小企業(yè)采購(gòu)與付款、銷售與收款內(nèi)部控制制度

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1、-采購(gòu)與付款、銷售與收款內(nèi)部控制制度第一章總則第一條為規(guī)范公司的采購(gòu)與付款、銷售與收款業(yè)務(wù),加強(qiáng)內(nèi)部管理,防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn),依據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、《內(nèi)部會(huì)計(jì)控制基本規(guī)范》等相關(guān)法律法規(guī),制定本公司采購(gòu)與付款、銷售與收款內(nèi)部控制制度。第二條除非特別說(shuō)明,本制度所稱內(nèi)部控制制度是指采購(gòu)與付款、銷售與收款內(nèi)部控制制度。第三條建立公司內(nèi)部控制制度應(yīng)達(dá)到以下基本目標(biāo):(一)建立健全相關(guān)的內(nèi)部控制組織結(jié)構(gòu),形成科學(xué)的決策機(jī)制、執(zhí)行機(jī)制和監(jiān)督機(jī)制,確保經(jīng)營(yíng)管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn);(二)建立行之有效的風(fēng)險(xiǎn)控制系統(tǒng),強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)管理,確保各項(xiàng)

2、業(yè)務(wù)活動(dòng)的健康運(yùn)行;(三)堵塞漏洞、消除隱患,防止并及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正各種欺詐、舞弊行為,保護(hù)財(cái)產(chǎn)的安全完整;(四)確保國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行。第四條公司內(nèi)部控制堅(jiān)持如下原則:(一)關(guān)鍵點(diǎn)控制原則:針對(duì)業(yè)務(wù)處理過(guò)程中的關(guān)鍵控制點(diǎn),將內(nèi)部控制落實(shí)到?jīng)Q策、執(zhí)行、監(jiān)督、反饋等各個(gè)環(huán)節(jié);(二)符合國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和本公司的實(shí)際情況,全體員工必須遵照?qǐng)?zhí)行,任何部門(mén)和個(gè)人都不得擁有超越內(nèi)部控制的權(quán)力;(三)保證公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)、崗位及其職責(zé)權(quán)限的合理設(shè)臵和分工,堅(jiān)持不相容職務(wù)相互分離,確保不同機(jī)構(gòu)和崗位之間權(quán)責(zé)分明

3、、相互制約、相互監(jiān)督;(四)成本效益原則:公司在設(shè)臵各個(gè)控制點(diǎn)時(shí)應(yīng)合理考慮所得到的收益應(yīng)大于控制成本的基本要求,如果無(wú)法確認(rèn)控制點(diǎn)所帶來(lái)的·-—1—·-收益,則應(yīng)考慮滿足既定控制前提下,使控制成本最小。第二章采購(gòu)與付款內(nèi)部控制制度第五條公司采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)程序主要包括請(qǐng)購(gòu)、簽訂采購(gòu)合同、驗(yàn)收和會(huì)計(jì)處理等環(huán)節(jié)(附圖一)。公司生產(chǎn)用物資采購(gòu),在需要時(shí),對(duì)此流程進(jìn)行修改,然后執(zhí)行。第六條公司各科研項(xiàng)目小組必須按照公司資金管理制度的有關(guān)規(guī)定,在月初合理預(yù)計(jì)本月的設(shè)備和物資采購(gòu)量,財(cái)務(wù)部據(jù)之編制月度資金預(yù)算。第七條公司所有固定資

4、產(chǎn)和科研項(xiàng)目小組所須實(shí)驗(yàn)用試劑、物料實(shí)行零庫(kù)存管理,在需要時(shí),提出請(qǐng)購(gòu)申請(qǐng)交采購(gòu)部采購(gòu)。(一)科研項(xiàng)目小組需要采購(gòu)設(shè)備或物資時(shí),由使用人員填寫(xiě)請(qǐng)購(gòu)單一式兩聯(lián)。(二)職能部門(mén)需要采購(gòu)設(shè)備時(shí),由使用人填寫(xiě)申請(qǐng)單一式兩聯(lián)。(三)科研項(xiàng)目小組請(qǐng)購(gòu)單應(yīng)交負(fù)責(zé)人簽字,職能部門(mén)請(qǐng)購(gòu)單應(yīng)交部門(mén)經(jīng)理簽字,如果請(qǐng)購(gòu)內(nèi)容超出了月度資金預(yù)算,科研項(xiàng)目小組請(qǐng)購(gòu)單須報(bào)中心主任簽字、職能部門(mén)請(qǐng)購(gòu)單應(yīng)交執(zhí)行總裁簽字。(四)經(jīng)簽字批準(zhǔn)后的請(qǐng)購(gòu)單一份請(qǐng)購(gòu)人員留底,一份交物資采購(gòu)部。第八條公司職能部門(mén)和科研項(xiàng)目小組所須日用辦公物品,由公司辦公室統(tǒng)一保管,

5、保管人員應(yīng)該建立實(shí)物領(lǐng)用登記簿。每月初,辦公室根據(jù)各科研項(xiàng)目小組和各職能部門(mén)的辦公物品使用申請(qǐng),合理確定本月辦公物品采購(gòu)量并報(bào)財(cái)務(wù)部。第九條辦公室辦公物品管理員應(yīng)該制定每種辦公物品庫(kù)存的控制上下限,執(zhí)行限額管理。(一)原則上,控制下限不超過(guò)公司一周的使用量,控制上限不高于公司一月的使用量。(二)當(dāng)辦公物品庫(kù)存不足控制下限時(shí),填寫(xiě)請(qǐng)購(gòu)單,請(qǐng)購(gòu)數(shù)量·-—2—·-等于控制上限減去實(shí)際庫(kù)存量。(三)請(qǐng)購(gòu)單一式兩聯(lián),需經(jīng)辦公室主任簽字,如果采購(gòu)內(nèi)容超出了月度資金預(yù)算,須報(bào)執(zhí)行總裁批準(zhǔn)。(四)經(jīng)簽字批準(zhǔn)后的請(qǐng)購(gòu)單一份請(qǐng)購(gòu)人員留底

6、,一份交物資采購(gòu)部。第十條采購(gòu)部在接到相關(guān)部門(mén)或人員的請(qǐng)購(gòu)單后,應(yīng)該編制采購(gòu)單一式兩聯(lián),詳細(xì)列明采購(gòu)物的價(jià)格、數(shù)量、規(guī)格、供應(yīng)商等資料,區(qū)別情況處理。(一)如果采購(gòu)金額不超過(guò)1000元,采購(gòu)部直接采購(gòu)。(二)如果采購(gòu)金額超過(guò)1000元,但不足10000元,采購(gòu)部應(yīng)填寫(xiě)采購(gòu)單并送財(cái)務(wù)部審批簽字。1.財(cái)務(wù)部應(yīng)該不斷積累公司所用設(shè)備和辦公物品的相關(guān)價(jià)格資料,用以判斷采購(gòu)部所報(bào)價(jià)格的合理性。2.財(cái)務(wù)部認(rèn)為價(jià)格合理的,予以簽字蓋章,將一聯(lián)采購(gòu)單留底,用以和驗(yàn)收單核對(duì)。3.財(cái)務(wù)部認(rèn)為價(jià)格不合理的,注明詳細(xì)情況,并將采購(gòu)單返回采購(gòu)

7、部,要求其重新編制。4.采購(gòu)部取得財(cái)務(wù)部簽字確認(rèn)的采購(gòu)單后,執(zhí)行對(duì)外采購(gòu)。(三)如果采購(gòu)金額超過(guò)10000元,采購(gòu)部應(yīng)該填寫(xiě)采購(gòu)單,并牽頭進(jìn)行采購(gòu)合同的談判與簽定。1.采購(gòu)合同的談判應(yīng)該由至少兩個(gè)部門(mén)參加,除采購(gòu)部外,物品使用部門(mén)和財(cái)務(wù)部都可以參與合同的談判,大額采購(gòu)應(yīng)由三個(gè)部門(mén)同時(shí)參與談判。2.大型設(shè)備的采購(gòu)應(yīng)該堅(jiān)持技術(shù)談判和商務(wù)談判分離的原則,由使用部門(mén)牽頭進(jìn)行技術(shù)談判,采購(gòu)部門(mén)牽頭進(jìn)行商務(wù)談判,談判結(jié)果報(bào)公司總裁辦公會(huì)決策。3.小額采購(gòu)合同財(cái)務(wù)不能參與談判的,在合同簽字之前,必須報(bào)財(cái)務(wù)部會(huì)簽同意?!?—3—·-

8、4.采購(gòu)部根據(jù)簽定的合同,要求供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量提供采購(gòu)物品。(四)對(duì)于公司需求量大、日常不斷消耗的物品,采購(gòu)部應(yīng)該與至少兩家供應(yīng)商簽定年度采購(gòu)框架協(xié)議,以降低價(jià)格、標(biāo)準(zhǔn)供應(yīng)。第十一條采購(gòu)物資到貨后,由請(qǐng)購(gòu)人員現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收,驗(yàn)收單一式三聯(lián),經(jīng)驗(yàn)收人員、采購(gòu)人員簽字后,一聯(lián)由采購(gòu)人員保管、一聯(lián)由請(qǐng)購(gòu)人員保管、一聯(lián)連同發(fā)票一起交財(cái)務(wù)部報(bào)帳。第十二條

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