電子郵件規(guī)范

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1、關(guān)于主題主題是接收者了解郵件的第一信息，因此要提綱挈領(lǐng)，使用有意義的主題行，這樣可以讓收件人迅速了解郵件內(nèi)容并判斷其重要性。1.一定不要空白標(biāo)題，這是最失禮的2.標(biāo)題要簡短，不宜兀長，要不閱讀的時(shí)候顯示不完整3.標(biāo)題要能真反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題，如“王先牛?收”。也不耍在標(biāo)題里直接填寫信件內(nèi)容，這個(gè)平時(shí)遇到好多這樣的悄況，但是總體而言，和不書寫標(biāo)題的來比，還是好的。但是兩者都不提倡4.一封信盡可能只針對(duì)一個(gè)主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以便于FI后整理5.可適當(dāng)用使用人寫字

2、母或特殊字符（如“*!”等）來突出標(biāo)題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用“緊急”Z類的字眼6.回復(fù)對(duì)方郵件吋，可以根據(jù)冋復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要RERE-大冷關(guān)于稱呼與問候1.恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的,要求其給出必要的冋應(yīng)；在多個(gè)收件人的情況下可以稱呼大家、ALLo如果對(duì)方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對(duì)方，如“X經(jīng)理”；如果不清范職務(wù)，則應(yīng)按通常的“X先生”、“X小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。不熟悉的人不宜肓接稱呼英文

3、名，對(duì)級(jí)別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰都用個(gè)“Dearxxx",顯得很熟絡(luò)。2.Email開頭結(jié)尾最好要有問候語1.Email正文要簡明扼要，行文通順Email正文應(yīng)簡明扼要的說清楚事情；如果具體內(nèi)容確實(shí)很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨(dú)寫個(gè)文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述。正文行文應(yīng)通順，多用簡單詞匯和短旬，準(zhǔn)確清晰的表達(dá)2.注意Email的論述語氣根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級(jí)關(guān)系；郵件是對(duì)內(nèi)還是對(duì)外性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z氣進(jìn)行論述，以免引起對(duì)方不適。尊重對(duì)方，請(qǐng)、謝

4、謝之類的語句要經(jīng)常出現(xiàn)。電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人，因此對(duì)別人意見的評(píng)論必須謹(jǐn)慎而客觀。轉(zhuǎn)發(fā)郵件時(shí)候,如果涉及到較多人的郵件地址，一定記得刪除原始發(fā)件人信息。3.Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。保持你的每個(gè)段落簡短不兀長。4.一次郵件交待完整信息5.盡可能避免拼寫錯(cuò)誤和錯(cuò)別字，注意使用拼寫檢査在郵件發(fā)送Z前，務(wù)必口己仔細(xì)閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯(cuò)誤。1.合理捉示重要信息不要?jiǎng)硬粍?dòng)就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號(hào)等手段對(duì)一些信息進(jìn)行提示2.合理利用圖片，表格等形

5、式來輔助闡述3.不要?jiǎng)硬粍?dòng)使用:）之類的笑臉字符，在商務(wù)信函里而這樣顯得比較輕佻關(guān)于附件1.如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面捉示收件人查看附件2.附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名3.正文中應(yīng)對(duì)附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶冇多個(gè)附件時(shí)4.附件數(shù)FI不宜超過4個(gè)，數(shù)冃較多吋應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文件5.如果附件是特殊格式文件，因在止文中說明打開方式，以免影響使用6.如果附件過人（不宜超過2MB），應(yīng)分割成兒個(gè)小文件分別發(fā)送，語言的選擇和漢字編碼1?只在必要的時(shí)候才使用英文郵件2.尊重對(duì)方

6、的習(xí)慣，不主動(dòng)發(fā)起英文郵件3.對(duì)于一些信息雖豐富或重要的郵件，建議使用中文。你很難保證你的英文表達(dá)水平或收件人中某人的英文理解水平存在問題，而影響郵件所涉及問題的解決。4.選擇便于閱度的字號(hào)和字體屮文老實(shí)點(diǎn)用宋體或新宋體，英文就用Verdana或Arial字型，字號(hào)用五號(hào)或10號(hào)字即可。這是經(jīng)研究證明最適合在線閱度的字號(hào)和字體。結(jié)尾簽名1.簽名信息不宜過多電了郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。你只盂將一些必要信息放在上面，對(duì)方如果盂耍更詳細(xì)的信息，自然會(huì)少你聯(lián)系。2.不要只用一個(gè)簽名檔對(duì)?內(nèi)、對(duì)私、對(duì)

7、熟悉的客八等群體的郵件往來，簽名檔應(yīng)該進(jìn)行簡化。你可以在OUTLOOK中設(shè)置多個(gè)簽名檔，靈活調(diào)用。3.簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免成出現(xiàn)亂碼。字號(hào)一?般應(yīng)選擇比正文字體小一些。回復(fù)技巧1.及時(shí)回復(fù)Email收到他人的重要電子郵件后，即刻回復(fù)對(duì)方一下，往往還是必不可少的，這是對(duì)他人的尊重，理想的回復(fù)時(shí)間是2小時(shí)內(nèi)，特別是對(duì)一些緊急重要的郵件。如果事情復(fù)雜，你無法及時(shí)確切回復(fù)，那至少應(yīng)該及時(shí)的回復(fù)說”收到了，我們正在處理，一旦有結(jié)果就會(huì)及時(shí)回復(fù)，云云”。不要讓對(duì)方苦苦等待，及時(shí)

8、作出響應(yīng)2.進(jìn)行針對(duì)性回復(fù)當(dāng)回件答復(fù)問題的時(shí)候，最好把相關(guān)的問題抄到回件小，然后附上答案。3.回復(fù)不得少于10個(gè)字，顯示出你的尊重。4.不要就同一問題多次回復(fù)討論，不要蓋高樓如果收發(fā)雙方就同一問題的交流回復(fù)超過3次，這只能說明交流不暢，說不清楚。此時(shí)應(yīng)采用電話溝通等其他方式進(jìn)行交流后再做判斷。5.要區(qū)分Reply和ReplyAll（區(qū)分單獨(dú)回復(fù)和回復(fù)全體）6.主動(dòng)控制郵件的來往（點(diǎn)擊“回復(fù)全部”前，要三思而行?。楸苊鉄o謂的M復(fù)，浪費(fèi)資源，可在文中指定部分收件人給出回