檔案的整理方法.docx

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1、科技檔案的整理方法?一般講，基層檔案部門(mén)對(duì)科技檔案的整理，大體要經(jīng)過(guò)分類(lèi)、案卷組織與排列、編目幾個(gè)環(huán)節(jié)。一、分類(lèi)?？萍紮n案分類(lèi)，就是根據(jù)科技檔案的內(nèi)容性質(zhì)和形成特點(diǎn)，把一定范圍的科技檔案劃分成不同的類(lèi)別層次，從而形成具有一定從屬關(guān)系和平行關(guān)系的不同等級(jí)的科技檔案庫(kù)藏系統(tǒng)。1、?分類(lèi)的要求。搞好科技檔案的分類(lèi)，應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：（1）科技檔案的分類(lèi)要遵循同一規(guī)則。在一個(gè)單位內(nèi)部或一個(gè)專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)，同一種科技檔案的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該一致。（2）科技檔案分類(lèi)要遵循效用規(guī)則。即科技檔案分類(lèi)要適應(yīng)科技檔案及其管理特點(diǎn)，追求分類(lèi)的整體適用效果。也就是說(shuō)，科技檔案的分類(lèi)，要符合檔案形成專(zhuān)業(yè)和檔案形成單位科技活

2、動(dòng)的性質(zhì)和特點(diǎn)。（3）科技檔案分類(lèi)要遵循排它規(guī)則。即同一級(jí)類(lèi)目必須互相排斥而不能重合。（4）要編制一個(gè)合理和切實(shí)可行的科技檔案分類(lèi)方案。分類(lèi)方案是進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)的依據(jù)性文件，在編制科技檔案分類(lèi)方案時(shí)，要了解和掌握本單位科技檔案的內(nèi)容構(gòu)成和形成特點(diǎn)，確定明確的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)和分類(lèi)方法，設(shè)置科學(xué)、合理的類(lèi)目體系，形成完整的科技檔案分類(lèi)方案。2、分類(lèi)的方法?；鶎訖n案部門(mén)對(duì)科技檔案的分類(lèi)，實(shí)際上是在分類(lèi)方案的指導(dǎo)下進(jìn)行的?？萍紮n案的種類(lèi)很多，因此可運(yùn)用的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)或進(jìn)行分類(lèi)的方法也是較多的，大體上，科技檔案實(shí)體分類(lèi)基本是采用對(duì)象分類(lèi)法和特征分類(lèi)法兩種方法。對(duì)象分類(lèi)法就是以一個(gè)實(shí)物對(duì)象的設(shè)計(jì)、生產(chǎn)制造等

3、活動(dòng)形成的整套科技檔案為單元進(jìn)行分類(lèi)的方法，其典型的形式是型號(hào)分類(lèi)法、工程項(xiàng)目分類(lèi)法和課題分類(lèi)法。特征分類(lèi)法就是以科技檔案的內(nèi)容特征為依據(jù)進(jìn)行分類(lèi)的方法，其典型的形式是專(zhuān)業(yè)特征分類(lèi)法、時(shí)間特征分類(lèi)法和地域特征分類(lèi)法。（1）?工程項(xiàng)目分類(lèi)法。它適用于對(duì)基本建設(shè)工程檔案的分類(lèi)，就是在本單位全部基建檔案范圍內(nèi)，以工程項(xiàng)目為分類(lèi)單元，劃分科技檔案的類(lèi)別。（2）?型號(hào)分類(lèi)法。它適用于產(chǎn)品檔案和設(shè)備檔案的分類(lèi)，就是以各個(gè)型號(hào)的產(chǎn)品或設(shè)備為分類(lèi)單元，劃分科技檔案的類(lèi)別。（3）?課題分類(lèi)法。適用于對(duì)科研檔案的分類(lèi)，以各個(gè)獨(dú)立的研究課題為分類(lèi)單元，劃分科技檔案的類(lèi)別。（4）?專(zhuān)業(yè)特征分類(lèi)法。按照科技檔

4、案所反映的專(zhuān)業(yè)性質(zhì)劃分科研檔案的類(lèi)別。（5）?地域特征分類(lèi)法。根據(jù)科技檔案內(nèi)容所反映的地域特征劃分科技檔案的類(lèi)別。（6）??時(shí)間特征分類(lèi)法。按科技檔案內(nèi)容所反映的時(shí)間特征劃分科技檔案的類(lèi)別。以上幾種基本方法，在實(shí)際應(yīng)用時(shí)，可根據(jù)具體情況，結(jié)合其中幾種靈活運(yùn)用?；窘ㄔO(shè)檔案的分類(lèi)，具體到不同單位和不同基建項(xiàng)目，其檔案主要有性質(zhì)——工程項(xiàng)目分類(lèi)法、流域——工程項(xiàng)目分類(lèi)法。產(chǎn)品檔案的分類(lèi)，由于產(chǎn)品種類(lèi)繁多，各種產(chǎn)品代號(hào)也不盡相同，因此在型號(hào)分類(lèi)法的基礎(chǔ)上，派生出許多具體分類(lèi)方法，比較常用的有使用性質(zhì)——型號(hào)分類(lèi)法、系列——型號(hào)分類(lèi)法、年度——紗號(hào)分類(lèi)法。設(shè)備檔案的分類(lèi)，根據(jù)組織形式和設(shè)備類(lèi)

5、型的不同，設(shè)備檔案具體的分類(lèi)主要有性質(zhì)——型號(hào)分類(lèi)法、工序——型號(hào)分類(lèi)法?？蒲袡n案的分類(lèi)方法主要有學(xué)科——課題分類(lèi)法、專(zhuān)業(yè)——課題分類(lèi)法。二、案卷組織與排列案卷是一組具有有機(jī)聯(lián)系、價(jià)值相同、密級(jí)相同的科技文件的最小集合體?？萍嘉募g的聯(lián)系是多方面的，因此組織案卷的方法也是多種多樣的。一般情況下，組織案卷的方法應(yīng)當(dāng)與該類(lèi)科技檔案的分類(lèi)方法相一致。常用的案卷組織方法有以下幾種：按結(jié)構(gòu)組織案卷、按子項(xiàng)或子課題組織案卷、按工序或階段組織案卷、按專(zhuān)業(yè)組織案卷、按問(wèn)題組織案卷、按名稱(chēng)或文件性質(zhì)組織案卷。此項(xiàng)工作應(yīng)由有關(guān)的科技業(yè)務(wù)部門(mén)承擔(dān)，檔案部門(mén)協(xié)助、指導(dǎo)。案卷內(nèi)科技文件的排列應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

6、1、圖樣材料的排列。有兩種情況：一是對(duì)于有圖樣目錄的圖紙，可以按圖樣目錄的順序進(jìn)行排列；二是對(duì)于沒(méi)有圖樣目錄的圖紙，可以按總體與局部的關(guān)系排列。2、文字材料的排列?？梢园粗匾潭扰帕?，可以按時(shí)間順序排列。3、圖文混合材料的排列。一般要求文字材料在前，圖樣材料在后。三、案卷編目案卷編目，是在科技文件歸檔前由科技業(yè)務(wù)部門(mén)隨同組織案卷一并進(jìn)行的，是科技文件整理工作的一項(xiàng)內(nèi)容，基層科技檔案部門(mén)應(yīng)協(xié)助和指導(dǎo)科技業(yè)務(wù)部門(mén)做好案卷編目工作。案卷編目，是以案卷為對(duì)象，通過(guò)一定的形式固定案卷系統(tǒng)整理成果，揭示案卷內(nèi)科技文件內(nèi)容與成分的工作。其內(nèi)容有：編頁(yè)號(hào)、填制案卷內(nèi)科技文件目錄，填寫(xiě)備考表，填制案卷

7、封面和脊背標(biāo)簽。1、?編頁(yè)號(hào)。為案卷內(nèi)每頁(yè)文件編制順序號(hào)，以便固定案卷內(nèi)科技文件的順序，便于確切統(tǒng)計(jì)案卷內(nèi)科技文件的數(shù)量，有助于保護(hù)和查找使用。其方法是：1）凡是有書(shū)寫(xiě)內(nèi)容的頁(yè)面，都要采用阿拉伯?dāng)?shù)字從“1”開(kāi)始依次逐頁(yè)標(biāo)注；2）單面書(shū)寫(xiě)的文件在右下角編號(hào)，雙面書(shū)寫(xiě)的文件，正面在右下角編號(hào)，背面在左下角編號(hào)；3）卷內(nèi)目錄、備考表和案卷封面不編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。某些科技文件，如成套圖樣、說(shuō)明書(shū)、計(jì)算書(shū)等，在編制時(shí)已有頁(yè)號(hào)，不必另行編號(hào)。只有在案卷內(nèi)科技文件沒(méi)有統(tǒng)一順序號(hào)