科技檔案概念與分類

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1、科技檔案管理1科技檔案概念和種類一、科技檔案的概念科技檔案指企、事業(yè)單位和國家機構、社會組織及個人從事生產(chǎn)、科研、基建及管理活動形成的對國家和社會具有保存價值的應當歸檔保存的科技文件材料。二、科技檔案的基本種類主要包括基建、設備、產(chǎn)品、科研等專業(yè)技術檔案。2三、科技檔案代字、代號表以拼音縮寫首字母為代字序號科技檔案種類名稱代字1基建檔案JJ2設備檔案SB3科研檔案KY4產(chǎn)品檔案CP3第一節(jié)基建檔案管理一、基建檔案定義基建檔案是在各種建筑物、構筑物、地上地下管線等基本建設工程的規(guī)劃、設計、施工和使用、維修活動中形

2、成的科技檔案。即一個建設項目從醞釀、決策到建成投入使用的全過程中形成的應當歸檔保存的文件材料。其特點是建設項目成套，一個建設項目的檔案是有機聯(lián)系的整體。4二、基建檔案收集工作（一）基建檔案收集歸檔范圍主要包括：基建管理文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖等材料。5（二）收集要求：1、基建檔案的管理工作必須納入項目的工作計劃，待項目竣工驗收后三個月內(nèi)整理齊全、裝訂整齊，移交檔案部門，并辦理移交手續(xù)。2、周期長的工程項目，可按階段分期進行歸檔，大項目可在各小項目主管單位工程結束后分期歸檔。3、竣工圖是工程實際反映，是工

3、程的重要檔案，要做到字跡工整，圖樣清晰，嚴禁用圓珠筆、鉛筆或易褪色的書寫材料書寫。4、基建檔案的歸檔材料應質(zhì)地優(yōu)良，底圖要按規(guī)定繪制，不得有污垢、受潮、破裂等現(xiàn)象。5、檔案人員要參加工程項目的竣工驗收工作。6（三）收集方法：1、按基建檔案歸檔范圍的規(guī)定接收基建文件材料2、將基建檔案工作納入計劃管理（1）把材料形成工作納入有關的管理制度；納入工作程序及網(wǎng)絡圖；納入科技人員的職責范圍；納入有關承包合同；納入經(jīng)濟責任制。（2）把科技文件材料的形成、積累整理、歸檔和歸檔后的修改補充納入工作計劃。7三、基建檔案整理工作（

4、一）基建檔案整理的原則1、遵循自然規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系2、充分利用檔案原有的整理基礎，對基建檔案進行分門別類的整理3、便于保管和利用8（二）基建檔案整理步驟1、歸檔鑒定鑒定工作包括兩方面的內(nèi)容：一是是否留存，對照歸檔范圍看是否屬于歸檔范圍之內(nèi)，從而剔出沒有保存價值的文件；二是剔除重份文件。92、分類基建檔案分類方法一般采用工程項目分類組卷，一個工程項目組成一卷或數(shù)卷；例如：某單位新建辦公樓項目，歸檔時設置分類為“辦公樓工程”，后又建了一棟職工宿舍樓，其歸檔時設置分類為“職工宿舍樓工程”。103、組卷（1

5、）對圖紙進行折疊，統(tǒng)一幅面為A4紙大?。?97mm×210mm），形式為“手風琴式”。（2）組織案卷案卷的基本特征：案卷是一組具有有機聯(lián)系的文件材料；案卷內(nèi)的文件應齊全、完整；案卷內(nèi)的文件有一個相對的數(shù)量界限（以卷盒厚度為準）；案卷應采用規(guī)范的卷皮、卷盒兩種形式的裝具。11（3）卷內(nèi)文件排列圖樣材料的排列：有圖紙目錄的按圖紙目錄排列，沒有圖紙目錄的按總體與局部的關系順序排列。文字材料的排列基本方法：按重要程度、時間、邏輯關系和譯文在前，原文在后四種排列方法。圖文混合材料的排列：文字材料在前，圖樣材料在后。12（

6、4）編寫件號、頁號裝訂案卷以每卷為單位編寫頁號，不裝訂案卷先以每卷為單位編寫每份文件的件號，再以每件為單位從“1”開始編寫頁號。卷內(nèi)文件有書寫內(nèi)容的頁面一律要編寫頁號，正面在右下角，反面在左下角。13（5）加蓋檔號章、填寫檔號基建檔號的編制：由基建代字+項目名稱或編號+案卷編號組成，最好設置三個層次，力求簡明。JJ·10·1基建檔案代字工程項目名稱編號案卷順序號示例一：某單位基建檔號JJ·辦公樓工程·1基建檔案代字工程項目名稱示例二：某單位基建檔號案卷順序號14在案卷內(nèi)每一件文件首頁右上角空白處加蓋“檔號章”。

7、檔號章格式如下：檔號件號JJ·10·1115檔號：JJ·10·1（6）抄寫卷內(nèi)文件目錄按卷內(nèi)文件排列的順序抄寫，卷內(nèi)目錄應放在文件最前邊，用鋼筆填寫。卷內(nèi)文件目錄包括以下項目，如圖：16卷內(nèi)文件目錄說明：序號：卷內(nèi)文件的順序號，從1開始流水編制。文號：即文件的發(fā)文字號，圖紙為圖號。責任者：制發(fā)文件的組織，即文件的發(fā)文機關。文件名稱：文件的標題。沒有標題或標題不規(guī)范時須重新擬制標題，并加“[]”號。日期：文件的成文日期，格式如“2003.3.2”。頁數(shù)：每份文件的總頁數(shù)。備注：文件需要說明的情況。17（7）填寫卷

8、內(nèi)備考表注：備考表放在卷內(nèi)文件的最后18（8）填寫案卷封面JJ·10·119基建檔案案卷封面的填寫項目及要求：檔號：即本卷基建檔案的編號（具體見編號方法）；檔案館（室）號：不填；縮微號：不填；案卷題名：即案卷的標題。擬寫時要求題名結構完整，包括工程名稱、分項名稱和文種，一般不超過50個字；編制單位：本卷內(nèi)所有文件的形成單位，編制單位必須用全稱或通用簡稱；多個編制單位的可按照其重要程度有