亞沙會(huì)案例分析

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1、第三屆海陽亞沙會(huì)開閉幕式項(xiàng)目管理案例項(xiàng)目背景亞洲沙灘運(yùn)動(dòng)會(huì)是亞洲規(guī)模最大、檔次最高、影響最廣的沙灘綜合性體育盛會(huì)之一，亞洲沙灘運(yùn)動(dòng)會(huì)(AsianBeachGames)與亞洲運(yùn)動(dòng)會(huì)、亞洲冬季運(yùn)動(dòng)會(huì)、亞洲室內(nèi)-武術(shù)運(yùn)動(dòng)會(huì)、亞洲青年運(yùn)動(dòng)會(huì)并列成為五個(gè)亞洲最高級(jí)別的綜合性體育賽事，亞奧理事會(huì)全部45個(gè)國家和地區(qū)都將參加。第三屆亞洲沙灘運(yùn)動(dòng)會(huì)于2012年6月16-22日在中國山東省海陽市舉行，本屆亞沙會(huì)共設(shè)7個(gè)比賽區(qū)，共有沙灘排球、沙灘卡巴迪、沙灘手球、沙灘足球、沙灘藤球、沙灘籃球、龍舟、滑水、動(dòng)力滑翔傘、公路輪滑、木球、攀巖、帆板等13個(gè)大比賽項(xiàng)目，49個(gè)小比賽項(xiàng)目。賽事參與人員中約有1500名

2、運(yùn)動(dòng)員、750名隨隊(duì)官員、800名技術(shù)官員、2600名媒體記者，開閉幕式工作人員、演職人員和觀眾達(dá)2.2萬人。賽會(huì)安保人員、各級(jí)贊助商、亞奧理事會(huì)五大賽事舉辦國（地區(qū)）觀摩團(tuán)、賽事志愿者、工作人員總數(shù)量約2萬人。概括照片見圖3.4-1。海陽第三屆亞洲沙灘運(yùn)動(dòng)會(huì)組織委員會(huì)簡稱為亞沙委，亞沙委負(fù)責(zé)運(yùn)動(dòng)會(huì)的接待、財(cái)務(wù)、競賽、安全、醫(yī)務(wù)、外事、電視廣播、藝術(shù)表演、建筑工程、活動(dòng)計(jì)劃、運(yùn)動(dòng)器材和保險(xiǎn)等事務(wù)。組委會(huì)設(shè)置文秘行政部、對外聯(lián)絡(luò)部、體育部、新聞宣傳部、媒體運(yùn)行部、工程和環(huán)保部、市場開發(fā)部、運(yùn)動(dòng)會(huì)服務(wù)部、人力資源部、財(cái)務(wù)部、監(jiān)察審計(jì)部、文化活動(dòng)部、信息技術(shù)部、法律事務(wù)部、安全保衛(wèi)部、醫(yī)療衛(wèi)生

3、部等16個(gè)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)。圖3.4-1第三屆海陽亞沙會(huì)概括照片開閉幕式項(xiàng)目管理1項(xiàng)目管理目標(biāo)為全面統(tǒng)籌開閉幕式的籌備與運(yùn)行管理，隨著開閉幕式團(tuán)隊(duì)人員的逐步到位，在2011年12月發(fā)布的全委工作計(jì)劃的基礎(chǔ)上繼續(xù)深化和細(xì)化，共同研究修訂完成《開閉幕式團(tuán)隊(duì)工作計(jì)劃》，共計(jì)553項(xiàng)工作任務(wù)，并開展定期跟蹤監(jiān)控預(yù)警。通過開閉幕式當(dāng)日運(yùn)行組織規(guī)劃，確保各項(xiàng)工作無重大差錯(cuò)和疏漏，確保各類客戶群抵離進(jìn)退有序、安全平穩(wěn)，確保各項(xiàng)賽事和大型活動(dòng)的成功精彩。開閉幕式團(tuán)隊(duì)工作計(jì)劃的編制過程強(qiáng)化了各子團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神，理清了團(tuán)隊(duì)之間的工作接口，明確了主責(zé)單位與協(xié)助單位的職責(zé)。工作計(jì)劃成為開閉幕式團(tuán)隊(duì)工作指南，成為領(lǐng)導(dǎo)調(diào)度整

4、體工作的依據(jù)，成為計(jì)劃跟蹤的基本依據(jù)。2項(xiàng)目管理內(nèi)容對于政府主導(dǎo)的大型活動(dòng)，項(xiàng)目管理是“一把手”工程，它是一種管理體系，有幾十種方法和技能，全部使用比較復(fù)雜，北京馭時(shí)公司針對大型運(yùn)動(dòng)會(huì)特點(diǎn)總結(jié)出一套行之有效、直觀簡單的項(xiàng)目群圖形整合管理體系，主要包括三個(gè)方面：首先要建立層次分明、指揮統(tǒng)一的組織架構(gòu)，包括決策指揮層、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)層、業(yè)務(wù)執(zhí)行層三個(gè)層次，二是梳理所有業(yè)務(wù)口工作，明確接口和要求國，編制全局統(tǒng)籌的整合推進(jìn)計(jì)劃，三是定期進(jìn)行計(jì)劃的監(jiān)控預(yù)警，及時(shí)發(fā)現(xiàn)執(zhí)行過程中的問題，評(píng)估存在的風(fēng)險(xiǎn)，前置性解決問題，四是規(guī)劃當(dāng)日運(yùn)行流程，從時(shí)間、空間進(jìn)行統(tǒng)籌，對各類客戶群的運(yùn)行流線做出精密安排。3項(xiàng)目管理

5、過程開閉幕式團(tuán)隊(duì)組建了專業(yè)的項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)，其中有參與北京奧運(yùn)會(huì)、廣州亞運(yùn)會(huì)、深圳大運(yùn)會(huì)的項(xiàng)目管理專家，還有各團(tuán)隊(duì)指定的項(xiàng)目管理員。運(yùn)用項(xiàng)目管理的方法，與各團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干和部分專家一起，從領(lǐng)域、團(tuán)隊(duì)、事項(xiàng)三個(gè)層次理清團(tuán)隊(duì)工作范疇和工作層次，針對各籌備領(lǐng)域的重點(diǎn)、節(jié)點(diǎn)、交叉領(lǐng)域工作，以賽事籌備與場館運(yùn)行為目標(biāo)，進(jìn)行系統(tǒng)、全面的分析梳理，詳細(xì)分解工作步驟，推演任務(wù)的合理性與可行性，發(fā)現(xiàn)任務(wù)漏項(xiàng)，修正了信息的不對稱。過程包括：一是計(jì)劃統(tǒng)籌與整合：建立計(jì)劃統(tǒng)籌管理制度，梳理開閉幕式各子團(tuán)隊(duì)工作計(jì)劃，形成開閉幕式全過程總體計(jì)劃；二是監(jiān)控預(yù)警：建立監(jiān)控預(yù)警機(jī)制，實(shí)現(xiàn)監(jiān)控預(yù)警常態(tài)化管理，跟蹤各項(xiàng)工

6、作進(jìn)展情況，及時(shí)預(yù)警重大問題；三是當(dāng)日運(yùn)行規(guī)劃：以開幕式、閉幕式當(dāng)日運(yùn)行為目標(biāo)，以客戶群為核心，將所有工作按流程進(jìn)行精準(zhǔn)編排。4項(xiàng)目管理作用結(jié)合地方實(shí)際運(yùn)用項(xiàng)目管理方法科學(xué)制定工作計(jì)劃，可作為今后體育賽事的借鑒，團(tuán)隊(duì)工作計(jì)劃是整個(gè)籌備與運(yùn)行的行動(dòng)指南。整個(gè)編制工作歷時(shí)一個(gè)多月，共經(jīng)過10多次的修改、調(diào)整與完善，形成11個(gè)子團(tuán)隊(duì)工作計(jì)劃，共涵蓋52個(gè)項(xiàng)目、553項(xiàng)任務(wù)，它是各團(tuán)隊(duì)開展工作、制定單項(xiàng)工作方案的依據(jù)。計(jì)劃中所涉及的工作事項(xiàng)都將進(jìn)入今后日常項(xiàng)目管理的調(diào)度通報(bào)范疇。項(xiàng)目管理的影響不僅限于直接參與該工作的人員，對整個(gè)團(tuán)隊(duì)開展和推進(jìn)工作都帶來顯著的作用。具體作用如下：（1）決策統(tǒng)籌。工

7、作計(jì)劃和當(dāng)日運(yùn)行方案作為開幕式運(yùn)行活動(dòng)的總綱，是各項(xiàng)活動(dòng)的行動(dòng)指南，為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)全面掌控開閉幕式各項(xiàng)信息，為各子團(tuán)隊(duì)梳理、細(xì)化內(nèi)部執(zhí)行流程發(fā)揮了重要作用。（2）經(jīng)驗(yàn)指導(dǎo)。開閉幕式團(tuán)隊(duì)的工作人員分別來自各機(jī)關(guān)，對于開閉幕式工作經(jīng)驗(yàn)甚少，項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)通過培訓(xùn)、指導(dǎo)等多種方式協(xié)助各團(tuán)隊(duì)梳理工作計(jì)劃和當(dāng)日運(yùn)行方案。（3）團(tuán)隊(duì)合作。在項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)帶領(lǐng)下，各子團(tuán)隊(duì)也逐步進(jìn)入積極的籌備狀態(tài)，進(jìn)一步理清思路，細(xì)化了團(tuán)隊(duì)的執(zhí)行流程，并通過演練逐步完善。