從語(yǔ)氣角度談?dòng)⒄Z(yǔ)商務(wù)信函寫作

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1、從語(yǔ)氣角度談?dòng)⒄Z(yǔ)商務(wù)信函寫作摘要：商務(wù)活動(dòng)的快節(jié)奏，使人們將商務(wù)信函作為商務(wù)交流的主要方式。在沒(méi)有面對(duì)面交流的情況下，人們只有通過(guò)文字讀懂對(duì)方的意思,寫作者通過(guò)文字所表達(dá)的語(yǔ)氣直接傳達(dá)了寫信者對(duì)讀信者所要表達(dá)的情感。本文以面子理論為指導(dǎo)，從自然、委婉、站在讀者角度和禮貌語(yǔ)氣的角度，為商務(wù)信函寫作者提供技巧。關(guān)鍵詞：英語(yǔ)商務(wù)信函語(yǔ)氣寫作技巧一、引言美國(guó)語(yǔ)言學(xué)家Leech提出了禮貌原則，其中包含贊譽(yù)原則、一致原則、得體原則、慷慨原則、同情原則、慷慨原則，強(qiáng)調(diào)的是將利益多讓給對(duì)方一些［1］。Brown和Levinson提出的面了理論，將人的面了分為積極面了和消極面子［2］

2、。積極面子是希望自己得到對(duì)方的喜愛(ài)和尊重，而消極面子是指不希望對(duì)方丁涉自己的彳亍為。在此基礎(chǔ)上，Ting-Toomey的面子協(xié)商理論則研究不同文化對(duì)面子的維護(hù)和協(xié)商，高語(yǔ)境文化追求積極面子，低語(yǔ)境文化追求消極面子［3］。不論在何種文化下，商務(wù)信函的目的都是建立良好的商務(wù)關(guān)系，故維護(hù)彼此面子就尤為重耍。人們?cè)谛藕凶x的是文字，但體會(huì)的是情感。而傳達(dá)情感的媒介則是語(yǔ)氣，語(yǔ)氣是文章聽(tīng)起來(lái)的感覺(jué)，語(yǔ)氣能反映作者對(duì)讀者的情感。二、商務(wù)信函中的語(yǔ)氣1?委婉的語(yǔ)氣在投訴、拒絕、索賠和抱怨等信函中，這類信的木質(zhì)是沖突的，直截了當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)言沒(méi)冇給對(duì)方留面子，因而會(huì)傷害彼此感情，不利于長(zhǎng)期

3、合作。相反，通過(guò)委婉語(yǔ)氣的使用，既能表達(dá)出自己的不滿，乂能保住對(duì)方的面子，消除彼此Z間的緊張感。(1)被動(dòng)語(yǔ)態(tài)據(jù)統(tǒng)計(jì)，在商務(wù)信函中，80%?85%使用主動(dòng)語(yǔ)態(tài)，20%?25%使用被動(dòng)語(yǔ)態(tài)［4］。在大多數(shù)情況下，主動(dòng)語(yǔ)態(tài)的使用更顯直截了當(dāng)，更能突出自然的語(yǔ)氣，易于交流。la.Youarerequestedtosendusacopyofcatalogue?lb.Werequestyoutosendusacopyofcatalogue.la中使用被動(dòng)語(yǔ)氣來(lái)請(qǐng)求對(duì)方寄產(chǎn)品目錄，語(yǔ)氣生硬，讀信者會(huì)產(chǎn)生對(duì)方是下命令般要求自己寄產(chǎn)甜目錄的感覺(jué)。而2b屮通過(guò)簡(jiǎn)單的主動(dòng)語(yǔ)態(tài)，將自己對(duì)

4、于對(duì)方的請(qǐng)求直接地表達(dá)出來(lái)，簡(jiǎn)單、委婉卻乂不失情誼。然而，在一些情況下，如不強(qiáng)調(diào)或者故意不強(qiáng)調(diào)動(dòng)作的實(shí)施者而避免傷害彼此感情，被動(dòng)語(yǔ)態(tài)比主動(dòng)語(yǔ)態(tài)更顯妥當(dāng)。lc.Wemadeamistake.ld.Anerrorwasfound.le.Youfailedtosignthecheck.lf.Yourcheckwasnotsigned?lc、Id和le、If兩組句子所體現(xiàn)的分別是寫信者和讀信者各自過(guò)失。lc和le使用主動(dòng)語(yǔ)態(tài)，都明確指出了過(guò)失的造成者，或者提醒了對(duì)方自己的失誤，或者當(dāng)面直接指出了對(duì)方的錯(cuò)誤，語(yǔ)氣生碩、直接，可能造成商務(wù)活動(dòng)無(wú)法進(jìn)行下去。相反，Id和If使用

5、了被動(dòng)語(yǔ)態(tài)，不僅將錯(cuò)誤提了出來(lái)，同時(shí)委婉地掩蓋或者提出了犯錯(cuò)方，不僅給對(duì)方留足了面子，還給了對(duì)方緩沖處理負(fù)面消息的時(shí)間，更能讓對(duì)方接受。(2)虛擬語(yǔ)態(tài)寫作時(shí)使用虛擬語(yǔ)態(tài)，也是表達(dá)委婉語(yǔ)氣的一種方法。lg.Ican,tacceptyourquotation.lh?IwishIcouldacceptyourquotation.同樣是不接受對(duì)方的報(bào)價(jià)，lg中使用了car?t這樣具有否定消極意義的詞，直接否定了對(duì)方，容易導(dǎo)致談判無(wú)法進(jìn)行下去。而lh中利用虛擬語(yǔ)態(tài)，委婉地在信函中表達(dá)同樣的信息，不帶有任何否定意義的詞，但給了人希望，更易于他人接受。2.白然的語(yǔ)氣商務(wù)信函的寫作

6、原則隨著時(shí)代不斷發(fā)展變化，從最早的3C原則到現(xiàn)在的8C原則。不論其如何演變，簡(jiǎn)明(conciseness)一直是不變的原則。所謂簡(jiǎn)明，就是在不影響完整和禮貌的前提下，直截了當(dāng)?shù)叵蜃x信者表達(dá)信件的內(nèi)容。學(xué)者也提出了KISS原則Keepitshortandsimple[5]□商務(wù)信函較其他寫作文體的最大不同就在于其語(yǔ)言的非正式性，它是用日常說(shuō)話的語(yǔ)氣進(jìn)行交流的，因此不需要大量華麗辭藻的雕砌。2a.Thecontractenclosedherewithrequiresyoursignaturebeforeitcanbeexecuted,andshouldbedirecte

7、dtotheundersigned.2b.Pleasesignthecontractenclosedandreturnittome.在2a中，寫作者使用了大量正式性的詞匯，如execute和undersign等，語(yǔ)言官方，同時(shí)句子冗長(zhǎng)，讀者需要一定時(shí)間才能弄明白信件要傳達(dá)的內(nèi)容。而2b則相反，句子簡(jiǎn)單明了，以自然的語(yǔ)氣直述要意，又不失禮貌。山此我們可以看出，信函中用大詞和句子的過(guò)度繁冗都會(huì)讓讀信者感到困惑，沒(méi)有可讀性。缺少了自然的語(yǔ)氣，就缺少了親切感，也就失去了信函本身溝通的作用，容易使讀者無(wú)法體會(huì)到寫作者真正所要傳達(dá)的情感。因此，要做到以自然的語(yǔ)氣表達(dá)內(nèi)容，商