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《文檔管理規(guī)定》由會(huì)員上傳分享，免費(fèi)在線閱讀，更多相關(guān)內(nèi)容在工程資料-天天文庫(kù)。
1、文檔管理規(guī)定1目的為規(guī)范和加強(qiáng)公司管理制度制定、收、發(fā)文件的管理，及時(shí)處理公司各類應(yīng)長(zhǎng)期保存文檔，準(zhǔn)確便捷地查找相關(guān)信息，特制定本規(guī)肚。2適用范圍本規(guī)定適用于公司級(jí)管理制度的制定、修訂以及公司工作中形成的各類應(yīng)存檔文件資料的管理。3職能職責(zé)3.1綜合管理部是公司文檔的歸口管理機(jī)構(gòu)。負(fù)責(zé)各種公司級(jí)管理制度、內(nèi)部重要發(fā)文、外來(lái)文件的編號(hào)、傳遞、分類、存檔、保管。3.2各部門(mén)對(duì)本部門(mén)所形成的各類文檔和部門(mén)內(nèi)部文件規(guī)定進(jìn)行管理負(fù)責(zé)。3.3管理人員應(yīng)對(duì)自己所形成的文檔資料的準(zhǔn)確性、完整性、歸檔的及時(shí)性負(fù)責(zé)，對(duì)所利用的文檔負(fù)保護(hù)及保密責(zé)任。4文檔編號(hào)4.1管理制度編號(hào)規(guī)則**公司所有的管理制度，按照編號(hào)規(guī)
2、則統(tǒng)一編號(hào)。本文中管理制度是指公司級(jí)別的行政、人事、后勤以及財(cái)務(wù)管理制度。修訂版本號(hào)，依次為A、B、C…管理制度流水號(hào)01、02、03-編制部門(mén)代號(hào)，綜合管理部：**;財(cái)務(wù)部：**;工程租賃部：**。管理制度統(tǒng)一代號(hào)：MS公司代號(hào):例：綜合管理部編制的管理制度,流水號(hào)為01,修訂版本號(hào)為A。則文件編號(hào)為：4?2公司發(fā)文編號(hào)規(guī)則所有需要綜合管理部存檔的公司發(fā)文，由綜合管理部統(tǒng)一編號(hào)、輸出、流轉(zhuǎn)、存檔。發(fā)文流水號(hào)1、2、3??-發(fā)文年份公司代號(hào)發(fā)文代號(hào)例：2011年公司發(fā)文第16號(hào)，則文件編號(hào)為****[2011]16號(hào)4?3公司收文編號(hào)規(guī)則所有需要綜合管理部存檔的公司收文，由綜合管理部統(tǒng)一編號(hào)、
3、傳遞、存檔。XXXXYYZZ收文流水號(hào)01、02、03-收文月份01、02、03-收文年份例：2011年7月公司收文第18號(hào)，則文件編號(hào)為:201107184?4所有的管理制度使用統(tǒng)一的封面，正文統(tǒng)一使用小四號(hào)宋體，行間距1?5倍，左、右頁(yè)邊距均為2.5cm,上頁(yè)邊距分別為3cn),頁(yè)眉為lcm,下頁(yè)邊距為2cm,頁(yè)腳為lcm。5文檔分類以下文檔需要由綜合管理部統(tǒng)一存檔管理5.1公司級(jí)別的管理制度，包含各種行政、人事、后勤、財(cái)務(wù)類制度。5.2公司發(fā)文5.2.1向上級(jí)單位、主管部門(mén)、地方政府、咨詢機(jī)構(gòu)等提交的齊種正式文件。5.2.2公司內(nèi)部重要決定、通知、人事任免書(shū)。5.2.3公司發(fā)布在辦公平臺(tái)
4、及網(wǎng)站上的文件，保留電子版。5.2.4發(fā)給顧客的文件，與投標(biāo)、報(bào)價(jià)、合同有關(guān)的文件由工程租賃部統(tǒng)一管理。5.3公司收文5.3.1上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文，主耍指相關(guān)主管部門(mén)和地方行政主管部門(mén)來(lái)文。5.3.2顧客來(lái)文、來(lái)函，與投標(biāo)、合同有關(guān)的文件由工程租賃部統(tǒng)一管理。6文檔管理要求5.1各種需要存檔的文檔資料無(wú)論是電子版還是紙質(zhì)文件都需要根據(jù)不同的類別單獨(dú)存放，同時(shí)建立文件1=1錄，及時(shí)更新電子版1=1錄，并定期更換紙質(zhì)文件夾屮的日錄，保證冃錄與存放文件相對(duì)應(yīng)。6.2所有的公司級(jí)管理制度，經(jīng)出審核、審批后由綜合管理部發(fā)放到各部門(mén)，并由各部門(mén)簽收，形成《文件發(fā)放記錄》與原件起裝訂保存。6.3公司發(fā)文經(jīng)由審核、
5、審批后由綜合管理部統(tǒng)一編號(hào)、輸出、發(fā)放，并由接收單位簽收，形成《發(fā)文登記表》與原件一起保存。6.4綜合管理部收到外來(lái)文件后，需要存檔的在《外來(lái)文件登記表》上予以登記，然后根據(jù)收文內(nèi)容將復(fù)卬件傳遞給相關(guān)部門(mén)或人員處理。原件綜合管理部留存。6.5歸檔文件口錄，保留電子版和紙板兩種形式的文件目錄，隨時(shí)更新屯子目錄，保持忖錄的齊全、準(zhǔn)確、真實(shí)、無(wú)漏項(xiàng)，定期打印紙質(zhì)H錄，保持存檔文件與H錄一致。7文件借閱7.1公司各部門(mén)因工作需要借閱綜合管理部存檔的相關(guān)文件時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《文件借閱登記表，并在使用完畢后及時(shí)歸還。6.2各部門(mén)借出的文檔資料在使用完后及時(shí)歸還綜合管理部，不得轉(zhuǎn)借。使用過(guò)程中必須注意保護(hù)不得損壞
6、、遺失。8相關(guān)記錄序號(hào)記錄名稱記錄編號(hào)保存期限保存地點(diǎn)歸檔期限1文件發(fā)放記錄無(wú)永久綜合管理部即時(shí)2管理制度文件目錄無(wú)即時(shí)更新綜合管理部即時(shí)3發(fā)文登記表無(wú)永久綜合管理部一年4外來(lái)文件登記表無(wú)永久綜合管理部一年5文件借閱登記表無(wú)三年綜合管理部年9本文件修改記錄表序號(hào)修改日期修改條款修改標(biāo)記修改通知單編號(hào)修改人
