高校電子檔案建設(shè)探究

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1、高校電子檔案建設(shè)探究【摘要】電子文件是現(xiàn)代辦公技術(shù)條件下產(chǎn)生的一種新的文件類型,與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件在保存和處理方法上有很大區(qū)別。電子檔案已在檔案管理丁作中得到了廣泛的應(yīng)用，對(duì)有效推進(jìn)高校檔案，順利實(shí)施的必要條件進(jìn)行探討?！娟P(guān)鍵詞】高校；電子檔案；建設(shè)隨著現(xiàn)代技術(shù)的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)被廣泛地應(yīng)用到各個(gè)行業(yè)和領(lǐng)域，并在社會(huì)活動(dòng)和機(jī)構(gòu)運(yùn)轉(zhuǎn)中產(chǎn)生了大量的電子檔案。目前，電子檔案也成為了高校檔案必不可少的重要組成部分，很多高校都建立起了自己的局域網(wǎng)和自動(dòng)化辦公系統(tǒng)，這對(duì)文件的流轉(zhuǎn)和工作效率的提高起到了很大的推動(dòng)作用，但

2、它的形成、存儲(chǔ)和管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不同，也給檔案管理工作帶來了一次革命性的挑戰(zhàn)，檔案工作者只有順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，正確積極地認(rèn)識(shí)電子檔案的重要性和特點(diǎn)，加強(qiáng)對(duì)新時(shí)期檔案管理方法的研究，熟悉其特性和優(yōu)缺點(diǎn)，才能揚(yáng)長避短，從而進(jìn)一步推進(jìn)檔案管理的建設(shè)。所謂電子檔案，是指在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的、具冇保存價(jià)值的、由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)處理和存儲(chǔ)的機(jī)讀材料和其他載體形式的記錄，是信息社會(huì)發(fā)展的產(chǎn)物。電子檔案具有非直讀性，其信息內(nèi)容可以通過壓縮編碼和加密等技術(shù)性處理，使其具備相當(dāng)?shù)谋Ｃ艿燃?jí)，沒有密碼和權(quán)限無法直接查看,因此更加便于加

3、密。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案時(shí)代，查閱檔案時(shí)，通?？梢钥吹秸麄€(gè)卷宗，盡管查閱者只需利用卷中的一份或兒份文件，但卻能夠看到整卷檔案內(nèi)容。電子檔案即克服了這一缺點(diǎn)，可以根據(jù)查閱的范圍提供單份文件或片段，這樣查閱者就無法接觸其他無關(guān)的文件，從而保證了其他文件的保密性。一、推進(jìn)高校電子檔案建設(shè)的主要任務(wù)（一）加強(qiáng)電子文件的歸檔和管理電子文件歸檔和管理是檔案建設(shè)的重中之重，是當(dāng)前迫切需要解決的問題。檔案部門要以國家的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》為依據(jù)，加強(qiáng)檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的電子文件的實(shí)時(shí)接受、歸檔、管理和利用，確保有價(jià)值

4、的電子文件及時(shí)、完整、真實(shí)、有效的保存在檔案部門，為“電子公文和紙質(zhì)公文一樣得到科學(xué)保管和有效利用”奠定基礎(chǔ)。（二）加快館藏檔案的全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)高校檔案管理要從提高檔案管理現(xiàn)代化水平、方便利用這出發(fā)，不能僅僅滿足于目錄及的檢索和下載一個(gè)表格等，而應(yīng)當(dāng)提到新的高度，要適應(yīng)的需要、現(xiàn)代化管理的需要、提高利用效率的需要，保證查得快、準(zhǔn)、全。要在建立科學(xué)的檢索體系上下功夫，做好原有館藏檔案文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作的同時(shí)，加強(qiáng)機(jī)讀日錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，加快實(shí)現(xiàn)手工檢索向計(jì)算機(jī)全文檢索的全面過渡，為檔案利用提供最大方便。作為實(shí)施

5、的領(lǐng)導(dǎo)耍充分意識(shí)到數(shù)字信息資源是根木而硬件是手段，要把有限的資金重點(diǎn)用在信息資源的數(shù)字化轉(zhuǎn)換、全文錄入、系統(tǒng)設(shè)計(jì)等環(huán)節(jié)上,特別要優(yōu)先對(duì)一些重要的、珍貴的、容易受損的、利用頻率高的檔案進(jìn)行數(shù)字化加工。（三）要嚴(yán)格控制電子檔案的可轉(zhuǎn)換性以保證電子檔案的安全由于電子文件可以根據(jù)需要在不同的載體上同時(shí)存在，也可以互相轉(zhuǎn)換，包括文件的字體、簽名、印章等，通過計(jì)算機(jī)基本的復(fù)制、粘貼功能就能達(dá)到完全?致，這使得電了文件只能保證真實(shí)性而無法確定原始性。盡管如此，但我們可以利用計(jì)算機(jī)的更高功能對(duì)電子文件和電子資料加以保護(hù)。如將文檔

6、設(shè)為只讀模式，或?qū)Σ糠蛛娮游募用?，從而到?duì)電子文件進(jìn)行特定的保護(hù)。而?且由于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中信息的相對(duì)獨(dú)立性以及計(jì)算機(jī)環(huán)境本身的特點(diǎn)，使得對(duì)系統(tǒng)中信息的增刪、更改變得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出任何改動(dòng)的痕跡。在此情況下，如果未做備份，數(shù)據(jù)一旦被修改，原來的文檔就蕩然無存、毫無痕跡。因此,檔案室必須要將形成的第一手電子文件和電子資料及時(shí)備份存檔，確保今后的利用準(zhǔn)確。二、電子檔案管理在高校檔案管理中的應(yīng)用針對(duì)電子檔案在實(shí)際運(yùn)用屮所涉及的風(fēng)險(xiǎn)問題，可以采取以下措施進(jìn)行預(yù)防：(-)加強(qiáng)電子檔案存儲(chǔ)設(shè)

7、備以及網(wǎng)絡(luò)的安全性首先，保障存儲(chǔ)設(shè)備的安全，專機(jī)專用，定時(shí)進(jìn)行軟硬件更新升級(jí)，定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行管理維護(hù)，保證存儲(chǔ)設(shè)備的良好狀態(tài)；定期對(duì)存檔文件更新備份，防止文件在意外情況下的丟失；還可以通過網(wǎng)絡(luò)防火墻、身份驗(yàn)證、數(shù)字簽名、病毒預(yù)防以及檔案及時(shí)備份、嚴(yán)格規(guī)定讀寫權(quán)限，加強(qiáng)電子檔案在存儲(chǔ)處理過程中的安全性，確保電子文件在存儲(chǔ)、傳輸過程中的安全、保密，預(yù)防電子文件被其他用戶非法訪問和隨意刪改，應(yīng)當(dāng)不斷改進(jìn)現(xiàn)代化管理手段，努力提升館藏檔案的安全保護(hù)水平。（二）規(guī)范操作流程，杜絕檔案在操作過程中的風(fēng)險(xiǎn)首先加強(qiáng)人員的職業(yè)道德意

8、識(shí)和安全操作規(guī)范培訓(xùn)，使檔案管理員具備較高的職業(yè)操守，同時(shí)通過規(guī)范的操作，杜絕在人員操作的過程屮存在的漏洞。其次，盡量統(tǒng)一各單位檔案存儲(chǔ)的格式、處理軟件，防止文檔在格式轉(zhuǎn)換或者山于軟件兼容性問題被損壞。（三）為了保證電子檔案的壽命，使用多種媒介手段進(jìn)行備份存儲(chǔ)，同時(shí)及時(shí)升級(jí)和更新存儲(chǔ)技術(shù)，保證文件存儲(chǔ)的安全性和可讀性嚴(yán)格控制管理人員的權(quán)限，做到職責(zé)權(quán)限同步，防止由于管理人