秘書會議組織與服務(wù) 課件 第二章 會議策劃.ppt

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1、第二章　會議策劃第一節(jié)　會議策劃概述第二節(jié)　會議策劃的內(nèi)容第三節(jié)　會議策劃方案本章要點與要求（一）本章要點1．會議策劃的概念與意義2．會議策劃的內(nèi)容3．會議策劃方案的內(nèi)容與格式（二）本章要求1．能夠擬寫會議籌備進程時間表2．能夠擬寫會議策劃方案第一節(jié)　會議策劃概述一、會議策劃的概念和意義。二、會議策劃的前期工作。三、會議籌劃者的主要任務(wù)。一、會議策劃的概念與意義會議策劃就是為了使會議取得預(yù)期的目的，而進行構(gòu)思、設(shè)計，選擇出合理可行的方案的過程。優(yōu)良的會議策劃是完滿舉辦會議的前提。完整的會議策劃是一個節(jié)奏分明、條理清楚、面面俱到的周全計劃。只有通過專業(yè)策劃和充分準(zhǔn)備的

2、會議才能取得預(yù)期效果。所以，會議策劃一定要盡量考慮周全。二、會議策劃的前期工作1．收集信息2．確定會議的籌劃者三、會議籌劃者的主要任務(wù)制訂計劃，確定必須要做的事項以滿足會議的需要，并達(dá)到會議預(yù)定的目標(biāo)；制定會議議程；了解可供使用的場所和設(shè)施情況；選擇或提議合適的場所；安排交通事宜；協(xié)調(diào)會務(wù)工作人員的活動；招收、培訓(xùn)會務(wù)人員和廣告人員；三、會議籌劃者的主要任務(wù)制定可行預(yù)算或按既定預(yù)算安排有關(guān)工作；確定各項工作的時間安排；視察選定的場所和設(shè)施；與各有關(guān)方面進行接洽(運輸公司、旅行社、視聽服務(wù)公司)；確定印刷公司；安排食品、飲料有關(guān)事宜；同會議發(fā)言人和各位貴賓進行聯(lián)系。其

3、它案例分析1.引入案例：會議地點到底在哪里？2.課堂練習(xí)示例：（1）糟糕的接站工作（2）下周會議室安排第二節(jié)　會議策劃的內(nèi)容1．會議策劃的主要內(nèi)容會議策劃的主要內(nèi)容可歸納為“五個W，一個H、B、O”。即Why、Who、What、When”Where、How、Budget、Others2．制訂會議籌備進程時間表會議籌備進程時間表，它是會議策劃者經(jīng)過對會議的整個過程進行精心的研究和計劃而制定出來的。一、會議策劃的主要內(nèi)容會議策劃的主要內(nèi)容歸納為“五個W，一個H、B、O”。（1）“Why”：即為什么開會，會議目標(biāo)是什么。（2）“Who”：就是指參加會議的人是“誰”，即會議

4、的組織者與參與者。（3）“What”：是指“什么”類型的會議。（4）“When”：是指“什么時候”舉行會議。（5）“Where”：是指在“什么地方”開會。（6）“How”：是指會議將“怎樣”進行。（7）“Budget”：是指會議預(yù)算的策劃。（8）“Others”：其他工作，主要是指會務(wù)工作的策劃。二、制訂會議籌備進程時間表會議籌備進程時間表。它是會議策劃者經(jīng)過對會議的整個過程進行精心的研究和計劃而制定出來的。嚴(yán)格遵守會議進程表是保證會議圓滿結(jié)束的重要保障。分析：“知識鏈接”－－“中型會議流程計劃表”案例分析1.引入案例：邀請的參會人員不肯賞光？2.課堂練習(xí)示例：（1

5、）辦公室主任的會議籌劃經(jīng)驗（2）新龍公司信息發(fā)布會準(zhǔn)備工作第三節(jié)　會議策劃方案一、會議策劃方案的概念二、會議策劃方案的內(nèi)容三、會議策劃方案格式一、會議策劃方案的內(nèi)容1.會議概要（會議主題、會議時間、會議地點、與會人員等）2.　會議日程及相關(guān)事務(wù)3.　會議預(yù)算以及其他需要說明的事項。二、會議策劃方案格式1．標(biāo)題會議策劃方案的標(biāo)題應(yīng)當(dāng)寫明會議的主題或內(nèi)容，由會議全稱加上文種名稱。如標(biāo)題可以用“×××?xí)h預(yù)案”，“×××?xí)h策劃書”，也可以用“×××?xí)h策劃方案”或“×××?xí)h方案”等二、會議策劃方案格式2.正文。一般由開頭、主體和結(jié)語組成。開頭：可以寫召開會議的依據(jù)（理

6、由）、主辦單位、會議名稱、會議時間、地點等。主體：主體部分應(yīng)當(dāng)逐項寫明策劃的具體內(nèi)容。結(jié)語：可以寫上“以上方案，可否，請予研究、批示”。二、會議策劃方案格式3．落款或簽署。方案最后要寫上具體策劃方案的部門名稱。如果方案是由具體承辦人員來擬寫的，可以由擬寫人員具名。4．成文日期。方案還要寫明具體的年、月、日。案例分析1.引入案例：能干的王秘書2.課堂練習(xí)示例：（1）新時期大學(xué)學(xué)生會工作發(fā)展論壇策劃書（2）2004年海內(nèi)外華人友好商會（海南）交流會主要活動策劃方案本章小結(jié)