辦公室案例分析與實訓(xùn) 實訓(xùn)一作業(yè)

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1、任務(wù)一辦公室案例分析與實訓(xùn)1、結(jié)合案例運用所學(xué)的專業(yè)知識分析百秘書的成長之路，說明一個優(yōu)秀的秘書應(yīng)該具備什么樣的素質(zhì)？答：（1）、對秘書工作有一定的了解，如文書工作等；（2）、做事認真，對工作負責(zé)；（3）、心胸寬廣、寬容，不斤斤計較；（4）、跟同事友好相處（5）、明白自己的位置，管住自己的嘴，絕不多言；（6）、清楚自己的職責(zé)，不越權(quán)（7）、為領(lǐng)導(dǎo)出一些好的點子。2、解析以下工作案例，說明接待人員的工作方法答：變被動為主動，事先到賓館、飯店做實地調(diào)查，在吃、住、會議場地和交通便利等方面做出多個方案呈報領(lǐng)導(dǎo)決策參考，最后選中一址作為大會的食宿

2、飯店。接下來的接待工作中，負責(zé)接待、食宿、會場、醫(yī)療、駕駛等的代表人員全力以赴、積極努力、堅守崗位做好工作。3、試問以下案例中謝秘書的哪些做法妥當？具體應(yīng)當怎么做？應(yīng)注意什么？答：謝秘書的第四個做法妥當，用電話聯(lián)系有關(guān)部門，讓各部門做出相應(yīng)的措施，再向領(lǐng)導(dǎo)匯報，于是要冷靜處理，不要事事等領(lǐng)導(dǎo)才來解決。第二個做法，如果沒有請領(lǐng)導(dǎo)到現(xiàn)場親自處理這句話。立即向領(lǐng)導(dǎo)匯報是對的。第一個做法不妥當，拖延時間處理，會加大事故所造的嚴重程度。會給出事者一種上級不關(guān)心、推卸責(zé)任的心理。作為一名秘書，要有時間性、效率性。第三個做法不妥當。1、結(jié)合以下案例說明

3、為什么接待工作是“潛在的生產(chǎn)力”？答：接待工作是政府的一個組成部分。接待工作的接觸面比較廣，客人來自四面八方、各行各業(yè)，這是一可以充分利用的廣闊空間，大有作為。通過活動，可以為經(jīng)濟建設(shè)穿針引線，架橋鋪路，一是通過接待客人的機會，積極介紹具有特色的資源，經(jīng)濟發(fā)展狀況和發(fā)展?jié)摿?，讓客人多了解本地區(qū)；二是注意收集經(jīng)濟方面的信息，并及時向有關(guān)方面反映傳遞；三是主動做好經(jīng)濟合作、協(xié)作的穿針引線工作。某省接待部門的同志能為該省經(jīng)濟建設(shè)作出重要貢獻，就是做好了這一工作，從這個角度來說，接待工作是“潛在的生產(chǎn)力”。2、以下案例中書記沒有接到某領(lǐng)導(dǎo)的原因是

4、什么？電話值班員應(yīng)該怎么做？答：電話值班員不能只做簡單的傳聲筒。不但要聽清對方說什么事，而且要用心思想一想，有什么疑點，查詢清楚后，才能向有關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)報告。如果接到XX省委辦公廳電話時，及時問清乘什么飛機？何時到達N市？或聽到問訊處說可能停航時提出疑問和追問清楚，就不會出現(xiàn)這次差錯?？梢姡蛋鄦T平時還應(yīng)多學(xué)習(xí)，豐富自己的知識。這樣才能及時發(fā)現(xiàn)疑點，找到矛盾，避免出亂子。1、針對以下事件某縣領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該采取什么措施妥善解決流送站出現(xiàn)的問題？答：縣政府領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視此事。在事發(fā)后召開專門會議，由縣長、副縣長出面與貯木場領(lǐng)導(dǎo)共同研究，分析退休職工所提

5、的問題，并提出了幾條解決辦法：一是在城區(qū)解決退休職工住房問題；二是召開退休職工子女座談會，要求他們協(xié)助做好老人思想工作；三是召開職工子女所在工作單位領(lǐng)導(dǎo)會議，支持他們子女承擔(dān)搬遷的實際工作，在運輸工具、時間、人力、房屋等給予支持。并要求在幾天內(nèi)完成了搬遷任務(wù)，交出場地，避免流血事件和越級集體上訪的發(fā)生。　　2、為什么取消了C領(lǐng)導(dǎo)的會議？C領(lǐng)導(dǎo)的秘書應(yīng)該怎么做？答：秘書已接到會議通知，但沒有按要求立即報告，后來忘記了，造成兩會沖突。最后服從省委的安排，取消了C領(lǐng)導(dǎo)安排的會議?！　∽鳛橐幻麑Ｂ毜拿貢?，雖然工作繁忙，如果安排得好還是可以避免失誤

6、的，就是說辦事情要有主次之分、急緩之分領(lǐng)導(dǎo)再三囑咐要辦的，應(yīng)屬于重要的，緊急的，要及時辦理。如果C領(lǐng)導(dǎo)的秘書，能注意到這方面，立即報告，就不會出現(xiàn)兩會沖突的事情。，3、合同沒有談成，真是姜秘書的錯嗎？她錯在哪里？作為秘書兼翻譯，姜秘書的角色意識應(yīng)該是怎樣的？答：（1）、作為接待秘書，在客人來之前，就應(yīng)該將茶水準備好，如果是等客人來了才準備茶水，也不應(yīng)該用手直接取茶葉，這樣給客戶的第一印象大打折扣，當然會影響后面的談判；在史密斯提問時，姜秘書不應(yīng)該那么快就搶著回答問題，她只是翻譯，談判工作的負責(zé)人是羅經(jīng)理，她忽略掉了自己的職責(zé)，這樣會給客人

7、不夠?qū)I(yè)的印象；當斯密斯還在沉思時，極有可能會成交的交易，卻因為姜秘書質(zhì)疑、指責(zé)的口吻而交易失敗，姜秘書沒有因為自己的過失而跟客戶道歉，反而指責(zé)客戶顯然是不禮貌的。（2）、姜秘書的工作應(yīng)該是做好接待的工作，在做翻譯時，應(yīng)該如實地表達經(jīng)理的想法和意思，積極配合經(jīng)理完成談判，而不是一味根據(jù)自己的想法和判斷去跟客戶交流，要注意自己是輔助的作用，要注重個人素養(yǎng)，不應(yīng)該隨便插話，或者打斷別人講話，代替別人發(fā)表言論。