淺談檔案收集工作的新思想

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1、淺談檔案收集工作的新思想［摘要］我院為三級甲等醫(yī)院，擁有兩個院，醫(yī)技、臨床等科室共冇68科室在收集工作中是整個檔案工作中極為重耍的一個環(huán)節(jié)?做好收集，是檔案工作環(huán)節(jié)中的起點性工作，也是整個檔案工作的基礎(chǔ)，其有著十分重要的意義?，F(xiàn)就醫(yī)院的實際情況來說，從檔案收集各環(huán)節(jié)、優(yōu)化檔案的途徑、加強調(diào)查和指導(dǎo)等方面對檔案收集的方法和意義進行闡述。［關(guān)鍵詞］醫(yī)院檔案收集工作檔案收集丁作是為了解決文件形成后的分散狀態(tài)與利用要求集中的矛盾，也是實現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理的一項重要和基本內(nèi)容。也就是說，把分散在各機關(guān)內(nèi)部職能部門和個人手中的文件材料，按照規(guī)定集中保存起來

2、。1.1檔案的收集工作是檔案管理工作的起點，就是按照黨和國家的規(guī)定，通過例行的接收制度和專門征集的辦法，把分散在各機關(guān)、個人手中有價值的檔案分別集中到各有關(guān)機關(guān)檔案室和各級檔案室的工作。檔案收集工作的內(nèi)容主要包括三方面:一是對本機關(guān)需要歸檔檔案的接收工作。機關(guān)各部門辦理完畢的文件是檔案室檔案的主要來源，建立健全機關(guān)內(nèi)文件材料的歸檔工作制度是機關(guān)檔案部門開展檔案收集工作的主耍途徑。二是對各現(xiàn)行機關(guān)和撤銷機關(guān)具有長久保存價值的檔案的集中和接收工作。接收現(xiàn)行機關(guān)和撤銷機關(guān)的檔案，特別是接收現(xiàn)行機關(guān)的檔案，是各級國家綜合檔案室收集工作的經(jīng)常性任務(wù)。三是

3、對丿力史檔案的接收和征集工作。檔案工作的對象是檔案，檔案收集的齊全與否，會直接影響檔案工作其他環(huán)節(jié)，尤其是直接影響到社會各方面對檔案的冇效利用。1.2收集工作是檔案室耍貫徹集中統(tǒng)一、分級管理原則的重耍措施，檔案對國家規(guī)定應(yīng)該歸檔的各種門類和載體的檔案，不得分散保存，任何個人更不能據(jù)為己有。只有通過行之有效的檔案收集工作，才能把檔案集中到各機關(guān)檔案室和各級各類檔案室，形成統(tǒng)一的檔案信息保管基地，實行集屮統(tǒng)一、分級分專業(yè)科學管理1.3收集工作是決定檔案工作存在和發(fā)展的重耍條件檔案數(shù)量的多少決定檔案T作規(guī)模的大小，檔案的質(zhì)量高低決定檔案工作的水平高低

4、。檔案室所管理的檔案是靠收集工作取得的，只有收集工作搞好了，才能有效地開展整理、鑒定、保管、編研等工作，檔案工作才能存在并得到發(fā)展。1.4收集工作是衡量檔案室工作質(zhì)量的重耍標尺收集工作是檔案室取得檔案的手段，收集工作的效果決定檔案室室藏檔案的數(shù)量多少與質(zhì)量高低。2?意義檔案收集是貯存檔案信息資源的重要途徑；是實現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理的基木手段；是檔案管理其他業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)；是決定檔案存在和發(fā)展的前提條件?？俍,檔案收集是檔案業(yè)務(wù)管理工作的首要環(huán)節(jié)，是檔案室、檔案室工作的起點。3.要求一是歸檔應(yīng)當齊全完整；二是加強檔案室外的調(diào)查和指導(dǎo)；三是保持檔案的

5、不分散性；四是積極推行入室檔案的標準化。4?檔案室的收集檔案室的檔案主要來自四個方面:一是接收現(xiàn)行機關(guān)的檔案。二是接收撤銷機關(guān)的檔案。三是征集歷史檔案。四是檔案室Z間交換檔案。5?如何加強檔案征集工作一是積極爭取領(lǐng)導(dǎo)重視。爭取上級領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門的高度重視和相關(guān)政策，加大項目爭取力度，為檔案室工作發(fā)展創(chuàng)造良好的外部壞境。二是要深入開展檔案法制宣傳教育。檔案部門要采取多種形式，廣泛宣傳檔案法律、法規(guī)、規(guī)章，進一步提高廣大干部群眾貫徹執(zhí)行檔案法律、法規(guī)的自覺性，提高全社會對檔案工作的支持度和參與度，營造有利于檔案事業(yè)發(fā)展的良好氛I韋I。二是要加強檔案

6、行政執(zhí)法。要將檔案行政執(zhí)法檢查作為依法管理檔案事業(yè)的重耍手段，并使之經(jīng)?；⒅贫然?。檔案部門耍配合上級主管部門組織檔案行政執(zhí)法檢查，對出現(xiàn)問題的及時整改提高，切實改變檔案?工作的薄弱環(huán)節(jié)和落后面貌。四是高度重視檔案安全保管和有效利用，各級檔案室要建立檔案信息安全保障體系，做好檔案信息的備份工作，同時要完善保護措施，及時消除隱患，嚴格管理制度，正確處理檔案安全和方便利用的關(guān)系，嚴把檔案利用關(guān)。4?檔案收集工作的要求檔案收集工作的基木要求是加強檔案室外業(yè)務(wù)工作的調(diào)查與指導(dǎo)，保證歸檔和接收進室檔案的齊全完整，維護全宗和全宗群的不可分散性，實現(xiàn)入室檔案

7、的標準化6.1加強檔案室外業(yè)務(wù)工作的調(diào)查與指導(dǎo)收集工作是要解決檔案的分散形成與集中管理的矛盾，這就要求在收集T作中必須重視室外檔案業(yè)務(wù)丁作的調(diào)查，掌握收進檔案等方Ifii的信息，以便科學地安排和指導(dǎo)檔案移交工作。檔案室在接收檔案前，應(yīng)當對確定進室的進行檔案基木情況的調(diào)查與分析，協(xié)同檔案行政管理部門制訂相應(yīng)的辦法，對有關(guān)單位的檔案工作進行監(jiān)督、指導(dǎo)與檢查，提高組卷與初步鑒定的質(zhì)量，做好歸檔與進室的各項準備工作6.2維護全宗和全宗群的不可分散性全宗是?個單位檔案的整體。?個機關(guān)的各項工作活動不是孤立進行的，相互之間有著密切的聯(lián)系。在工作中形成的文件

8、材料，無論從來源、內(nèi)容、形式、時間等方面都存在著固冇的聯(lián)系，是一個不可分割的輟體。作為一個全宗，集中在一個機關(guān)檔案室或檔案室，不允許人為地分割。6.整