會議策劃與組織

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1、會場布置與現(xiàn)場服務（一）、會展業(yè)的特點產業(yè)帶動性強綜合效益高信息交流城市形象提升提供就業(yè)機會（二）會展經濟的功能整合功能紐帶功能展示功能連帶功能促銷功能進程1.1：認識會議主題學習單元1：會議與會議策劃進程1.2：會議策劃導入：問題：1、根據(jù)自己的理解，說說什么是會議；2、會議有哪些類型；3、召開會議的目的有哪些。任務一會議的涵義與特點一、會議的涵義歷史：原始社會的“氏族議事會”。字面含義：“會”——聚集、見面、會合等“議”——商議、討論的意思。會議是有組織、有領導地商議事情的集會?？偨Y：會議是

2、一種圍繞特定目標進行的、以口頭發(fā)言或書面交流為主要方式的、有組織有計劃的商議活動。形成會議的主要條件是：有明確的指導思想、預期目標、具體議題；有明確的時間、地點；有主持人和參加人員。任務一會議的涵義與特點二、會議的作用集思廣益、科學決策的作用01發(fā)揚民主、動員群眾、宣傳教育的作用02協(xié)調矛盾、統(tǒng)一思想、促進生產、推動工作的作用04國際交流、跨文化的溝通作用05傳達信息、資源共享、學習交流、開拓思路的作用03任務一會議的涵義與特點三、會議的特點目的性01組織計劃性02交流方式多樣性04群體溝通性0

3、3實踐訓練1、背景資料：2012“中秋國慶雙節(jié)出行各地高速堵車大觀”2、實訓要求（1）將班級分成多個小組，選取一名會議主持人。讓每組的學生分別不同社會角色（如交通管理者、普通市民，旅游者等），圍繞既定目的，按照上述情景對“改善節(jié)慶堵車”的措施各抒己見，展開熱烈討論。（2）此外，每組選一名學生扮演秘書，對各位與會者的發(fā)言進行記錄。會議結束后，記錄員對各種意見和措施進行書面歸納，與會議記錄一起上交指導教師。（3）指導教師隨機抽取各小組的結論予以分析。任務二會議活動的基本要素引入案例：優(yōu)秀企業(yè)成功經驗

4、高層研討會簡報（p8）問題：1、從材料中可以看出，一個成功的會議應由哪些要素構成？2、各個要素對會議的成功召開有什么作用和意義？任務二會議活動的基本要素一、會議人員會議人員是指參與會議整個過程的人員，可具體分為會議主體、會議客體以及其他與會議有關的人員。1、會議主體指主要策劃、組織會議的人員，包括主辦者、承辦者、支持單位、贊助單位、和協(xié)辦單位等?！八切陆颉北瓡h人員舉例2、會議客體即參加會議的對象，包括正式成員、列席成員、特邀成員和旁聽成員。與會者的數(shù)量是決定會議規(guī)模的主要因素。3、其他與會議

5、有關的人員包括：主持人、會議秘書人員和會議服務人員等。任務二會議活動的基本要素二、會議名稱要求概括并顯示會議的內容、性質、參加對象、主辦單位，以及會議的時間、屆次、地點、范圍和規(guī)模等。必須用確切、規(guī)范的文字表達如：“水城新津”杯四川飯店技能大賽可口可樂（中國）飲料有限公司2004年銷售會議任務二會議活動的基本要素三、會議議題據(jù)會議目標來確定并付諸會議討論或解決的具體問題，是會議必備的要素。議題的主要作用：1.準確、具體的體現(xiàn)會議的目標，為目標服務；2.引導和制約會議的發(fā)言。任務二會議活動的基本要

6、素四、會議時間會議召開時間和會期。五、會議的地點據(jù)會議的性質和規(guī)模，綜合考慮會場的大小，交通情況環(huán)境與設備等到因素是否適合，有些要考慮政治影響或經濟效果。任務二會議活動的基本要素六、會議的方式為了提高會議的效率，實現(xiàn)會議目標而采取的各種形式或手段，如現(xiàn)場辦公會、座談會、觀摩會、報告會、調查會、電話會等。七、會議結果會議結束時實現(xiàn)目標的情況。實用范例：哈啤雪中送炭歡迎來成都參加《財富》論壇2013年，成都將舉辦《財富》全球論壇這樣高規(guī)格的國際會議，重點向國內外友人宣傳成都的國際化進程作業(yè)：為明年的

7、《財富》論壇寫一封邀請函實踐訓練1、背景資料上?；葸_科技有限公司準備在11月15日上午召開一次咨詢工作會議。公司擬邀請一些專家、學者以及其他企業(yè)單位的負責人共同探討公司發(fā)展之路。為了能讓與會者有充分的時間安排好工作，公司決定提前將通知發(fā)給有關與會者。秘書發(fā)出書面通知后不久，公司總經理突然指示：“這次會議十分重要，應當還要邀請區(qū)科改委有關領導參加，聽聽他們的意見，以便更好地推動公司工作發(fā)展?！笨墒墙涍^聯(lián)系，區(qū)科改委的林主任11月15日正好在外地出差，要到11月16日才能回來。于是，秘書再次發(fā)補充通

8、知，通知各位與會者會議時間改在11月17日召開。后來，林主任的秘書打來電話說：“林主任在外地出差可能要延遲幾天，還要去當?shù)匾恍┢髽I(yè)視察工作?！庇谑牵镜淖稍児ぷ鲿h無法確定時間，只能一拖再拖。2、實訓要求（1）分小組討論：造成會議出現(xiàn)這種結果的原因是什么？（2）班級討論如何避免上述情況的出現(xiàn)？任務三會議的種類與工作原則一、會議的種類1、按會議的規(guī)模劃分小型會議中型會議大型會議特大型會議2、按會議內容劃分綜合性會議專題性會議任務三會議的種類與工作原則一、會議的種類3、按會議的性質劃分決策性會議：