杜校檔案管理辦法(2012春)

杜校檔案管理辦法(2012春)

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1、杜家村中心小學(xué)檔案管理辦法(2012年3月3日)檔案是學(xué)校工作和教育教學(xué)活動的真實記錄和歷史反映,學(xué)校各部門在教育教學(xué)及其它各項工作中形成的各類檔案,應(yīng)由學(xué)校檔案室集中統(tǒng)一管理。加強學(xué)校檔案的科學(xué)管理,逐步實現(xiàn)檔案管理工作的標準化、規(guī)范化、科學(xué)化和制度???????學(xué)校檔案室是學(xué)校的內(nèi)設(shè)機構(gòu),由學(xué)校行政校長分管,日常工作由校長辦公室、教務(wù)處具體領(lǐng)導(dǎo)。檔案室負責統(tǒng)一管理全校的黨群類、行政類、教育教學(xué)類、基建類、聲象類、設(shè)備類、榮譽實物類的所有檔案。一、學(xué)校檔案室的基本任務(wù)  1、結(jié)合學(xué)校實際,建立健全學(xué)校檔案

2、管理制度和各類材料及時歸檔制度?! ?、及時收集、整理、保管和統(tǒng)計學(xué)校的全部檔案,編制檢索工具,提供校內(nèi)網(wǎng)上查尋,并積極提供檔案利用,為學(xué)校管理和教育教學(xué)等各項工作服務(wù)?! ?、負責對全校各處室的檔案收集、歸類整理、上交檔案室等工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查,并納入學(xué)校對各處室考核檢查的內(nèi)容?! ?、維護檔案的完整與安全。二、檔案存放和查閱???⒈學(xué)校檔案存放要以類別和時間為序,每學(xué)期裝訂一次,左側(cè)裝訂,標清頁碼,便于查閱。每次壯丁應(yīng)按內(nèi)容分類裝訂。???⒉要做好防火、防潮、防盜、防蛀工作。???⒊查閱檔案要經(jīng)校

3、長批準。??????????????????????????????????????⒋檔案的保存期限、更新和銷毀,按上級有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。???⒌將教職工的人事檔案和其他檔案的目錄及時輸入微機。便于管理和查閱。三、檔案室立卷歸檔范圍、原則和注意事項????71.所有學(xué)校檔案必須集中統(tǒng)一管理,確保真實、完整、準確、系統(tǒng)和安全。學(xué)校各處室要積極負責本處室檔案資料的收集、積累、歸類、整理、上交工作,保證歸檔文件材料收集完整齊全,并按時移交到學(xué)校檔案室。任何單位和個人不得把檔案材料據(jù)為己有。如一項工作、一次活動由幾個處

4、室聯(lián)合組織的,涉及多個部門的,文件材料由牽頭主辦的處室負責歸檔,其他處室協(xié)助提供相關(guān)材料?????2.嚴格執(zhí)行文件、材料的形成單位及教科研課題組立卷歸檔制度,堅持做到“三納入”、“四同步”:即將立卷歸檔工作納入學(xué)校及各處室、各部門、課題組的工作計劃和規(guī)劃,納入管理制度,納入有關(guān)人員的工作職責范圍;在布置、檢查、總結(jié)、考核各項工作的同時,布置、檢查、總結(jié)、考核檔案工作。?????3.任何單位和個人不得保存已辦理完畢的文件、材料,不得擅自銷毀文件、材料。如確需要銷毀的文件、材料要由檔案室登記造冊,經(jīng)校長批準后專

5、人監(jiān)銷。干部、職工在調(diào)動離開原工作崗位時,要徹底清理文件、材料,及時辦理文檔材料的交接手續(xù)。?  4、凡是反映本校重大工作與活動,具有考查利用價值的文字、聲像制品、圖片等資料均屬歸檔范圍。凡屬歸檔的各種文字材料,必須要求字跡、圖象清晰、書寫工整,所有會議記錄和文字材料均禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水書寫。立卷單位應(yīng)負責將材料收集齊全,核對準確,按文件的自然形成規(guī)律,系統(tǒng)整理,并在封面上填寫檔案名稱,編寫卷內(nèi)目錄。根據(jù)檔案的保存價值和檔案保管期限的規(guī)定,準確劃分保存期限。凡反映學(xué)校重大活動和基本歷史面貌,有長

6、期利用價值的檔案,列為永久保管;凡是反映學(xué)校一般工作活動,在較長時間內(nèi)有參考利用價值的文件,列為長期保管;凡是在短時間內(nèi)對本校有參考利用價值的,列為短期保存。??????5、文件類的歸檔材料實行以件為單位歸檔。校內(nèi)發(fā)文要附文件正本、底稿、發(fā)文單、附件等。底稿及發(fā)文單均不得使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水、紅墨水,發(fā)文單上必須在簽發(fā)欄內(nèi)由領(lǐng)導(dǎo)簽字,正文上的公章應(yīng)蓋在發(fā)文單位和日期處??????6、請示類文件要附相關(guān)批復(fù)材料。上級來文需要辦理并上報相關(guān)材料的,要求將上報的相關(guān)材料附上。各處室如報表、名冊、學(xué)生素質(zhì)報告

7、存根、圖冊等已裝訂并符合裝訂要求的材料,以冊(本)為單位移交檔案室。??????7、德育、師德教育活動、教學(xué)、科研、基建、校內(nèi)小報、設(shè)備、學(xué)校撤并校舍置換、教育現(xiàn)代化驗收資料等專題性的歸檔材料,仍以卷為單位進行整理、立卷,需裝訂的案卷材料歸檔部門要裝訂后方可移交。??????8、立卷歸檔的材料必須是原件,復(fù)印件不得歸檔。凡不符合檔案歸檔要求的文件材料,必須按要求進行整理后方可移交。移交的文件材料要求字跡清楚、用紙規(guī)范(A4紙)。??????79、歸檔材料必須完整,兼職檔案員在整理過程中要逐卷(件)檢查,不要

8、缺項、漏項,不要把屬于一個內(nèi)容的檔案材料人為地分割開或遺漏。??????10、移交的歸檔材料左邊裝訂處要預(yù)留25mm左右的裝訂線。?????????11、移交檔案時,交接雙方應(yīng)當面檢查,按立卷歸檔要求進行驗收,不符合要求的要退回歸檔部門返工,直至驗收合格后方可辦理移交手續(xù)。移交檔案材料時應(yīng)填寫檔案移交清單,清單一式二份,經(jīng)交接雙方簽字后各留一份備查。??????12、檔案室應(yīng)堅固安全,安裝防盜門窗、窗簾,有條件可

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