淺談高校學(xué)籍檔案管理

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1、淺談高校學(xué)籍檔案管理淺談高校學(xué)籍檔案管理摘要：學(xué)籍檔案是高校檔案的重要組織部分，學(xué)籍檔案管理工作對(duì)保證高校學(xué)歷電子注冊(cè)、新生學(xué)籍電子注冊(cè)、學(xué)年電子注冊(cè)工作的完成有不可替代的作用。通過(guò)分析高校學(xué)籍檔案管理面臨的挑戰(zhàn),結(jié)合學(xué)校實(shí)際，提出更好地實(shí)現(xiàn)學(xué)籍利用價(jià)值的對(duì)策。關(guān)鍵詞：高校；學(xué)籍；檔案管理中圖分類號(hào)：G27文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A文章編號(hào)：1002-2589(2012)13-0195-03高等學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作是高校教學(xué)管理工作的重要組成部分，高校學(xué)籍檔案是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、生活、工作、思想過(guò)程中直接形成的，是學(xué)生在校學(xué)習(xí)和學(xué)校歷史發(fā)展的原始記錄材料，同時(shí)，還是學(xué)校進(jìn)行科學(xué)管理、量化考核、定性定量分析

2、、深化教育教學(xué)改革、提高教學(xué)質(zhì)量和管理水平、開(kāi)拓人才信息資源不可缺少的條件［1］。信息化快速發(fā)展的今天，給高校學(xué)籍檔案工作也帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)和壓力，目前高校學(xué)籍檔案管理工作已進(jìn)入高速發(fā)展時(shí)期，其管理成效直接標(biāo)志著一個(gè)學(xué)校的日常教學(xué)管理水平。一、高校學(xué)籍檔案管理面臨的挑戰(zhàn)1?學(xué)籍、學(xué)歷管理體制改革的挑戰(zhàn)學(xué)歷電子注冊(cè)：由于社會(huì)上假文憑泛濫，不法分子偽造學(xué)歷證書行為嚴(yán)重，為維護(hù)國(guó)家學(xué)歷制度和學(xué)歷證書制度的嚴(yán)肅性和高等學(xué)校畢業(yè)生的合法權(quán)益。2000年，教育部開(kāi)始建立高等教育學(xué)歷證書電子注冊(cè)制度，并開(kāi)始進(jìn)行試點(diǎn)工作。2001年，教育部正式頒發(fā)了《高等教育學(xué)歷證書電子注冊(cè)暫行規(guī)定》，從2001年9月起全國(guó)即

3、實(shí)行各類高等教育學(xué)歷證書電子注冊(cè)制度。2010年4月，教育部在《關(guān)于普通高等教育學(xué)歷證書即時(shí)電子注冊(cè)的通知》中實(shí)施高等教育學(xué)歷證書在線即時(shí)電子注冊(cè)。至此，高等學(xué)校在對(duì)畢業(yè)生學(xué)歷資格審核后，通過(guò)中國(guó)高等教育學(xué)生信息網(wǎng)學(xué)籍學(xué)歷管理平臺(tái)上傳本校畢業(yè)生學(xué)歷數(shù)據(jù)注冊(cè)，即傳即審即上網(wǎng)，并形成學(xué)歷認(rèn)證網(wǎng)絡(luò)。新生學(xué)籍電子注冊(cè)：2007年3月，教育部出臺(tái)《普通高等學(xué)校新生學(xué)籍電子注冊(cè)暫行辦1法》，并印發(fā)《高校學(xué)生獲得學(xué)籍及畢業(yè)證書政策告知》，暫行辦法笫四條規(guī)定：新生報(bào)到后，高等學(xué)校要按國(guó)家招生規(guī)定和《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》對(duì)其進(jìn)行入學(xué)資格復(fù)查。復(fù)查合格取得學(xué)籍的，依據(jù)本辦法及吋進(jìn)行學(xué)籍電子注冊(cè)。此工作的實(shí)施

4、把住了學(xué)歷電了注冊(cè)的進(jìn)口關(guān)，將學(xué)歷電子注冊(cè)的資格審核提前到了入學(xué)階段。新生學(xué)籍電子注冊(cè)政策的出臺(tái)，強(qiáng)化了省級(jí)教育行政管理部門的監(jiān)管職責(zé)，規(guī)范各省招辦錄取工作，及早地排除了學(xué)籍糾紛，遏制了高校違規(guī)招生行為，規(guī)范了高校辦學(xué)行為。學(xué)年電子注冊(cè)：2008年10月，教育部在《關(guān)于普通高等學(xué)校學(xué)生學(xué)年電子注冊(cè)的通知》屮要求對(duì)在校生進(jìn)行學(xué)年電子注冊(cè)工作。學(xué)年電了注冊(cè)工作是學(xué)歷電了注冊(cè)和普通高校新半學(xué)籍電子注冊(cè)的進(jìn)一步延伸和擴(kuò)充，是對(duì)在校生新學(xué)年學(xué)習(xí)資格的認(rèn)定，要求各高校在中國(guó)高等教育學(xué)生信息網(wǎng)學(xué)籍學(xué)歷管理平臺(tái)實(shí)時(shí)操作在校學(xué)生的學(xué)籍杲動(dòng)情況，加強(qiáng)了高校學(xué)生管理的基礎(chǔ)性工作，實(shí)現(xiàn)了省級(jí)教育行政管理部門對(duì)高校學(xué)籍

5、管理工作全過(guò)程的監(jiān)督和指導(dǎo)，使學(xué)籍管理工作更趨規(guī)范化和信息化。高等教育學(xué)籍、學(xué)歷證書電子注冊(cè)制度，為高等學(xué)校學(xué)籍管理工作提供了新的手段，也對(duì)學(xué)籍檔案管理工作提出了前所未有的挑戰(zhàn)⑵。2.學(xué)籍檔案自身的挑戰(zhàn)學(xué)籍檔案主要包括：學(xué)生入學(xué)通知書、新生入學(xué)登記表、成績(jī)單、獎(jiǎng)懲、學(xué)籍杲動(dòng)、學(xué)生思想政治活動(dòng)考核情況、畢業(yè)資格及學(xué)位授予情況、學(xué)生表現(xiàn)鑒定等與學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間密切相關(guān)的材料。學(xué)籍檔案具有形成的規(guī)律性、往復(fù)的特殊性、存貯方式的多種性、表現(xiàn)形式的多樣性等特征，隨著高校教學(xué)改革發(fā)展，畢業(yè)牛人數(shù)的增加，學(xué)籍檔案案卷數(shù)H益增多，涉及的內(nèi)容也更為復(fù)雜、更加充實(shí)，范圍也更大，學(xué)籍檔案也被賦了更多利用價(jià)值，工作任

6、務(wù)更繁重，要求更高,也引發(fā)了許多新?tīng)顩r、新問(wèn)題［3］。檔案材料是從檔案管理實(shí)踐中得來(lái)的,學(xué)籍檔案意識(shí)缺乏、收集不及時(shí)或不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案的價(jià)值以致檔案遺失，都會(huì)使學(xué)籍檔案失去參考、憑證和利用價(jià)值。2.服務(wù)對(duì)象的挑戰(zhàn)隨著高等教育體制改革的不斷深化，學(xué)生與高校Z間，學(xué)生變得更加主動(dòng)，形成一種享受服務(wù)和提供服務(wù)的關(guān)系，學(xué)生選擇學(xué)校，學(xué)校也有義務(wù)為學(xué)生提供服務(wù)。同吋隨著我國(guó)信息化的發(fā)展，社會(huì)各界是檔案管理的另一個(gè)服務(wù)對(duì)象，學(xué)籍檔案的重要性就更加凸顯出來(lái)了。對(duì)高校而言，提供高校檔案的利用價(jià)值，有助于擴(kuò)大高校的社會(huì)影響，為高校發(fā)展贏得越來(lái)越優(yōu)質(zhì)的社會(huì)資源與社會(huì)環(huán)境，因此，高校檔案部門應(yīng)從服務(wù)于高校發(fā)展的目標(biāo)

7、實(shí)現(xiàn)角度出發(fā)，立足于校內(nèi)與社會(huì)兩方面檔案需要，在有效滿足高?？谏頇n案需求的同時(shí)，盡最大努力實(shí)施檔案的利用價(jià)值。學(xué)籍檔案管理工作如何面對(duì)學(xué)籍檔案服務(wù)對(duì)象的變化及吋調(diào)整，更好地服務(wù)于社會(huì)各界和學(xué)生，是一個(gè)必然要面對(duì)的問(wèn)題。4?信息化服務(wù)的挑戰(zhàn)近年來(lái)信息技術(shù)發(fā)展迅速，逐漸融入人們的生活，改變?nèi)藗兊纳罘绞健Ｐ畔⒒募夹g(shù)作為社會(huì)各界FI常工作中的基本手段得到廣泛應(yīng)用，在學(xué)籍檔案管理工作中，高校學(xué)籍檔案的工