股份公司文書檔案管理規(guī)定

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1、股份公司文書檔案管理規(guī)定1總則1.1為貫徹《中華人民共和國檔案法》，進一步加強公司文書檔案工作，使之逐步規(guī)范化、標準化和現(xiàn)代化，更好地為公司兩個文明建設服務，特制訂本制度。1.2文書檔案是維護公司各個歷史階段的真實面貌，供當前和今后工作查考利用的必不可少的依據(jù)。它包括黨、政、工、團和各部門的檔案，即指黨委、組織、紀檢、宣傳、工會、團委、公司行政、計劃、生產(chǎn)、財務、人事、勞資、企業(yè)管理等部門在工作活動中形成的檔案。2文書檔案管理的工作職責2.1對文書處理部門和各職能部門形成的各種文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作進行監(jiān)督和指導。2.2接收、保管公司全部文件檔案

2、，積極提供利用，為公司各項工作服務。2.3按規(guī)定向上級檔案館移交具有長遠保存價值的檔案。2.4積極做好領導交辦的其他業(yè)務工作。3文書處理3.1文書是貫徹黨的路線、方針、政策和政府法令，傳達上級指示，請示和答復問題報告，反映工作情況，交流工作經(jīng)驗，推動和指導工作的一項重要工具。文書處理的具體要求是：準確、迅速、精簡、保密。各級領導要重視做好文書處理工作。3.2文件收發(fā)與閱辦3.2.1除公司領導親啟文件外，凡來公司文件均由總經(jīng)理辦公室文書統(tǒng)一簽收、啟封、編號登記，并按文件性質(zhì)分辦。凡公司領導親啟文件或公司、中層領導在外開會、工作時帶回的文件，一律交文書登記，并組織

3、閱辦。3.2.2來文分辦一般采取分層負責的原則，按照日常工作的程序辦理，凡問題重大的來文(如上級指示、規(guī)定、通報、兄弟單位重大工作聯(lián)系和下級請示報告)，均報請公司領導閱示，文書按領導指示組織傳閱辦理；緊急的來不及送公司領導閱示的公文和一般來函，按各職能部門的職責范圍，可直接分交有關部門辦理。3.2.3各級領導在閱示文件時，應示明辦理要求和期限。凡需兩個以上部門協(xié)同辦理的文件，應示明主辦和協(xié)辦。3.2.4文書應及時閱示傳閱，不得積壓。各部門專兼職文書、檔案員收到文件后，應立即登記，及時轉(zhuǎn)交本部門領導閱辦。辦文部門應按照公司領導批示或總經(jīng)理辦公室交辦的期限，認真做

4、好有關工作，并把文件及時退回文書。在退回的文件上，辦文部門領導必須簽署工作完成結(jié)果和日期。辦文部門若發(fā)現(xiàn)文件不屬本部門業(yè)務范圍或其它疑難問題，應在接到文件的當天立即退回文件或反饋信息，并說明理由，以免積壓造成誤事、誤時。3.2.5嚴格注意文件的完整。文件和附件、報告和批復，均不得抽存和分開，文書若發(fā)現(xiàn)不符，要及時催收補全。3.3文件閱讀與保管3.3.1嚴格執(zhí)行文件的閱讀范圍，不得隨意擴散。因工作需要，經(jīng)公司或部門領導批準，主辦部門的有關人員也可閱讀有關文件。需要向干部、黨員、群眾傳達的文件，按中央、國務院和省、市的規(guī)定執(zhí)行。3.3.2應在閱覽室、辦公室閱讀文件

5、，密級文件應按公司保密制度規(guī)定閱讀。因工作需要必須帶出時，需經(jīng)公司領導或總經(jīng)理辦公室負責人批準，借閱按規(guī)定辦理手續(xù)，用后及時歸還。3.3.3各專、兼職文書檔案員要妥善保管文件，做到自己取退、收發(fā)、登記，存放有專柜，借用辦手續(xù)，丟失有追查。3.3.4絕密文件不準摘抄和翻印。機密以下文件摘抄，必須抄在專用保密本上。專用保密本用完之后，交檔案室保管。3.4文件催辦與清繳3.4.1催辦工作的內(nèi)容包括：上級文件、指示需要報送結(jié)果和報告執(zhí)行情況的；公司各部門的請示報告需要批復的；總經(jīng)理辦公會、月度司務會議布置的工作需要掌握進度與結(jié)果的；以及領導交辦的事宜。3.4.2嚴格文

6、件清退制度。各部門專兼職文書檔案員有責任對本部門公文進行催辦，隨清隨退。一般傳閱性文件限在三天之內(nèi)，承辦文件不得超過一個月，每月五日前，將上月公文全部退交總經(jīng)理辦公室文書。總經(jīng)理辦公室清理文件，一般實行每月一小清，季末一中清，年終和逢重要節(jié)假日(如國慶、春節(jié)等)進行一次總清；每半年向各領導、各部門進行一次文件清繳工作(包括上級來文與自行復印的來文、內(nèi)部刊物和公司自己形成的重要公文)。3.4.3銷毀不歸檔的文件材料，一般統(tǒng)一由總經(jīng)理辦公室負責鑒別后，派專人燒毀或送到指定的紙漿廠監(jiān)銷。3.5文稿起草與審核簽發(fā)3.5.1凡以公司(黨委、行政)名義呈報、下發(fā)的各類文稿

7、，包括決定、決議、布告、通報、請示、信函及有關交流材料和會議紀要等，除綜合性的直接由總經(jīng)理辦公室、黨委工作部擬稿以外，均由各職能部門負責起草、審核?？偨?jīng)理辦公室、黨委工作部門分別從方針、政策和文字上核稿并會簽，隨后轉(zhuǎn)呈有關領導簽發(fā)。以職能部門名義印發(fā)的文稿，由部門主管審核并簽發(fā)。部門在起草公文時，應按國家統(tǒng)一規(guī)定的格式。3.5.2文件起草、修改、審核、簽發(fā)一律使用鋼筆或毛筆，禁用圓珠筆、鉛筆，并一律用方格紙譽寫。首頁統(tǒng)一用公司標準發(fā)文稿紙，并注明標題、文號、日期、擬稿人和審核負責人、簽發(fā)人、主送和抄送機關名稱等。如有附件還需注明附件名稱。3.5.3要明確文件的

8、行文關系，一般以不越級，不橫傳為原則。