接待工作的實施：熱忱待客

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1、接待工作的實施：熱忱待客秘書要熱情周到地接待來訪者。當客人落座后，要負責端茶倒水。在給客人送茶時，不能用沒有洗干凈的茶具或有缺口的茶杯，這既有損本單位的形象，也顯得對來賓不夠尊重。此外，還耍注意以下環(huán)節(jié)屮的禮節(jié)：案例三：某日用甜有限公司經(jīng)理辦公室秘書小童接到客人后，在從機場返回的路上，他熱情地介紹著本地的風土人情和軼聞趣事，也談到了自己的家庭和個人的經(jīng)濟收入。當小童詢問對方的家庭情況和個人的經(jīng)濟收入時，客人笑而不答。分析：小童注意了不冷落客人，主動找話題交流，并希望形成共同語言，這樣做是正確的。但是，部分話題選擇不恰當，涉及了客人的個人隱私和忌諱的話題。同

2、時，小童還應注意聽者的反應，及時把話題調整到共同關心的問題上。（1）交談人們都以語言進行情感交流和信息交流，所以秘書與來訪客人間的語言交流必不可少。秘書在交談吋，必須精神飽滿，表情自然大方，語氣和藹親切。與客人交談時要保持適當距離，不要用手指指人或拉拉扯扯。要善于聆聽來訪客人的談話，目視對方以示專心。談話中要使用禮貌語言和注意內容，一般不詢問女士年齡、婚否；不徑直詢問對方的個人私生活以及宗教信仰、政治主張等問題；不宜談論自己不甚熟悉的話題。（2）引見秘書在問清來訪者的身份、來意后，需要領導出面會見或其他部門人員出面會見的，秘書耍在請示領導并得到領導同意后，

3、為其引見。秘書在帶領來訪者時，要配合對方的步幅，在客人左側前一米處引導。在引路時，上身稍向右轉體，左肩稍前，側身向著來客，保持兩三步距離，可邊走邊向來賓介紹相關情況。轉彎或上樓梯時，先要有所動作，讓對方明白所往何處。如要乘電梯，則應先告訴客人樓層，然后在電梯側面按住按鈕，請客人先人電梯，秘書進去后再按樓層鍵；下電梯時也應請客人先行。到達會客室或領導辦公室前要指明“這是會客室”或先說聲“這里就是?？”，進門前應先叩門表示禮貌。得到允許后，把門打開，左手扶門，右手示意“請進”。如果門是向外開的，秘書拉開門后，側身在門旁，用手按住門，讓客人先進人;如果門是向內開

4、的，秘書推開門后，自己先進入，按住門后再請客人進入。一般右手開門，再轉到左手扶住門，面對客人，請客人進入后再關上門,通常叫做“外開門客先人，內開門己先人”。到會客室或領導辦公室后，要引導客人就座。在就座時，耍遵守“右為上，左為下”的禮節(jié)，用手勢示意客人，請客人坐在上座。一般離門較遠的座為上座。長沙發(fā)和單人沙發(fā)中，長沙發(fā)為上座。如圖21所示,A座為上座。圖21上座的位置人落座后，秘書要主動地用消過毒的干凈杯子為客人倒好茶水并雙手遞上,手指不能觸及杯口，并應冇禮貌地說：“請用茶”。'（3）介紹秘書引領來訪者進入會客室或領導的辦公室后，當領導與來訪者雙方見面時，

5、如果是第一次來訪的客人，應由秘書簡潔地將雙方的職務、姓名、來訪者的單位和來訪的主要目的作一介紹。如果雙方已是熟人，多次見面打過交道，則可免去這一過程。要注意介紹時的基本禮節(jié)。1）站立介紹，不要背對任何一位。2）介紹的先后順序，總的原則是“四先四后”：先將男士介紹給女士，先將年輕者介紹給年長者，先將地位低者介紹給地位高者,先將客人介紹給主人。如“王小姐，請允許我介紹一下，這位是XX醫(yī)療設備有限公司李經(jīng)理”。然后，面朝李經(jīng)理說：“李經(jīng)理，這位是XX醫(yī)藥股份有限公司市場部的王小姐?！边@里是不同性別的人之間的介紹，男士與女士，先稱呼女士，后稱呼男士，先介紹男士，后

6、介紹女士。如果把一個人介紹給眾人時，首先應該向大家介紹這個人，可以說：“諸位，請允許我把XX電腦電子工程有限公司林先生介紹給大家?！被蛘哒f：“我很榮幸地向大家介紹一下，這位是XX電腦電子工程有限公司系統(tǒng)部的林經(jīng)理然后再把眾人逐個介紹給這個人。當把大家介紹給一個人時，其介紹可以按照座位次序或職位的高低順序一一介紹。介紹的內容主要是被介紹人所在單位、職務、姓名等，盡量簡明，不作渲染。3）介紹時，手勢動作應文雅、禮貌。手臂向被介紹者微伸，手心向上，四指并攏，拇指張開，切不可伸出一只手指指點地介紹。4）介紹完畢后，可請示領導是否還有吩咐，或為雙方送上茶水后即有禮貌

7、地告退。出門時，面向室內輕輕地將門帶上。