公文格式規(guī)范及常見錯誤剖析

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1、公文格式規(guī)范及常見錯誤剖析2000年8月24日國務(wù)院公布了《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（國發(fā)〔2000〕23號），這是行政機(jī)關(guān)現(xiàn)行公文格式規(guī)范的重要依據(jù)。今天，我從機(jī)關(guān)公文格式、幾種常見的機(jī)關(guān)公文格式特點(diǎn)及常見錯誤三個方面進(jìn)行剖析：2一、機(jī)關(guān)的公文格式二、幾種常用公文格式特點(diǎn)三、常見錯誤剖析（重點(diǎn)介紹）公文格式規(guī)范及常見錯誤剖析3一、機(jī)關(guān)的公文格式公文（包括電報(bào)），是行政機(jī)關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范格式的文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動的重要工具。組成公文的要素分為:(一)眉首置于

2、公文首頁紅色反線以上的各要素統(tǒng)稱眉首;(二)主體置于紅色反線至主題詞之間的各要素統(tǒng)稱主體;(三)版記置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。具體如下：4（一）眉首1.公文份數(shù)序號。2.秘密等級和保密期限。3.緊急程度。4.公文機(jī)關(guān)標(biāo)識。5.發(fā)文字號。6.簽發(fā)人。51.公文份數(shù)序號公文份數(shù)序號是將同一文稿印刷若干份時每份公文的順序編號。如需標(biāo)識公文份數(shù)序號，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識在版心左上角第1行。除電報(bào)之外，凡是機(jī)密等級以上的公文都要求編上公文份數(shù)序號。62.秘密等級和保密期限公文如需標(biāo)識秘密等級，用3號黑體

3、字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，兩字之間空1字;如需同時標(biāo)識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開。73.緊急程度公文如需標(biāo)識緊急程度，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標(biāo)識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)識在版心右上角第2行;如需同時標(biāo)識秘密等級、保密期限與緊急程度時，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開標(biāo)識在版心右上角第1行，緊急程度標(biāo)識在版心右上角第2行。以上所介紹

4、的公文份數(shù)序號、秘密等級、緊急程度的標(biāo)識方法不適用信函式的公文。84.公文機(jī)關(guān)標(biāo)識公文機(jī)關(guān)標(biāo)識就是人們通常所說的“紅頭”。一般由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后加上“文件”，如“惠州市發(fā)展和改革局文件”。對于“文件”形式的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識，有三種情況要注意：第一，上行文與下行文、平行文的標(biāo)識位置不同。凡是上報(bào)的公文，為了方便上級機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批示，規(guī)定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識距上頁邊距離為117mm;而用于平行文或下行文的公文，其發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識距上頁邊距離為62mm。如右圖:117cm94.公文機(jī)關(guān)標(biāo)識第二，聯(lián)合行文時，主辦

5、機(jī)關(guān)排列在前，“文件”兩字居于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)上下居中。第三，不管聯(lián)合行文的機(jī)關(guān)多少，第一頁必須留出發(fā)文字號、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)以及最少一行正文的位置。105.發(fā)文字號發(fā)文字號由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號組成。機(jī)關(guān)代字一般由兩個層次組成：第一個層次是發(fā)文機(jī)關(guān)代字;第二個層次是發(fā)文機(jī)關(guān)主辦文件的部門的代字，如“市府辦”是由“市政府”和“辦公室”兩部分的代字聯(lián)合組成。發(fā)文字號盡量以簡化為好。年份要用全稱，不能簡化，如“〔2010〕”不能寫成“〔10〕”。年份應(yīng)用六角符號“〔〕”，不能用中括號“［］”、小括

6、號“（）”等。序號是發(fā)文的流水號，一般都是按文件的形式統(tǒng)一編號。如果是聯(lián)合行文，只標(biāo)主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號。發(fā)文字號的位置一般置于發(fā)文標(biāo)識下空兩行的地方，根據(jù)不同公文的特點(diǎn)，有居左“請示”、居中“通知”、居右“函”、“批復(fù)”、“報(bào)告”、“議案”、“復(fù)函”三種特點(diǎn)。116.簽發(fā)人上報(bào)的公文需標(biāo)識簽發(fā)人，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第一行，其他簽發(fā)人姓名從第二行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排，發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行上。12（二）主體1.

7、標(biāo)題2.主送機(jī)關(guān)3.正文4.附件說明5.成文日期6.印章7.附注圖示如下:131.標(biāo)題2.主送機(jī)關(guān)3.正文4.附件說明5.成文日期6.印章7.附注141.標(biāo)題公文的標(biāo)題應(yīng)概括地說明公文的內(nèi)容并標(biāo)明公文種類。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號;公文標(biāo)題要做到排列對稱美觀，并且在回行時不能把完整的詞拆開等。152.主送機(jī)關(guān)主送機(jī)關(guān)是指公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。如“廣東省發(fā)展和改革委員會”簡稱為“省發(fā)展改革委”，不能簡稱為“省發(fā)改委”;“惠州市發(fā)展和改革

8、局”簡稱為“市發(fā)展改革局”，不能簡稱為“市發(fā)改局”;“惠州市安全生產(chǎn)監(jiān)督管理局”應(yīng)簡稱為“市安全監(jiān)管局”，不能簡稱為“市安監(jiān)局”等。16主送機(jī)關(guān)一般標(biāo)在標(biāo)題下空1行的左側(cè)頂格處，回行時仍頂格，最后一個主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。如主送機(jī)關(guān)名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下，抄送之上，標(biāo)識方法同抄送。這種情況我們很少遇到，但也應(yīng)該掌握，預(yù)防萬一。173.正文正文位于主送機(jī)關(guān)名稱下1行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。一般每面排22行，每行排28