檔 案 管 理 辦 法818

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1、檔案管理制度第一章總則第一條為加強(qiáng)檔案管理，確保檔案的完整和安全，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、現(xiàn)代化，更好地服務(wù)于集團(tuán)的各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，結(jié)合本公司實(shí)際,特制定本規(guī)定。第二條檔案是集團(tuán)公司及下屬子公司在各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的全部文件、材料的總和，包括文件、合同、證照、報(bào)表、賬冊(cè)、錄音、錄像、光盤、圖片、實(shí)物、圖紙、技術(shù)資料等所有檔案。（范圍）第三條集團(tuán)行政中心是集中、統(tǒng)一管理檔案的機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)收集、整理、保管集團(tuán)公司所有的檔案以及各子公司相關(guān)檔案，并利用檔案為公司的經(jīng)營(yíng)管理服務(wù)。第四條各子公司檔案統(tǒng)一由各子公司行政管理部門存檔管理，每年第一季度

2、完成上年度檔案歸檔工作，并向集團(tuán)行政中心報(bào)送檔案目錄（含電子版）；集團(tuán)各部門檔案按歸檔時(shí)間要求定期向集團(tuán)檔案室移交。第二章立卷歸檔第五條集團(tuán)各部門在工作中形成的各類文件、材料必須統(tǒng)一歸檔，定期向檔案室移交，任何人不得據(jù)為己有。第六條各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門文件、材料的收集、整理與歸檔，應(yīng)積極主動(dòng)地將本部門檔案收集齊全，隨時(shí)掌握各類信息，經(jīng)常督促經(jīng)辦人員及時(shí)移交手中的檔案。并及時(shí)向檔案室移交。（移交日期）第七條檔案的收集與歸檔時(shí)間要求：一、財(cái)務(wù)檔案由財(cái)務(wù)中心制定《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》自行歸檔管理。二、人事檔案中的在職員工檔案由集團(tuán)人力資源中心自行歸檔管

3、理。三、工程類檔案在單項(xiàng)工程竣工驗(yàn)收并結(jié)算后一個(gè)月內(nèi)，將工程竣工驗(yàn)收資料包括有關(guān)圖紙、驗(yàn)收資料、招投標(biāo)資料、承建合同、主材質(zhì)檢報(bào)告等收集整理齊全，移交檔案室歸檔。四、合同類檔案應(yīng)設(shè)立合同登記臺(tái)帳，各部門在合同簽訂完畢后留存一份原件在檔案室存檔。9五、外出參觀學(xué)習(xí)、考查和參加各種會(huì)議的員工回公司后三天內(nèi)將有關(guān)會(huì)議文件、聲像資料、課件等資料交商學(xué)院，由商學(xué)院甄別是否歸檔。六、領(lǐng)導(dǎo)來(lái)訪、開盤、開業(yè)、營(yíng)銷策劃等大型活動(dòng)，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后三天內(nèi)由品牌戰(zhàn)略中心將有關(guān)文字資料、聲像照片等資料收集并移交檔案室。七、各種對(duì)外報(bào)表、公司設(shè)立、變更、年檢的上報(bào)材料及榮獲的獎(jiǎng)

4、牌、榮譽(yù)證書等在辦理完畢后三天內(nèi)、各種證照原件應(yīng)在辦理完畢當(dāng)日內(nèi)，由經(jīng)辦人及時(shí)交檔案室歸檔。八、各部門的發(fā)文檔案，將簽發(fā)文稿、印本及附件、文件送達(dá)表等在發(fā)文后及時(shí)歸檔；各部門接收外單位文件應(yīng)建立來(lái)文登記記錄，文件處理完畢后，連同文件處理單（附領(lǐng)導(dǎo)批辦意見）一齊交檔案室歸檔。九、總裁辦例會(huì)、月工作例會(huì)形成的會(huì)議紀(jì)要及錄音記錄、督察考核記錄應(yīng)統(tǒng)一交檔案室歸檔。十、新購(gòu)設(shè)備、儀器等固定資產(chǎn)和低值易耗品在拆箱時(shí)，應(yīng)有資產(chǎn)管理員參加，對(duì)隨機(jī)配備的圖樣和說(shuō)明書以及調(diào)試安裝過(guò)程中的技術(shù)性資料，由資產(chǎn)管理員登記驗(yàn)收后方可領(lǐng)用，并在設(shè)備正常運(yùn)轉(zhuǎn)三個(gè)月內(nèi)由經(jīng)辦部門或領(lǐng)用

5、人負(fù)責(zé)將相關(guān)資料移交歸檔。十一、其他檔案資料由集團(tuán)各部門、各子公司分類整理后在每年第一季度內(nèi)送交集團(tuán)行政中心檔案室或各公司行政管理部門存檔，完成上一年度檔案歸檔工作。第八條各子公司應(yīng)向集團(tuán)公司檔案室移交的檔案及要求：一、榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)狀等復(fù)印件；二、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、法定代表人證書，在襄陽(yáng)市區(qū)內(nèi)的提供原件，在襄陽(yáng)市區(qū)外的提供復(fù)印件（每年年檢或變更后均應(yīng)提供）；三、公司章程、股東會(huì)紀(jì)要、驗(yàn)資報(bào)告（含每次變更資料）；四、各地關(guān)于項(xiàng)目的優(yōu)惠政策、政府會(huì)議紀(jì)要、市級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)對(duì)公司及項(xiàng)目建設(shè)與管理方面的政策批示、項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、開工批復(fù)

6、復(fù)印件；五、各地有關(guān)項(xiàng)目的工程規(guī)劃許可證、施工許可證、土地出讓合同、土地證、房屋預(yù)售許可證復(fù)印件；六、各地關(guān)于項(xiàng)目的宣傳畫冊(cè)原件、新聞媒體宣傳資料原件、宣傳光盤；9七、各地舉辦項(xiàng)目的奠基、開業(yè)、新聞發(fā)布會(huì)等大型活動(dòng)的照片、光盤、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿及籌備策劃的相關(guān)文字資料；八、省級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)視察參觀公司及項(xiàng)目的照片；九、以上范圍內(nèi)的檔案由各子公司檔案管理人員負(fù)責(zé)按歸檔時(shí)間要求收集，在收集到檔案后一個(gè)月內(nèi)向集團(tuán)檔案室移交。第九條文件材料歸檔的要求和手續(xù)：一、檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照檔案的收集及歸檔時(shí)間要求移交歸檔文件，并按《檔案分類類目與保管期限表》（附件1）正確劃

7、分保管期限，加蓋歸檔章。二、各類文件、材料歸檔一式一份，比較重要的和調(diào)用頻繁的文件應(yīng)適當(dāng)增加歸檔份數(shù)。三、歸檔文件嚴(yán)禁采用字跡耐久性差的鉛筆、圓珠筆書寫，應(yīng)用黑色或藍(lán)黑色鋼筆書寫。四、各部門歸檔的文件材料要用原件。五、各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)負(fù)責(zé)督促本部門文件移交歸檔，并對(duì)材料的完整性進(jìn)行審核簽字，杜絕歸檔范圍內(nèi)的文件材料在部門或部門負(fù)責(zé)人手里截留。六、歸檔文件必須在辦理完畢后及時(shí)移交，需頻繁使用延期移交的，不得超過(guò)次年第一季度末。七、各部門在移交檔案時(shí)應(yīng)填寫移交清單，由部門負(fù)責(zé)人對(duì)移交資料予以確認(rèn)簽字，檔案室接收人員按照清單逐項(xiàng)驗(yàn)收，在確定無(wú)誤后予以接收，交

8、接雙方在移交單上簽字，移交單一式兩份，雙方各執(zhí)一份。第十條員工在內(nèi)部進(jìn)行崗位調(diào)動(dòng)時(shí)，人力資源中心應(yīng)及時(shí)通知檔