《高效會議管理培訓(xùn)》PPT課件

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1、高效會議管理培訓(xùn)1傾聽和關(guān)注會議是管理最綜合最直接的表現(xiàn)2效用功效效應(yīng)效力效果時效績效高效會議結(jié)構(gòu)原則效益評價效率實施31.效用目標和方向幾何困境存在價值會議板塊會議類型開會政策會議成功要素不開會的理由會議文化4會議幾何困境1.效用目標和方向平均一生中9000小時的會議每年企業(yè)中30%在開會中層管理人員開會時間超過35%高層管理人員開會時間超過50%全美每天開會人數(shù)超過1000萬年人事費用的7%-15%無效會議損失人均800美元/年（會議復(fù)原綜合癥）5會議幾何困境24162561.效用目標和方向2222員工決策層管理層基層6會議幾何困境1.效用目標和方向波紋效應(yīng)波紋效應(yīng)(r

2、ippleeffect)15人會議影響300人持續(xù)一周以上7意義—表現(xiàn)存在價值1.效用目標和方向階層和資源組織和部門權(quán)威和領(lǐng)導(dǎo)能力和方法8意義—表現(xiàn)存在價值1.效用目標和方向群體決策的水平型組織層次決策的等級制組織9會議板塊1.效用目標和方向董事會代表會商務(wù)談判人事安排財務(wù)計劃?報告、動員和布置生產(chǎn)會務(wù)虛會商務(wù)會談計劃準備研討、論壇和學(xué)習(xí)社會活動組織?信息傳遞決議決策10規(guī)模：大會、中會、小會、小組會、一對一手段：電話會、廣播會、網(wǎng)絡(luò)會、視頻會、現(xiàn)場會內(nèi)容：討論會、專題會、報告會、技術(shù)會、業(yè)務(wù)會、對象：內(nèi)部、外部、國際、層次時間：例會年會、季度、周會、晨會、臨時會1.效用目

3、標和方向會議類型11會議管理機制和機構(gòu)更有效的解決辦法參與者了解目的性合適的人員準點時間和地點議題到位合會與分會不要怕取消1.效用目標和方向會議政策121.效用目標和方向成功會議基本要素共同內(nèi)容注意點共同過程注意點維護開放和平衡的會議環(huán)境保護參與者不受人身攻擊明確角色分配131.效用目標和方向成功會議基本要素“多頭怪物”案例梁先生是一個行業(yè)協(xié)會會員部主任，他召集王科長、鐘小姐、金秘書一個會議。梁（不容反對地）：我很清楚，問題是需要增加100元的年會員費。王（咄咄逼人地）：如果這樣，會員會減少。事實上我們需要改個好聽的名字，以適合實際需要。梁（口氣緩和）：年費只增加50元怎么

4、樣。鐘小姐（以希望的口吻）：我們可以請一個好一點的集資人員，我認識這樣一個人的。王（得意地）：把“協(xié)會”改成“俱樂部”怎么樣？這聽起來更加有時代感！金（第一次插話）：你就知道趕時髦，難道我們不能將預(yù)算削減一些嗎？我知道現(xiàn)在有人亂報銷。至少可以減一點兒。14準備不足結(jié)局渺茫更優(yōu)的替代方法：自己解決單獨交談通知和告示問卷調(diào)查電話信函口頭傳達重復(fù)和已經(jīng)達成一致1.效用目標和方向不開會的理由15楊經(jīng)理剛上任，發(fā)現(xiàn)部門里的員工工作時特別缺少積極性，經(jīng)理很想了解其中的原因，于是首先召開了一次會議，但在會議上，他發(fā)現(xiàn)員工們并不承認自己工作缺乏積極性，并且回避原因所在，似乎是有些顧慮。于是

5、楊經(jīng)理決定改變方法，他先找到了比較敢說的小劉私下面談，了解到問題可能出自兩名員工身上，他們是副總經(jīng)理的親戚，副總經(jīng)理的權(quán)勢造成了這兩人在部門內(nèi)雖然無所作為，但卻總是多得很多利益。楊經(jīng)理又通過不記名調(diào)查問卷的形式向大家了解了進一步的情況，找到了問題的根源所在。于是直接向董事會反映，董事會將以權(quán)謀私的副總經(jīng)理降職，并將他的兩位親戚解聘。之后，楊經(jīng)理又發(fā)了一個通知，要求大家調(diào)整心態(tài)，提高工作積極性。雖然再沒有召開一次會議，但部門風(fēng)氣卻迅速成功好轉(zhuǎn)了。部門的效益也隨之上升。1.效用目標和方向小案例161，公司需要制定新的員工規(guī)范，關(guān)系到每個員工的行為準則。2，國家剛對稅制進行了調(diào)整

6、，企業(yè)所得稅和增值稅的稅率都有不同幅度的變化，需要讓相關(guān)的人員都能深入了解。3，員工們在周五都計劃著自己的周未活動，但經(jīng)理想安排周五的晚些時間了解一下大家的工作情況。4，李主任上任一個月，很希望了解一下下屬對自己的評價，并且希望從基層得到進一步改進自己工作的建議。5，上半年公司利潤下滑，總經(jīng)理很生氣，于是打算將各個部門經(jīng)理召集起來研究情況，但是誰都知道銷售經(jīng)理和廣告經(jīng)理很對立，他們一定會在會上彼此大加指責(zé)。1.效用目標和方向判斷是否開會17資源的準備管理的過程生產(chǎn)的產(chǎn)品團隊的載體一個團隊的目標應(yīng)該和整個組織的任務(wù)相關(guān)聯(lián)，并對之提供支持。—卡爾.哈會曼《團隊合作》1.效用目標

7、和方向會議文化182.效力敬業(yè)和專業(yè)準備開會組織和組織者專題會籌備組場外功夫休哈特循環(huán)議程設(shè)計對象和人數(shù)開會形式程序臨時會議小組VIP管理會議成本19準備開會筆記本、電腦、筆、手、桌子、椅子、黑板還缺少什么？討論討論研究研究2.效力敬業(yè)和專業(yè)20組織和組織者機構(gòu)：個人小組常設(shè)機構(gòu)責(zé)任：制定主題、組織開會、目標管理重點：合適的組織者在員工會議上，主管負責(zé)人應(yīng)該是一個領(lǐng)導(dǎo)者、觀察者、稽查員、提問者和決策者，請注意在這其中不包括說教者。一個主管人員決不能利用員工會議來自以為是地宣講道理。—英特爾公司執(zhí)行總裁安迪.格羅夫2