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1、集團公司人事檔案管理規(guī)定 1.總則1.1公司人事檔案是指記錄和反映員工的經(jīng)歷和德才情況的檔案。它是對員工任免、調(diào)動及管理分析的工具之一,也是人事考核的主要依據(jù)之一。為加強人事檔案的有效管理,特制定人事檔案管理制度。1.2人事檔案具有以下特性:真實性,這是員工個人經(jīng)歷和德才情況的真實記錄;保密性,它屆黨和國家的機密;可靠性,它必須具有完備的手續(xù);獨立性,它是以個人為立案單位。1.3公司人事檔案由黨委組織部門歸口統(tǒng)一管理。2.人事檔案的歸檔范圍2.1組織人事部門應當歸檔的材料包括:a干部履歷表;b中層干部任免、聘任及解聘材料;c科技干部技術(shù)職稱確定呈報
2、表;d大中專畢業(yè)生轉(zhuǎn)正定級表;e各類干部的鑒定材料;f.出國人員審批表及出國人員鑒定表;g學歷證明;h干部退休、離休審批表;i干部違紀處分決定、批復等綜合材料,以及本人檢查、交待、申訴材料;j取消或撤銷行政違紀處分決定、批復、平反決定材料及本人申訴材料;k后備干部考核材料及登記表;1工程技術(shù)人員和業(yè)務管理人員獎勵材料;m大中專畢業(yè)生、對調(diào)和單調(diào)干部以及轉(zhuǎn)業(yè)干部檔案;n發(fā)展新黨員有關材料,如入黨志愿書、入黨申請書及入黨政審材料和入黨轉(zhuǎn)正申請;o中國共產(chǎn)黨黨員登記表;p公司以上先進獎勵材料;q中國共產(chǎn)黨黨員退黨的有關材料;r預備黨員延長預備期及取消預備
3、黨員資格材料;s中共黨員違紀處分決定,批復及處分的甄別材料及平反決定材料。2.2勞資部門應歸檔的材料主要有:a員工登記表;b各種審批表:如勞動合同制審批表、調(diào)整工資審批表、學徒工定級審批表、復職審批表及要害作業(yè)崗位審批表;c各類生產(chǎn)工人檔案;d工人行政違紀處分決定及本人檢查材料;e撤銷對工人行政違紀處分決定、平反材料及本人申訴材料;f.退職、退休人員提高待遇審批表;g開除廠籍及解除合同的有關材料。2.3保衛(wèi)部門應歸檔的材料主要有:a各種刑事犯罪和政治犯罪的判決書;b刑事處分材料;c勞動教養(yǎng)通知書及教養(yǎng)期滿釋放有關材料。2.4公司工會應歸檔的材料主要
4、有:a公司級以上先進生產(chǎn)者(勞模)、先進工作者(勞模)登記表及事跡材料;b干部、工人死亡后組織上寫的悼詞;c干部、工人非正常死亡的調(diào)查材料及善后處理意見。2.5團委應歸檔的材料主要有:a入團志愿書、入團申請書;b退團申請書及退團登記表;c團員及團干部各種獎勵材料;d團員違紀處分材料及撤銷處分的決定;e團員各種鑒定材料。3人事檔案的管理3.1人事檔案歸檔要求3.1.1歸檔的材料及名稱(或標題)應確切、清楚,并寫在材料醒目的位置。3.1.2歸檔的材料,應鋼筆或毛筆書寫,字跡工整、清晰。3.1.3歸檔的材料或表格,一律用十六開紙書寫或印刷,如必須用大號開
5、紙印刷,允許按16開折頁。3.1.4形成材料的部門要認真填寫以下內(nèi)容:a形成材料的部門應蓋公章;b單位負責人應簽字;c個人形成的材料,形成材料人應簽字;d填寫形成材料的年、月、日。3.2人事檔案的保管要求:3.2.1對存放檔案的庫房要求,主要有:a庫房清潔、適用和牢固;b有防盜及防火措施和工具;c既能防潮,又能防曬;d有防蟲及防鼠措施。3.2.2.按“企業(yè)檔案分類”規(guī)定,必須做到認真鑒別,分類準確編排有序,目錄清楚,裝訂整齊,達到檔案、卡片、人員、名冊四統(tǒng)一。3.2.3定期與不定期檢查案卷的擺放裝置,各項安全措施及庫房周圍的環(huán)境情況,若發(fā)現(xiàn)問題及時
6、采取措施加以解決。3.2.4經(jīng)常保持人事檔案與登記臺帳、案卷存放位置相一致,一旦發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施糾正。3.2.5每半年進行一次抽查,每年進行一次全面檢查。4人事檔案的借閱4.1凡因下列需要借閱人事檔案,必須辦理借閱手續(xù):a調(diào)資;b提級考核;c調(diào)動工作;d任免事項;e政審;f組織處理;g入黨;h出國;I離、退休等。4.2查閱人事檔案的手續(xù)4.2.1只能由查閱單位的黨組織指派黨員到檔案室查閱,一般不外借;必須外借時,需經(jīng)有關組織部門領導批準,但不得中途轉(zhuǎn)借。外借檔案必須在十五天內(nèi)歸還。4.2.2查閱人事檔案人員,對檔案應嚴加保密,不得向無關人員泄密
7、。4.2.3查閱人事檔案時,不準在材料上圈劃、折疊、涂改、污損、撤換、拆毀、拍照、復印。4.2.4閱檔時必須抄錄有關材料,需經(jīng)檔案室主管人員同意。4.2.5組織、人事、紀委、保衛(wèi)等部門查閱檔案時,須經(jīng)本部門主管領導批準。4.2.6單位(部門)或個人需要由人事檔案部門出具證明材料時,需履行以下手續(xù):4.2.6.1由有關單位(部門)開具介紹信,說明要求出具證明材料的理由、并加蓋公章。4.2.6.2黨委組織部門按照有關規(guī)定,結(jié)合利用者的要求,提供證明材料。4.2.6.3證明材料由黨委組織部門主管領導審閱,加蓋公章,然后登記、發(fā)出。5人事檔案的轉(zhuǎn)遞5.1人
8、事檔案轉(zhuǎn)入或轉(zhuǎn)出,人事檔案部門要審批手續(xù)完備,登記清楚,責任明確。5.2凡員工調(diào)動工作,做到人事檔案隨人走,避免人事檔案與