檔案記錄管理程序

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1、發(fā)行日期年月日ABC股份有限公司文件編號(hào)2-120-003版次版文件名稱:檔案記錄管理程序文件區(qū)分■管制文件□非管制文件制訂單位行政室次數(shù)修訂前之內(nèi)容修訂後之內(nèi)容修訂日期核決審查擬案文件編號(hào)檔案記錄管理程序版第1頁(yè)，共3H1?目的：制定與維持簽呈及各項(xiàng)記錄之管制作業(yè)，並使資料之流通迅速、正確，以確保各相關(guān)部門能適時(shí)獲得適當(dāng)?shù)淖钚沦Y料並對(duì)記錄有效的管制。2?適用範(fàn)圍：有關(guān)各部門之簽呈與記錄均適用。3.名詞定義：3?1?簽呈：由擬案權(quán)責(zé)人依實(shí)際需要，將擬案之原因或說(shuō)明、解決方案或處理過(guò)程呈送部門主管及相關(guān)單位主管審查後，依核決

2、權(quán)限呈送核準(zhǔn)之資料。3?2?系統(tǒng)運(yùn)作記錄：有關(guān)系統(tǒng)運(yùn)作中足以證明系統(tǒng)之有效運(yùn)作之記錄。3.3.成本記錄：執(zhí)行成本管理有關(guān)之資料°3.4.生產(chǎn)記錄：執(zhí)行生產(chǎn)管理有關(guān)之資料。4?責(zé)任與權(quán)限：4.1?外來(lái)文件之接收、分發(fā)與管制，由行政室負(fù)責(zé)執(zhí)行。4.2?管制類記錄的設(shè)定與修改，由各制定單位負(fù)責(zé)執(zhí)行。4.3.各保存單位主管應(yīng)督導(dǎo)該單位管制類簽呈或記錄，依本規(guī)定執(zhí)行管制。4.4.保存單位檔案管理人員，應(yīng)依本規(guī)定執(zhí)行檔案及記錄管理。5.內(nèi)容:5.1?簽呈、表單塡寫：各單位依工作上之需要或要求塡寫各類簽呈及表單。5.2?簽呈、記錄收集：

3、各單位對(duì)於自己所塡寫、製作，或其他單位轉(zhuǎn)來(lái)要求協(xié)辦之簽呈或記錄應(yīng)加以收集，並了解內(nèi)容以便處理或協(xié)辦。5.3?檔案分類：5.3.1.各單位對(duì)於收集的資料或記錄需分簽呈、管制類記錄及?一般類記錄予以整理。5.3.2.系統(tǒng)運(yùn)作記錄需依「品質(zhì)記錄管制一覽表j規(guī)定之期限保存，而且在期限內(nèi)能調(diào)出提供分析，以鑑定品質(zhì)管理趨勢(shì)與矯正及預(yù)防之需要，一般類則無(wú)上述規(guī)定。5.3.3.其餘有關(guān)成本、生產(chǎn)、安全之記錄亦參考上述規(guī)定執(zhí)行。5.4.歸檔：5.4.1.管制類記錄由保存單位收集後，均需依其屬性類別分類建立檢索方式歸檔。5.4.2.其他單位向

4、保存單位借閱管制類記錄者，應(yīng)先徵求該單位主管同意。5.4.3?保存單位對(duì)於管制類記錄於歸檔期間應(yīng)妥善保管，並防止損傷、遺失及因潮溼之環(huán)境造成損壞。文件編號(hào)檔案記錄管理程序版第2頁(yè)，共3頁(yè)5.5.文件之彙整：保存單位對(duì)於管制類記錄於歸檔後需定期加以彙整，可依機(jī)種別、客戶別、部門別、日期別、編號(hào)別等加以區(qū)分，並製作索引。5.6?近期管制類記錄之處置(條文4.2.4.1記錄保存)5.6.1保存單位應(yīng)不定期檢討管制類記錄之保存期限，並加以適當(dāng)處置。5.6.2管制類記錄超過(guò)保存期限時(shí)管制需求自動(dòng)消失，應(yīng)另行處置。如銷毀、廢棄燒掉或移

5、至他處統(tǒng)一保管…等。5.6.3顧客指定或有法規(guī)要求之記錄，其管制及保管期限，應(yīng)依照客戶或法規(guī)規(guī)定的要求。5.7?外部提供之記錄規(guī)定5.7.1.外部提供之記錄包括供應(yīng)商與外包商之出廠證明報(bào)告‘如檢驗(yàn)報(bào)告或校正單位提供之校正報(bào)告書等。5.7.2.有關(guān)外部捉供之記錄管制，依照公司管制類品質(zhì)記錄之規(guī)定。5.8.記錄之處置5.8.1.品質(zhì)記錄之保存期限，依各制定保管單位規(guī)定之「品質(zhì)記錄管制一覽表」來(lái)執(zhí)行。5.8.2.客戶對(duì)於本公司品質(zhì)記錄之管制方式，另有規(guī)定或要求提供其評(píng)估使用時(shí)，可於合約或訂單中與本公司協(xié)商。(條文4.2.4.1記

6、錄保存)6.相關(guān)文件：6.1.品質(zhì)手冊(cè)(1?100?001)。7?使用文件：7.1?附件：7.1.1.附件一：檔案記錄管制作業(yè)流程圖。7.2.相關(guān)表單7.2.1.品質(zhì)記錄管制一覽表(2-120-003-01)7.2.2.報(bào)告書(3-120-028-05)8?實(shí)施本辦法應(yīng)呈總經(jīng)理核準(zhǔn)後實(shí)施'修改時(shí)亦同。