《電子郵件規(guī)范》ppt課件

《《電子郵件規(guī)范》ppt課件》由會(huì)員上傳分享，免費(fèi)在線(xiàn)閱讀，更多相關(guān)內(nèi)容在教育資源-天天文庫(kù)。

1、一封完整的電子郵件收件人：VictorDowns,LorrieCrenshaw,KyranDeck主題：6月18日部門(mén)員工聚餐內(nèi)容：Dearall:大家好！告訴大家一個(gè)好消息：我們6月18日將在Lottie‘s酒店（綠寶廣場(chǎng)1樓不夜城）聚餐，房間號(hào)為：203（秋之韻）。具體聚餐的時(shí)間是：6月18日即星期二，13：00。以下事項(xiàng)，請(qǐng)相關(guān)負(fù)責(zé)人跟進(jìn)：VD：請(qǐng)查看當(dāng)天班車(chē)是否可用？請(qǐng)發(fā)郵件告知我。KD：請(qǐng)?jiān)?月17日跟部門(mén)員工進(jìn)行進(jìn)一步的電話(huà)提醒。附件為具體的聚餐的安排，請(qǐng)查看!如有任何疑問(wèn)，可及時(shí)聯(lián)系我。BRSSally2010-06-

2、14發(fā)送、抄送、密送、轉(zhuǎn)發(fā)收件人（To)抄送(Cc）郵件的直接相關(guān)者，問(wèn)題的處理者和事情的溝通者，一般需要及時(shí)回復(fù)郵件一般起旁聽(tīng)作用，可回可不回郵件，如果有建議，可以回復(fù)郵件密送(Bcc)收信人是不知道你發(fā)郵件給密送的人，密送可能用在非常規(guī)場(chǎng)合轉(zhuǎn)發(fā)要注意相關(guān)內(nèi)容的保密性，不要把內(nèi)部信息轉(zhuǎn)發(fā)給外部人員或者未經(jīng)授權(quán)的人發(fā)送、抄送、密送、轉(zhuǎn)發(fā)提醒TO，CC中的各收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則，比如按部門(mén)排列；按職位等級(jí)從高到低或從低到高都可以。適當(dāng)?shù)囊?guī)則有助于提升你的形象!只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人的資源確定收件人是否需要收取此

3、郵件；關(guān)于敏感和機(jī)密消息需謹(jǐn)慎處理；有的郵件還需要對(duì)郵件的內(nèi)容進(jìn)行修改和整理，不要把re了幾十層的郵件發(fā)給別人，讓別人摸不著頭腦。今日的新聞、信息，紛繁雜亂，但大家的注意力和精力都是有限的，所以郵件的主題必須具體而具有描述性，或者是與內(nèi)容相關(guān)的主旨大意（切忌有歧義），最好一封郵件只針對(duì)一個(gè)主題，便于以后整理。切記：不要空白標(biāo)題、不要冗長(zhǎng)。能幫我個(gè)忙嗎？重要信息！！想告訴你一個(gè)消息王先生收緊急、、、主題您覺(jué)得這樣的主題可以嗎？切記收信對(duì)象是一個(gè)「人」，而不是一臺(tái)機(jī)器。發(fā)件人經(jīng)常會(huì)不自覺(jué)地「忘記」與自己真正互動(dòng)的是遠(yuǎn)程的「人」。一些情緒

4、激動(dòng)的字眼也因此不經(jīng)意地隨手送出，而傷到對(duì)方甚至引起沖突。記住寫(xiě)電子郵件，實(shí)際上和你寫(xiě)一封信是完全一樣的，只是差別在傳遞的方式不同罷了。Dear+英文名或者姓+職位，如不清楚職位則X先生、X小姐，并禮貌的問(wèn)好！稱(chēng)呼提醒！不熟悉的人、比自己級(jí)別高的不適合直接稱(chēng)呼英文名??！稱(chēng)呼全名也不禮貌??！電子郵件越短，人們就越愿意去讀，從而你的請(qǐng)求就越有可能實(shí)現(xiàn)。尊重收件人付出的時(shí)間，讓你的郵件可以在短時(shí)間內(nèi)閱讀完畢。電子郵件的內(nèi)容應(yīng)力求簡(jiǎn)明扼要，并求溝通效益。直接說(shuō)要點(diǎn)，然后點(diǎn)擊發(fā)送。所有人都喜歡簡(jiǎn)單明了。盡量掌握「一個(gè)訊息、一個(gè)主題」的原則。正

5、文簡(jiǎn)單明了正文注意1、某些私密問(wèn)題，盡量不要使用郵件，雖然表面看來(lái)，郵件是很保密的，但是其實(shí)漏洞很多；如果要把郵件轉(zhuǎn)發(fā)其他人，要考慮對(duì)郵件的內(nèi)容和附件，進(jìn)行相關(guān)的修改；2、為確保對(duì)方能讀到自己發(fā)出的訊息，撰寫(xiě)郵件時(shí)應(yīng)特別注意傳送對(duì)象，考慮其是否有系統(tǒng)的限制。例如：一般的英文信件寫(xiě)言，一行最好維持不要超過(guò)80個(gè)字母，并以Enter鍵結(jié)束每一行文字。3、盡管信件有一定的收件人，但經(jīng)過(guò)無(wú)遠(yuǎn)把握的網(wǎng)絡(luò)，也許郵寄出去的信件將會(huì)永久被存于某處私人檔案或轉(zhuǎn)印成文件到處流通。因此，在送出電子郵件時(shí)應(yīng)謹(jǐn)慎地評(píng)閱所撰寫(xiě)的字句，以免他日落人笑柄。4、在郵

6、件中如果要表達(dá)自己的看法，可先簡(jiǎn)要地描述事情緣起，再陳述自己的意見(jiàn)；若是想引發(fā)行動(dòng)，則應(yīng)針對(duì)事情可能的發(fā)展提出看法與建議。避免造成不必要的誤解或行動(dòng)；5、避免使用過(guò)多夸張的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，如果需要表達(dá)情感，可在遣詞造句上多下功夫。6、注意幽默的被誤解與扭曲。若想展現(xiàn)幽默或特定情緒，發(fā)信者必須寫(xiě)明或使用“情緒符號(hào)”(smilies，如：)代表笑臉、高興)。無(wú)論所開(kāi)的玩笑是多么明顯，最好加注以提醒收信者真正的意思。7、在發(fā)信之前問(wèn)問(wèn)自己，你會(huì)在公眾場(chǎng)所中公開(kāi)面對(duì)面地對(duì)他人講這些話(huà)嗎?如果答案是否定的，請(qǐng)?jiān)僦刈x重寫(xiě)，或重新思考到底要不要發(fā)出這么

7、一份訊息。千萬(wàn)不可以因?yàn)闆](méi)看到對(duì)方的臉，就毫不客氣講一些沒(méi)有經(jīng)大腦思考的話(huà)語(yǔ)。切勿在不給予響應(yīng)或申辯機(jī)會(huì)的情況下批評(píng)或污蔑他人。正文注意附件郵件正文中應(yīng)該用簡(jiǎn)單的文字描述附件的是什么的中心思想，避免郵件查看人不知道附件是什么，這對(duì)以后郵件的存檔查找很重要。郵件一定要有落款的姓名，誰(shuí)寫(xiě)的郵件，因?yàn)槿绻]件來(lái)回幾次摞了幾樓后就不知道哪一樓是誰(shuí)的意見(jiàn)（靠看發(fā)件人就費(fèi)勁了）。標(biāo)明發(fā)信人的身分、寫(xiě)上祝福是電子郵件溝通的基本禮節(jié)。落款BRSSally*年*月*日1、不要對(duì)他人對(duì)你郵件的回復(fù)，自己規(guī)定時(shí)效性；自己收到郵件，要及時(shí)回復(fù)發(fā)件人。2、避

8、免情緒激動(dòng)時(shí)回復(fù)郵件；3、謹(jǐn)慎處理惡意中傷的郵件，最好的方式是忽視它；4、閱讀郵件要分清建議和意見(jiàn)，發(fā)件人只是表達(dá)看法？還是尋求解決方案？還是鼓吹行動(dòng)？5、回復(fù)郵件緊扣主題，避免非相關(guān)主題的談?wù)摰交貜?fù)郵件中；6、將統(tǒng)一主題的郵件全部閱