科技檔案的整理方法

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1、科技檔案的整理方法作者：王大忠????文章來源：本站原創(chuàng)????點擊數(shù)：4519????更新時間：2012/5/19第一節(jié)科技檔案???一、科技檔案的定義???《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》規(guī)定：科技檔案是企事業(yè)單位和國家機構(gòu)、社會組織及個人從事生產(chǎn)、科研、基建及管理活動中形成的對國家和社會具有保存價值的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的科技文件材料。???二、科技檔案的特點1、專業(yè)性2、多樣性3、成套性???三、科技檔案與科技資料的區(qū)別1、反映對象不同（1）科技檔案：本單位科技活動的直接記錄（2）科技資料：外單

2、位科技活動的記錄2、來源不同（1）科技檔案：是由本單位的技術(shù)部門形成的原始記錄（2）科技資料：從本單位以外收集、交換、購買來的3、作用不同（1）科技檔案：依據(jù)與憑證作用（2）科技資料：參考與借鑒作用第二節(jié)科技檔案的收集歸檔一、收集方法一列入、一同步、一參加、一把關(guān)1、一列入：明確基建、設(shè)備、科研等業(yè)務(wù)管理部門的崗位職責(zé)，即把科技檔案的收集、積累、移交歸檔工作列入該科室的職責(zé)范圍，并責(zé)任到人。2、一同步：科技檔案的收集工作與基建、生產(chǎn)、科研、設(shè)備管理活動同步進行。（1）事前介入。在與有關(guān)單位簽訂協(xié)議

3、合同時（如勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位），應(yīng)對科技檔案的套數(shù)、費用、質(zhì)量要求、立卷人、移交時間等提出明確要求，作為科技檔案接收時的依據(jù)。（2）事中監(jiān)督。本單位要負責(zé)組織、監(jiān)督和檢查有關(guān)單位（如勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位）科技檔案的形成、積累、整理、移交工作，做到邊施工邊收集邊整理。3、一參加：檔案人員參加基建項目竣工驗收會和設(shè)備開箱，覆行簽字手續(xù)，并對現(xiàn)場形成的文件材料和設(shè)備開箱后的隨機材料進行現(xiàn)場收集。4、一把關(guān)：把好外出人員帶回材料的收集關(guān)圍繞基建項目、設(shè)備選購等活動外出開會、學(xué)習(xí)培訓(xùn)帶回的

4、各種文件要及時向本單位檔案室移交。并由檔案部門簽字后，才能報銷差旅等有關(guān)費用（此項規(guī)定可納入本單位的規(guī)章制度，以把好文件材料的收集關(guān)）。二、歸檔范圍三、歸檔要求1、歸檔的文件材料應(yīng)為原件。2、歸檔的文件材料內(nèi)容必須齊全、完整、準確、系統(tǒng)。3、文件材料應(yīng)采用耐久性強的書寫材料書寫，不得使用易褪色的書寫材料，否則必須復(fù)印。4、文件材料應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。5、圖紙應(yīng)折疊或A4（297×210mm）幅面，所有竣工圖均應(yīng)在圖標欄上方空白處加蓋竣工圖章，圖標欄露在外面，竣工圖章應(yīng)

5、使用不易褪色的紅印泥。6、組卷所用的各種目錄、表格、封面（底）、卷盒一律采用檔案行政部門監(jiān)制的產(chǎn)品。四、歸檔時間（一）基建檔案1、工程前期文件（依據(jù)性、基礎(chǔ)性文件）：工作完成后，一次性歸檔。2、施工、監(jiān)理、竣工文件：（1）規(guī)模?。嚎⒐を炇蘸笕齻€月內(nèi)一次性立即歸檔。（2）規(guī)模大、周期長：可按單位、分部工程，通過單項驗收后歸檔。（二）設(shè)備、儀器：大型設(shè)備應(yīng)在設(shè)備、儀器安裝、調(diào)試成功，交付使用時歸檔，小型設(shè)備儀器開箱驗收時即可歸檔。（三）科研課題1、一般情況下：在研究結(jié)束并完成成果鑒定后歸檔。2、研究周

6、期長的：可按階段歸檔或按年度歸檔。（四）產(chǎn)品、工藝：應(yīng)在產(chǎn)品定型驗收、正式投產(chǎn)時歸檔，也可視周期長短分階段歸檔。五、歸檔份數(shù)1、基建檔案一般不少于2套，一套（原件）由建設(shè)單位保管，一套（原件）移交當(dāng)?shù)爻墙n案館。2、其他檔案一般歸檔1套，較重要的和利用頻繁的文件材料可根據(jù)實際情況增加歸檔份數(shù)。六、歸檔手續(xù)檔案交接時，應(yīng)編制移交清單，一式兩份，交接雙方簽字、蓋章后方可交接。第三節(jié)科技檔案的整理整理程序1、分類→2、組卷→3、卷內(nèi)文件排列→4、擬寫案卷標題→5、復(fù)查定卷→6、編頁號→7、填寫卷內(nèi)文件目

7、錄→8、填寫卷內(nèi)備考表→9、填寫案卷封面→10、案卷裝訂→11、案卷排列與檔號編制→12、填寫卷盒、裝盒排架→13、編制檢索工具一、科技檔案的分類（一）基建檔案分類1、“使用性質(zhì)——單項工程”分類法2、“專業(yè)——使用性質(zhì)——單項工程”分類法3、“使用性質(zhì)”分類法4、不分類直接組卷5、綜合類的設(shè)置（二）設(shè)備檔案分類1、“使用性質(zhì)——型號”分類法2、“工序——型號”分類法3、“車間——使用性質(zhì)”分類法4、“使用性質(zhì)”分類法5、不分類直接組卷（三）科研檔案分類法1、“性質(zhì)——課題”分類法2、“專業(yè)——課

8、題”分類法（四）產(chǎn)品檔案分類法1、“系列——型號”分類法2、“品種——問題”分類法二、組卷（一）組卷的含義：組卷，就是把一組有聯(lián)系的文件，以卷、冊、袋、盒等形式組合在一起，使它能夠表達一個相對獨立的概念，以便于保管、保密和利用。（二）組卷的要求1、一卷就是一組有密切聯(lián)系的文件，而不是雜亂無章地隨意堆積。2、每一卷都表達一個相對獨立的概念，不要一個概念（案卷標題）多個卷，卷與卷之間應(yīng)當(dāng)從題名到內(nèi)容都是全異的關(guān)系。3、卷厚適度。一般不超過40mm。4、案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件。5、價值（保