長辦公會研究決定，學院擬對辦公系統進行升級測試，具體實施方案如下：一．新系統升級功能及特點：1.辦公流程網絡化(1)公文管理：完全模擬手工公文處理的流程，嚴格按照公文模版執(zhí)行公文規(guī)范，全面實現文件的數字化處理，覆蓋發(fā)文、交換、收文、簽報、歸檔等公文流轉的全周期過程管理；發(fā)文流程清晰可見，可視化跟進；實現公文擬文、審核、審批、簽發(fā)、復核、封發(fā)等操作，支持正文的全文手寫批注及修訂痕跡保留；公文流轉實時接收、在線處理，處理節(jié)點明確授權，責任清晰，意見明確，隨公文單持續(xù)流轉。公文正文根據模版

2、自動套紅，從而完成公文擬文、審批、修改、清稿、套紅、蓋章等一系列成稿簽發(fā)動作，并形成可交換的正式電子公文。(2)審批管理：通過印章電子化審批，實現調課單、呈批件的網上審批，令學校印章管理更規(guī)范、合理。減少申請人部門跑動，使相關責任人能快速審批，全面掌握印章使用過程。(3)電子簽章：新的協同辦公平臺中，公文和流程管理中涉及到簽章和簽名的環(huán)節(jié)，都可以采用電子簽章來實現。采用電子簽章，提高了簽字確認的公信力，延續(xù)了見字如見人的習慣；降低了用章過程中的繁瑣審批，全面提升無紙化辦公的價值，降低耗材成本，提高辦公效率；用戶在進行表單簽章時，可將保護的數據與電子印章、數字證書捆綁在一起，確保文檔

3、防偽造、防篡改、防抵賴，安全可靠，一旦數據發(fā)生變化，印章能顯示無效，并提醒用戶發(fā)生變化的數據項與數據值。2.移動辦公基于智能移動終端的移動應用，新OA系統的移動APP全面支持iPhone、Android手機客戶端應用和ipad應用，通過移動設備訪問系統，不受時間地域的限制，方便教職工隨時隨地在線發(fā)起或辦理工作事務，大大提高工作效率。移動辦公采用兩種方式實現：(1)校內實現方式由于我院無線網絡已經實現教學區(qū)全面覆蓋，在校內，教職工只需接入我院無線網絡便可以實現手機移動辦公，全面支持iPhone，Android系統，消息實時推送。(2)校外實現方式為了保證學院信息的安全性，我院與聯通合

4、作，在校外通過聯通核心設備及安全設備采用VPDN的方式進入校內新辦公系統。教職工登錄移動辦公APP，便可實現校外移動辦公。VPDN的使用方法詳見附件1。一．培訓安排為促進新OA系統的普及與應用，現代教育技術中心將進行新OA系統集體培訓，請各系部及職能部門安排系統管理員進行培訓，培訓安排如下表所示：培訓場次培訓對象培訓時間地點1學院領導12月5日主樓11樓辦公室2處級領導12月6日信息中心機房1073各系部及職能部門系統管理員12月7日信息中心機房107一．試用時間鑒于我院新辦公自動化系統（新OA系統）已經安裝調試完成，學院定于12月12日起試運行新OA系統。二．相關說明1、新辦公系

5、統的使用將會帶來學院辦公方式新的變革及效率的提升，請各單位予以重視積極試用，同時可提出試用意見與建議便于正式運行前進行調試完善。2、新辦公系統增加了“致信”功能，該板塊功能和騰訊“QQ”類似，可為教職工在部門與部門之間、個人與個人之間提供實時對話與文件傳輸、以及建群等功能，“致信”完全屬于校內局域網運行，校內服務器管理，確保了校園文件、資料以及個人信息的安全保密性，望各單位及教職工盡量使用“致信”開展內部信息的傳遞工作。附件1：校外移動辦公VPDN說明為加快“數字化校園”建設，提高辦公效率，實現校內、外通過手機等移動終端隨時隨地辦公，學院和邢臺聯通公司在“數字化校園”項目合作基礎上

6、，借助該公司核心設備及網絡安全技術，以VPDN方式實現我院教職工校外登錄至校內辦公系統。經和聯通公司協商，該公司為學院組建了一套安全、可靠的VPDN實現的校外使用辦公系統的網絡模式，同時，應我院要求，已做好號段：17692693XXX的技術處理，該號段校外登錄使用辦公系統免流量。同時該號段的統一分配也為各單位提供聯系的便利，后續(xù)的數字校園的短信平臺（號段內各單位群發(fā)短信通知等無通信費）也為大家?guī)矸奖?。該號段使用教職工根據自己情況自愿辦理，如無需開通，在校外可使用聯網的臺式電腦登錄學院辦公系統處理事務。已有聯通手機號的教工，需先申報號碼，待聯通技術部門核查，具備開通條件后方可使用。

7、由于蘋果公司技術合作問題，VPDN技術暫時不支持蘋果手機及ipad終端，大家可采用安卓系統移動設備使用。一、我院校外VPDN移動辦公網實現模式及應用功能我院VPDN移動辦公網是基于移動通信技術，通過專線先進入聯通公司核心設備和網絡安全設備然后轉換至校內網登錄辦公系統，并且在已進行技術處理的號段實現了免流量（該號段為聯通手機號，由于VPDN實現校外辦公網是通過聯通公司核心機房設備進行數據轉換，所以不支持其他運營商卡號）。教職工可通過手機、PAD等智能終端，隨時隨地遠程處