新辦公系統(tǒng)啟用實(shí)施方案

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1、新辦公系統(tǒng)啟用實(shí)施方案為進(jìn)一步深化“數(shù)字化校園”建設(shè)，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程辦公，降低辦公成本，提升管理效率，經(jīng)院長(zhǎng)辦公會(huì)研究決定，學(xué)院擬對(duì)辦公系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)測(cè)試，具體實(shí)施方案如下：一．新系統(tǒng)升級(jí)功能及特點(diǎn)：1.辦公流程網(wǎng)絡(luò)化(1)公文管理：完全模擬手工公文處理的流程，嚴(yán)格按照公文模版執(zhí)行公文規(guī)范，全面實(shí)現(xiàn)文件的數(shù)字化處理，覆蓋發(fā)文、交換、收文、簽報(bào)、歸檔等公文流轉(zhuǎn)的全周期過(guò)程管理；發(fā)文流程清晰可見(jiàn)，可視化跟進(jìn)；實(shí)現(xiàn)公文擬文、審核、審批、簽發(fā)、復(fù)核、封發(fā)等操作，支持正文的全文手寫批注及修訂痕跡保留；公文流轉(zhuǎn)實(shí)時(shí)接收、在線處理，處理節(jié)點(diǎn)明確授權(quán)，責(zé)任清晰，意見(jiàn)明確，

2、隨公文單持續(xù)流轉(zhuǎn)。公文正文根據(jù)模版自動(dòng)套紅，從而完成公文擬文、審批、修改、清稿、套紅、蓋章等一系列成稿簽發(fā)動(dòng)作，并形成可交換的正式電子公文。(2)審批管理：通過(guò)印章電子化審批，實(shí)現(xiàn)調(diào)課單、呈批件的網(wǎng)上審批，令學(xué)校印章管理更規(guī)范、合理。減少申請(qǐng)人部門跑動(dòng)，使相關(guān)責(zé)任人能快速審批，全面掌握印章使用過(guò)程。(3)電子簽章：新的協(xié)同辦公平臺(tái)中，公文和流程管理中涉及到簽章和簽名的環(huán)節(jié)，都可以采用電子簽章來(lái)實(shí)現(xiàn)。采用電子簽章，提高了簽字確認(rèn)的公信力，延續(xù)了見(jiàn)字如見(jiàn)人的習(xí)慣；降低了用章過(guò)程中的繁瑣審批，全面提升無(wú)紙化辦公的價(jià)值，降低耗材成本，提高辦公效率；用戶在進(jìn)

3、行表單簽章時(shí)，可將保護(hù)的數(shù)據(jù)與電子印章、數(shù)字證書捆綁在一起，確保文檔防偽造、防篡改、防抵賴，安全可靠，一旦數(shù)據(jù)發(fā)生變化，印章能顯示無(wú)效，并提醒用戶發(fā)生變化的數(shù)據(jù)項(xiàng)與數(shù)據(jù)值。2.移動(dòng)辦公基于智能移動(dòng)終端的移動(dòng)應(yīng)用，新OA系統(tǒng)的移動(dòng)APP全面支持iPhone、Android手機(jī)客戶端應(yīng)用和ipad應(yīng)用，通過(guò)移動(dòng)設(shè)備訪問(wèn)系統(tǒng)，不受時(shí)間地域的限制，方便教職工隨時(shí)隨地在線發(fā)起或辦理工作事務(wù)，大大提高工作效率。移動(dòng)辦公采用兩種方式實(shí)現(xiàn)：(1)校內(nèi)實(shí)現(xiàn)方式由于我院無(wú)線網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)教學(xué)區(qū)全面覆蓋，在校內(nèi)，教職工只需接入我院無(wú)線網(wǎng)絡(luò)便可以實(shí)現(xiàn)手機(jī)移動(dòng)辦公，全面支持i

4、Phone，Android系統(tǒng)，消息實(shí)時(shí)推送。(2)校外實(shí)現(xiàn)方式為了保證學(xué)院信息的安全性，我院與聯(lián)通合作，在校外通過(guò)聯(lián)通核心設(shè)備及安全設(shè)備采用VPDN的方式進(jìn)入校內(nèi)新辦公系統(tǒng)。教職工登錄移動(dòng)辦公APP，便可實(shí)現(xiàn)校外移動(dòng)辦公。VPDN的使用方法詳見(jiàn)附件1。一．培訓(xùn)安排為促進(jìn)新OA系統(tǒng)的普及與應(yīng)用，現(xiàn)代教育技術(shù)中心將進(jìn)行新OA系統(tǒng)集體培訓(xùn)，請(qǐng)各系部及職能部門安排系統(tǒng)管理員進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)安排如下表所示：培訓(xùn)場(chǎng)次培訓(xùn)對(duì)象培訓(xùn)時(shí)間地點(diǎn)1學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)12月5日主樓11樓辦公室2處級(jí)領(lǐng)導(dǎo)12月6日信息中心機(jī)房1073各系部及職能部門系統(tǒng)管理員12月7日信息中心機(jī)房1

5、07一．試用時(shí)間鑒于我院新辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（新OA系統(tǒng)）已經(jīng)安裝調(diào)試完成，學(xué)院定于12月12日起試運(yùn)行新OA系統(tǒng)。二．相關(guān)說(shuō)明1、新辦公系統(tǒng)的使用將會(huì)帶來(lái)學(xué)院辦公方式新的變革及效率的提升，請(qǐng)各單位予以重視積極試用，同時(shí)可提出試用意見(jiàn)與建議便于正式運(yùn)行前進(jìn)行調(diào)試完善。2、新辦公系統(tǒng)增加了“致信”功能，該板塊功能和騰訊“QQ”類似，可為教職工在部門與部門之間、個(gè)人與個(gè)人之間提供實(shí)時(shí)對(duì)話與文件傳輸、以及建群等功能，“致信”完全屬于校內(nèi)局域網(wǎng)運(yùn)行，校內(nèi)服務(wù)器管理，確保了校園文件、資料以及個(gè)人信息的安全保密性，望各單位及教職工盡量使用“致信”開(kāi)展內(nèi)部信息的傳遞

6、工作。附件1：校外移動(dòng)辦公VPDN說(shuō)明為加快“數(shù)字化校園”建設(shè)，提高辦公效率，實(shí)現(xiàn)校內(nèi)、外通過(guò)手機(jī)等移動(dòng)終端隨時(shí)隨地辦公，學(xué)院和邢臺(tái)聯(lián)通公司在“數(shù)字化校園”項(xiàng)目合作基礎(chǔ)上，借助該公司核心設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，以VPDN方式實(shí)現(xiàn)我院教職工校外登錄至校內(nèi)辦公系統(tǒng)。經(jīng)和聯(lián)通公司協(xié)商，該公司為學(xué)院組建了一套安全、可靠的VPDN實(shí)現(xiàn)的校外使用辦公系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)模式，同時(shí)，應(yīng)我院要求，已做好號(hào)段：17692693XXX的技術(shù)處理，該號(hào)段校外登錄使用辦公系統(tǒng)免流量。同時(shí)該號(hào)段的統(tǒng)一分配也為各單位提供聯(lián)系的便利，后續(xù)的數(shù)字校園的短信平臺(tái)（號(hào)段內(nèi)各單位群發(fā)短信通知等無(wú)通信

7、費(fèi)）也為大家?guī)?lái)方便。該號(hào)段使用教職工根據(jù)自己情況自愿辦理，如無(wú)需開(kāi)通，在校外可使用聯(lián)網(wǎng)的臺(tái)式電腦登錄學(xué)院辦公系統(tǒng)處理事務(wù)。已有聯(lián)通手機(jī)號(hào)的教工，需先申報(bào)號(hào)碼，待聯(lián)通技術(shù)部門核查，具備開(kāi)通條件后方可使用。由于蘋果公司技術(shù)合作問(wèn)題，VPDN技術(shù)暫時(shí)不支持蘋果手機(jī)及ipad終端，大家可采用安卓系統(tǒng)移動(dòng)設(shè)備使用。一、我院校外VPDN移動(dòng)辦公網(wǎng)實(shí)現(xiàn)模式及應(yīng)用功能我院VPDN移動(dòng)辦公網(wǎng)是基于移動(dòng)通信技術(shù)，通過(guò)專線先進(jìn)入聯(lián)通公司核心設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備然后轉(zhuǎn)換至校內(nèi)網(wǎng)登錄辦公系統(tǒng)，并且在已進(jìn)行技術(shù)處理的號(hào)段實(shí)現(xiàn)了免流量（該號(hào)段為聯(lián)通手機(jī)號(hào)，由于VPDN實(shí)現(xiàn)校外辦

8、公網(wǎng)是通過(guò)聯(lián)通公司核心機(jī)房設(shè)備進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，所以不支持其他運(yùn)營(yíng)商卡號(hào)）。教職工可通過(guò)手機(jī)、PAD等智能終端，隨時(shí)隨地遠(yuǎn)程處