基層公立醫(yī)院現(xiàn)代化檔案管理探討

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1、基層公立醫(yī)院現(xiàn)代化檔案管理探討［摘要］現(xiàn)代化檔案管理就是采用先進(jìn)的技術(shù)和完善的制度實(shí)施檔案管理活動(dòng)?；鶎庸⑨t(yī)院檔案管理中的問題較多，影響到了檔案資源的有效利用，因此在基層公立醫(yī)院實(shí)施現(xiàn)代化檔案管理是當(dāng)前醫(yī)院持續(xù)發(fā)展的必然要求。文章對基層公立醫(yī)院檔案管理中存在的問題做了分析，探討了基層公立醫(yī)院如何實(shí)施現(xiàn)代化檔案管理的方法。［關(guān)鍵詞］現(xiàn)代化檔案管理檔案管理制度人員素質(zhì)中圖分類號：G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：醫(yī)院檔案管理雖然不是醫(yī)院管理中最重要的部分，但是檔案管理對醫(yī)院的發(fā)展意義深遠(yuǎn)?；鶎庸⑨t(yī)院檔案管理中的問題較多，影響到了檔案資源的冇效利用，因此在基層公

2、立醫(yī)院實(shí)施現(xiàn)代化檔案管理是當(dāng)前醫(yī)院持續(xù)發(fā)展的必然耍求。一、基層公立醫(yī)院現(xiàn)代化檔案管理的要求現(xiàn)代化檔案管理是當(dāng)前各單位檔案管理的普遍模式，與傳統(tǒng)檔案管理相比，現(xiàn)代化檔案管理注重以下幾點(diǎn)：（1）要及時(shí)收集各類檔案。醫(yī)院在發(fā)展的過程屮，檔案的數(shù)量也在不斷增加，在以往很多檔案都是后期不斷補(bǔ)充的，但是在信息化社會中，如果不及時(shí)收集檔案信息，那么可能會產(chǎn)生遺漏，從而影響檔案的質(zhì)量，所以現(xiàn)代化檔案管理中必須要及時(shí)收集檔案信息。（2）實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化管理?，F(xiàn)代化檔案管理中要求對檔案管理中每一個(gè)環(huán)節(jié)制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，按照規(guī)范程序進(jìn)行。（3）數(shù)字化檔案存儲。在計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)高速發(fā)

3、展的時(shí)代，醫(yī)院檔案管理勢必也要進(jìn)行一定的轉(zhuǎn)變，從紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化到電子檔案，要盡量節(jié)省存儲空間，降低檔案管理成本。(4)實(shí)現(xiàn)檔案資源共享?，F(xiàn)代化檔案管理的根本目的是為了提高檔案的利用率，采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案資料存儲和傳輸，能實(shí)現(xiàn)資源共享，滿足各個(gè)群體的需求。二、基層公立醫(yī)院現(xiàn)代化檔案管理中的問題1對檔案管理的重要性未有清楚認(rèn)識由于基層醫(yī)院整體的管理水平不高，因此對檔案管理的重要性認(rèn)識冇限。一方面，基層醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作不重視，認(rèn)為檔案管理不能直接為醫(yī)院創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，所以沒有為檔案管理T作創(chuàng)造良好的環(huán)境。另外一方面，醫(yī)院工作人員對檔案管理工作的認(rèn)識度不高，甚至

4、一些檔案管理人員也認(rèn)為自己的工作不重要，沒有工作熱情，積極性不高，最終導(dǎo)致檔案資源不能得到很好的保管和利用。2檔案管理制度不完善因?yàn)榛鶎庸⑨t(yī)院對檔案管理丁作的不重視，因此并未制定適合本院的檔案管理制度，檔案管理責(zé)任制度、檔案管理考核制度均缺乏，必然導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理過程中出現(xiàn)較多的漏洞。比較常見的問題有：因?yàn)闆]有對檔案的借閱、復(fù)制等制泄嚴(yán)格的規(guī)定，很多檔案使用者忘記歸還檔案，造成檔案丟失；因?yàn)闆]有嚴(yán)格的歸檔措施，很多檔案歸檔不及時(shí)，后期收集不全面，給使用者帶來麻煩。3檔案管理手段落后雖然目前在一些基層醫(yī)院中己經(jīng)逐漸開始利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)管理檔案信息，但

5、是在較為偏低的地方，依然以紙質(zhì)檔案為主。而在利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理的過程中，設(shè)備老化、管理軟件不合適等情況也造成了?左的障礙，并未從根本上提高檔案管理效率。4檔案管理人員素質(zhì)不高基層醫(yī)院檔案管理人員素質(zhì)與醫(yī)院檔案管理水平直接掛鉤，就我國基層醫(yī)院目前的情況而言，檔案管理人員整體素質(zhì)偏低，具有專業(yè)檔案管理知識的人較少，大多數(shù)人員學(xué)歷低，知識結(jié)構(gòu)不合理，與現(xiàn)代化檔案的管理要求不符。同時(shí)基層醫(yī)院檔案管理人員的責(zé)任意識較低，工作不細(xì)致，出現(xiàn)管理失誤的情況較多。三、基層公立醫(yī)院現(xiàn)代化檔案管理的措施1提高醫(yī)院現(xiàn)代化檔案管理意識要提高基層醫(yī)院整體現(xiàn)代化檔案管理意識，首先必須

6、要從醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)入手，要促使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)站在促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展的角度看問題，對現(xiàn)代化檔案管理的作用深入認(rèn)識，加強(qiáng)對現(xiàn)代化檔案管理工作的支持。其次耍提高檔案管理人員的意識，檔案管理人員要站在自身工作角度，從大局入手，支持醫(yī)院推進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理改革，積極對以往檔案管理工作中的缺陷進(jìn)行總結(jié)。最后，要加強(qiáng)醫(yī)院其他部門対檔案管理工作的支持，認(rèn)識到檔案與自身利益的關(guān)系，積極為現(xiàn)代化檔案管理獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。2制定現(xiàn)代化檔案管理制度制度是保證活動(dòng)規(guī)范性的重要條件，基層醫(yī)院要實(shí)施現(xiàn)代化檔案管理必須要有一套完善的管理制度作為保障。要從檔案的收集、歸檔、使用等各個(gè)環(huán)節(jié)制定具體的制度，対各環(huán)節(jié)的目標(biāo)應(yīng)

7、該明確，做到條理清楚，確保檔案信息的完整性。另外針對電子檔案的保管，除了對于檔案信息的檢索、查閱等做出詳細(xì)的規(guī)定之外，還需要制定安全管理制度，做好檔案備份，防止重要檔案丟失。3做好保障設(shè)施基層醫(yī)院實(shí)施現(xiàn)代化檔案管理就是要全面推進(jìn)檔案管理的信息化和數(shù)字化，因此必須從硬件、軟件兩方面做好準(zhǔn)備工作。在硬件方面，基層醫(yī)院要加大投資，以本院實(shí)際情況為依據(jù)，配備足夠的計(jì)算機(jī)、硬盤作為檔案的存儲設(shè)備，同時(shí)配備打印機(jī)作為檔案應(yīng)用設(shè)備。在軟件方面，由于目前市面上的管理軟件較多，基層醫(yī)院必須從自身情況出發(fā)，選擇與本院檔案管理工作相適應(yīng)的軟件系統(tǒng)，另外，在選擇軟件系統(tǒng)的過程中還需

8、要考慮與其他醫(yī)院的聯(lián)系，盡量做到各醫(yī)院間檔案管理軟件