HR學習：開個好會事半功倍

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1、HR學習：開個好會事半功倍　　　　大約100年以前美國人亨利·馬丁·羅伯特將軍出版了《羅伯特議事規(guī)則》此后的一個世紀以來人們將此書奉為民主議事的圭臬《羅伯特議事規(guī)則》的偉大之處在于其為開會這件平常事建立了一套完整的流程讓會議不至陷入無序引起矛盾還保障了決策的合理性　　　　可如今我們的會開得還是缺少章法大會開得繁瑣小會開得隨意開會之前稀里糊涂開會之后也沒能明白清楚人們普遍對開會沒能增加多少好感只是不斷地開會“文山會?！币廊皇呛芏喙咀鍪滦实拖碌膶懻铡　　　“蚜_伯特的理論套用到企業(yè)的現(xiàn)實中來我們在這里簡而化之地梳理一份適用于企業(yè)開會的方法看看為了一個高效而美妙的會議應(yīng)該做些什么　　　　1、

2、開會必須具有目的性意在通過眾人討論做出某項與公司利益相關(guān)的決議一個不知道為什么而開的會必然以跑題和沉默為主每個與會者在進入會議室之前都應(yīng)該已經(jīng)想好自己的觀點和今天要說的話“頭腦風暴”嚴格來說并不是有效的會議形式因為即時的提出想法很難做出最優(yōu)的選擇借用開會討論激發(fā)想象從無到有創(chuàng)建新的方案實際上往往是不得以而為之的做法開會講求有備而來每個人構(gòu)造想法的過程應(yīng)該在會前完成開會的任務(wù)只有一個——就問題找出最好的解決辦法　　　　2、因此要有一些會前的工作議程、需要討論的內(nèi)容以及每個人的相關(guān)任務(wù)應(yīng)該有專人負責起草和發(fā)送郵件即便是例會這么做也能夠增強員工們的重視程度當然員工也可以在郵件中提出新的問題讓大

3、家盡早形成想法另外有一個小技巧可以讓員工們對會議更有準備和期待就是提前透露會議上要決定的事宜和可能將要達到的效果此舉等于對會議進行了提前的預(yù)熱和炒作　　　　假如會議只是單純地布置任務(wù)作用多半不會太積極因為大家沒有獲得自己的表達時間和話語權(quán)一味地坐著聽命容易導致情緒低落如果能夠以郵件或私下溝通的形式代替則會顯得更為得體　　　　3、日常而言公司里的會議需要有兩種角色：引導者和參與者會議由誰召集一般就由誰作為引導者引導者的作用相當于羅伯特所說的主席或主持人負責穿針引線調(diào)節(jié)氣氛引發(fā)討論　　　　4、會議伊始引導者最好能夠重申一下會議的目的需要解決的問題有些然后說明討論從里開始再引導著大家逐個說出自

4、己的想法這么做是讓參與者都把狀態(tài)調(diào)整到會議中也是給予一定的時間去準備發(fā)言不要讓大家一下子陷入到“從零開始”的慌亂中來　　　　5、引導者應(yīng)該注意觀察誰一直在說誰在整個會議中不發(fā)一語從而做出平衡內(nèi)部會議的核心是討論而不是發(fā)布和聽講如果一個問題提出后遭遇了冷場引導者可以試著將它分解成若干個子問題代入到現(xiàn)實語境或者先發(fā)表自己的看法激發(fā)討論在會議的最后引導者需要將大家認可的觀點重新強調(diào)一遍以便校對與會者對會議精神的理解　　　　6、會議的參與者在會前務(wù)必結(jié)合著會議重點整理一下思路最好用文字寫下草稿防止到會上發(fā)言時由于緊張一下子大腦空白這樣做也方便在會議中保持一個清空的狀態(tài)聽取別人的意見而不是只想著自

5、己要說的話強調(diào)自己的觀點　　　　7、如果人手充足最好在會上設(shè)立專門的記錄員將會議要點在會后發(fā)送給所有與會人員一方面用于確認決議另一方面這也給了人們重新進行反饋的空間如果有人在會上沒能充分表達自己的想法并對決議依然持有異議可以通過郵件再次溝通但就一個問題反復開會一般是不必要的做法堅持一事一議原則節(jié)約會議成本除非超過2/3的人都認為應(yīng)該對此問題重新討論否則盡量不要復議費時費力　　　　8、開會要避免某個人的演講滔滔不絕其余的人容易感到被動而無話可說;而所有人隨意地發(fā)言又容易毫無頭緒拖慢進展的速度這就需要建立一種會場中的“游戲規(guī)則”羅伯特特意強調(diào)的就是會議的“程序正義”　　　　規(guī)則最關(guān)鍵的一點是

6、限制個人的發(fā)言時間和次數(shù)可以參考的做法是事先安排發(fā)言者的順序一輪完成后再進行探討當相同的意見被反復提及時會議的引導者要注意適時地打斷并詢問不同的意見　　　　9、最后的決定應(yīng)該獲得多數(shù)人的支持當多數(shù)人同意某項決議時少數(shù)人的意見應(yīng)該受到約束否則會議就沒完沒了了;但多數(shù)人必須尊重少數(shù)人的權(quán)利每一個決策相關(guān)者都要獲得發(fā)言權(quán)如果問題十分重大可以調(diào)整決議通過的量化指標比如從1/2調(diào)整到3/4　　　　10、對于與會者表達自己觀點的前提是聽清了對方的發(fā)言你要確保自己弄懂了別人話中想要表達的意思很多時候看法并不矛盾但表達方式不同就會引起爭執(zhí)不過如果意見確實針鋒相對也應(yīng)盡量直言不諱畢竟會議是公開的問題是公共

7、的不涉及私人好惡然而要注意方法最好面向會議的引導者發(fā)表看法因為如果不同意見的持有者面對面討論則很有可能變成頂撞或爭吵造成情緒失控　　　　11、開會的時長有人說開會不要超過20分鐘建議站著開會以便迅速做出決議在這里并不推薦這類的做法開會為的就是充分討論能盡快當然好但限制時長沒有意義反而容易走向形式主義草草了事不過會議時間絕不是越長越好聯(lián)合公司東京總務(wù)部長岡本讓曾說：“會議時間最好不要超過兩小時兩小時是一個人注意力的極限”這話有理注意力