淺議高校檔案信息化建設(shè)探究

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1、淺議高校檔案信息化建設(shè)探究檔案信息化建設(shè)是高校檔案工作適應(yīng)社會信息化的必然趨勢。所謂的檔案信息化，就是在檔案管理活動中，全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進行處置、管理并提供利用服務(wù)。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，一個以現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境正在迅速形成。在此背景下，高校普遍建立了自己的校園網(wǎng)，通過與國際互聯(lián)網(wǎng)的聯(lián)通實現(xiàn)高校內(nèi)外信息資源共享。作為高校信息資源服務(wù)中心的檔案管理部門，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下推動高校檔案信息化建設(shè)，發(fā)揮檔案信息的效能，將是高校檔案管理者需要關(guān)注的重點。一、高校檔案信息化建設(shè)的重要意義美國經(jīng)濟學(xué)家邁克爾?戈德海伯于1997年指出，在

2、以計算機網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的信息社會中，面對浩如煙海的信息，對人們來說，信息已不再是一種稀缺的資源，而是相對地過剩,稀缺的是人的注意力，因此，目前以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的新經(jīng)濟，其實質(zhì)就是“注意力經(jīng)濟”。高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是提高檔案注意力的有效手段，同時可以提高檔案的管理效率。1?高校檔案信息化，可提高高校檔案利用效率只有實現(xiàn)檔案信息化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。2?高校檔案信息化，可用翔實的高校檔案信息支持決

3、策和管理決策的及時正確、管理措施的得當(dāng)，要靠完整、可靠的信息和快速的綜合分析能力來保證。對此，檔案信息化有著獨特的優(yōu)勢，可以發(fā)揮重要的作用。3?高校檔案信息化，可為科學(xué)研究和知識普及等提供智能化服務(wù)檔案信息化，可一次投入，多次產(chǎn)出，遠程服務(wù)資源共享；可縮短二次文獻信息的編著時間，提高檔案信息利用的時效性；可提供豐富的具有地方特色的知識，進行愛國主義教育等。4?高校檔案信息化，可避免出現(xiàn)''時空黑洞”隨著計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和普及，電子政務(wù)、電子商務(wù)等將日趨普及。檔案人員要管好檔案，就要提前介入到電子文件和管理工作中，提前以管理檔案的形式管理電子文件

4、等有用信息，使信息發(fā)揮最大的效益。二、高校檔案信息化建設(shè)與檔案工作的關(guān)系高校教育信息化是一個內(nèi)涵非常豐富的概念，它包括實現(xiàn)校教育目標(biāo)體系信息化，實現(xiàn)教育決策管理信息化，實現(xiàn)學(xué)教育教學(xué)環(huán)境信息化，實現(xiàn)教育教學(xué)資源信息化，實現(xiàn)學(xué)習(xí)課程、教學(xué)模式信息化，實現(xiàn)學(xué)校教育教學(xué)評價、管理信息實現(xiàn)師資培養(yǎng)、培訓(xùn)信息化，實現(xiàn)教研科研信息化。信息化建設(shè)與檔案工作的關(guān)系非常密切。檔案信息是一種重要的信息資源。檔案信息是人類知識的結(jié)晶，是人類活的真實記錄，是人們認識和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)，是一種特殊的信息產(chǎn)品。信息化建設(shè)是知識經(jīng)濟時代主線。信息內(nèi)容豐富，信息需求量激增，信

5、息效益不均。社會信息消費需求主要來源于兩方面：一方面是生產(chǎn)需求，另一方面是生活需求。隨著信息化建設(shè)，現(xiàn)階段社會龐大的信息消費需求以及將來信息化程度加大時的潛在信息消費需求，者是檔案工作改革的直接動力。信息化建設(shè)是檔案工作改革的動力。信息社會的特點是信息生產(chǎn)量大，檔案工作改革是信息化建設(shè)的必然要求。三、高校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀和問題高校檔案，是高校重要的原生信息和寶貴資源，是制定高校發(fā)展計劃開展教育研究總結(jié)教育規(guī)律的重要依據(jù)要搞好高校檔案的信息化建設(shè)，必須按國家關(guān)于高校檔案管理的有關(guān)規(guī)定認真執(zhí)行。我國高校檔案工作起步較晚，隨著教育事業(yè)的不斷發(fā)展，高校檔

6、案工作也有了較快發(fā)展。然而，目前許多高校的檔案管理仍然處于傳統(tǒng)的手工管理模式，檔案信息化服務(wù)也是以手工服務(wù)為主要手段這種管理方式和檢索利用水平，導(dǎo)致絕大部分電子檔案無法收存和提供利用服務(wù)，不能滿足人們對檔案信息的現(xiàn)實要求。因此，在信息化時代的今天，高校檔案工作也必須與時俱進，深化改革，把檔案信息化建設(shè)與發(fā)展納入高校信息化建設(shè)的重要組成部分，使高校檔案工作更好的為師生的教學(xué)科研服務(wù)。目前，推進高校檔案信息化建設(shè)還有許多問題急需解決。一是檔案管理基礎(chǔ)工作標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化不夠檔案信息化的前提是基礎(chǔ)工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化但由于歷史原因，各類檔案的著錄細則相容性差，系統(tǒng)

7、軟件移植性不強，檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。二是管理軟件缺乏統(tǒng)一性檔案部門使用的計算機型號不一規(guī)格各異，開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)，不能快捷的出版信息編輯成果，從而制約了檔案信息化進程。三是檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計算機信息處理技術(shù)特點和發(fā)展考慮，所建的數(shù)據(jù)庫大多為條目數(shù)據(jù)庫，全文檔案信息所占的比例很低，只能單一檢索查詢,無法滿足用戶的多種需求。四是檔案信息人員的素質(zhì)有待提高實現(xiàn)檔案信息化管理，首先要有較高專業(yè)知識和能夠掌握先進技術(shù)水平的管理人員從高校目前狀況看，許多檔案管理

8、部門缺乏現(xiàn)代技術(shù)人才，其中檔案信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，即便引進了現(xiàn)代化設(shè)備，也不能充分利用，使之發(fā)揮作用