管理流程優(yōu)化的技巧

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1、D1.流程的概念一個流程就是一組相互關聯(lián)的活動，它們一起為顧客創(chuàng)造出有價值的結(jié)果。流程所具有的三個要素：1、具有顧客、以顧客的需求為導向；2、一組不受部門邊界束縛的綜合起來的活動；3、產(chǎn)生予顧客有價值的結(jié)果。D4.剖析流程中的問題將流程中的活動分類：增值性活動、非增值性活動、廢工；增值性工作：由所有那些直接創(chuàng)造出顧客所需要的產(chǎn)品和服務的活動所組成，是顧客愿意付錢的工作。如果顧客需要兌現(xiàn)一個訂單，那么在這個履行訂單的過程中增值工作包括接受訂單、驗證資信、計劃生產(chǎn)、調(diào)撥庫存、選貨、包裝、選擇運輸方式、發(fā)貨以及結(jié)算等等。盡管可

2、以對增值性工作進行不斷的改善，但是要把它們從一個生產(chǎn)流程中剔除則是幾乎不大可能的。D5.剖析流程中的問題（續(xù)）廢工：則是毫無價值毫無必要的工作，它們的缺失絲毫也不會引起顧客的注意。比如脫離現(xiàn)實的建議或是報告、講形式走過場的學習討論、逐級上報并匯總的重復統(tǒng)計、復轍重蹈的錯誤、名目繁多的檢查活動等等，它們都屬廢工之列。廢工，廢話和廢人（專門做廢工，說廢話的人）必須要設法連根鏟除。D6.剖析流程中的問題（續(xù)）非增值性工作：即為協(xié)調(diào)增值性工作的必要工作。在傳統(tǒng)的產(chǎn)業(yè)流程中，非增值性工作起著把增值工作連接起來的膠水作用。比如所有的

3、上層管理工作——報告、檢查、監(jiān)督、控制、評審、統(tǒng)計和聯(lián)絡等等，它們一方面是使得傳統(tǒng)的流程運轉(zhuǎn)起來所必要的工作，但另一方面，它們又是錯誤、延誤，不靈活和刻板的來源，為流程的運作增加了成本和復雜性，并且使它們?nèi)菀壮鲥e，或是變型走樣。所以通過對流程整理、改造和優(yōu)化，把增值性工作重新組合成新的更為高效的流程。把非增值性工作預先排除出去，或是減低到最低的限度，是我們在實施優(yōu)化管理過程中所要十分注意和非常努力的一個極為重要的方面。D7.剖析流程中的問題：案例無效、費時、浪費和幾乎不增添價值的重復工作模式評審,發(fā)現(xiàn)問題,確認修改點初級

4、工程師執(zhí)行評審流程<-1/2天-><-1-2周->Y/N往返3次，按設計流程時間為1-2周，實際為4-9周；同樣的錯誤被重復而沒有從錯誤中學習；沒有花精力把事情一次做好；沒有人閱讀材料或者準備會議；評審會有太多的人，大多數(shù)沒有參與。D8.剖析流程中的問題：案例2部門墻導致的傳遞、等待、誤解跨部門流程經(jīng)8個環(huán)節(jié)審批，是否各環(huán)節(jié)都能夠真正起到把關的作用？擱置、等待；匆忙應付審核。他找我，我不在。他碰到什么？語音信箱。一天就這樣過去了。如果他留下一個口信，我打回去，可是他又不在。申請人三級部門審批<-0天->XX部門審批<-3

5、天->。。。預算處審批<-1天->采購部分單<-0天->-37天-D9.剖析流程中的問題：多問幾個為什么作業(yè)程序的目的是什么？此程序達到目的了嗎？此作業(yè)程序被證明是正當?shù)膯?？此作業(yè)程序可以被取消嗎？此作業(yè)程序可以部分被取消嗎？D10.剖析流程中的問題：多問幾個為什么此業(yè)務流程在進行什么樣的活動？為什么這個活動是必要的？活動可以帶來增值嗎？活動可以被取消嗎?活動可以與其他活動合并進行嗎？是由恰當?shù)娜嗽谝宰罴训捻樞蜻M行活動嗎？整個工作流程是怎樣被優(yōu)化以減少復雜程度并實現(xiàn)跨部門的整合呢？活動能夠全部或部分被簡化或取消嗎?D11

6、.剖析流程中的問題：多問幾個為什么活動是怎樣進行的？為什么活動以此方式而非彼方式進行呢？活動中是否存在過多的檢查，存儲或傳遞？現(xiàn)行的運作形式是否過于復雜呢?活動可以用更容易的方式進行嗎?是否可以實用其他方式或替代方式？配備和技術(shù)有用嗎？以恰當?shù)姆绞剿〉玫男畔⒂杏脝?？能采用安全的捷徑嗎？D12.剖析流程中的問題：多問幾個為什么活動在什么時候被執(zhí)行？此活動應當早一點還是晚點或是應與其他活動合并嗎？它是以恰當?shù)捻樞蛟谶\作嗎？在特定的時點執(zhí)行此活動，它是否減緩了流程運作速度？活動在何處被執(zhí)行？為什么它要在那里被執(zhí)行？如果在其他

7、地點是否可以執(zhí)行得更容易？相關文件、參考、重要的信息來源是否接近使用者？所要經(jīng)過的路程是否被控制在最小值？是否應當由別的部門來處理此項活動？工作場所規(guī)劃是否被改進？D13.剖析流程中的問題：多問幾個為什么應當由誰來執(zhí)行此項活動？為什么應當由他/她來執(zhí)行？有更勝任的人選可以從事此項工作嗎？誰來執(zhí)行更容易、更有經(jīng)驗、更經(jīng)濟？作業(yè)順序此項作業(yè)是否全部或局部存在不必要的重復或已在其他步驟中已被執(zhí)行？此項作業(yè)是否存在不必要的記錄，而這些記錄已在其他地方被記錄過？此項作業(yè)需要員工不斷扎實學習以獲取最新信息嗎？此項作業(yè)是否在正確的地方

8、在以正確的程序執(zhí)行？此項作業(yè)可以被調(diào)整或合并嗎？D14.剖析流程中的問題：多問幾個為什么工作流此項工作是否在一種可控的方式下被接受？工作流的計劃與時間安排可以滿足外部以及內(nèi)部要求的最后期限嗎？工作是怎樣進入本運作單元的，并且是怎樣移交的？這是最有效的方法嗎？在運作程序中是否存在不必要的書寫或拷貝？是否存在可以被進一步