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1、電子檔案監(jiān)管問題探究本文作者：趙曼麗單位：湖南商學(xué)院檔案室高校教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀由于目前眾多高校缺乏統(tǒng)一的教學(xué)檔案管理計(jì)劃、規(guī)章制度和職責(zé)說明，使得許多高校的教學(xué)檔案示能進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，致使教學(xué)檔案分散在各職能部門，文件材料收集不齊全、保存不完整，甚至造成教學(xué)檔案材料的流失。同時(shí)由于各個(gè)高校結(jié)合自身具體情況所設(shè)定的制度、規(guī)范存在差異,導(dǎo)致各高校之間對于教學(xué)檔案管理操作的步調(diào)不夠一致，甚至存在極少數(shù)相互抵觸的情況，這就為教學(xué)檔案管理工作的效率帶來了障礙。檔案管理人員人為破壞和自然損壞現(xiàn)象在所難免。高校電子教學(xué)檔案雖已實(shí)施，但因?yàn)閷?shí)施時(shí)間不長，檔案管理人員信息處理經(jīng)驗(yàn)有待加強(qiáng)，
2、使得很多高校還只是將打印出的紙質(zhì)教學(xué)檔案存檔，而沒有將存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的教學(xué)檔案信息備份在磁性介質(zhì)上歸檔保存，從而影響到高校電子教學(xué)檔案的完整性。以上是各高校教學(xué)檔案管理工作中比較突出的特點(diǎn)，也是高校教學(xué)檔案管理工作效率提高的瓶頸所在，從中也可以看到，提高高校電子化教學(xué)檔案管理勢在必行。利用電子信息技術(shù)進(jìn)行高校教學(xué)檔案管理的利弊分析首先，利用電子信息技術(shù)的強(qiáng)大信息處理功能，能大大提高高校教學(xué)檔案管理的工作效率。隨著高校的辦學(xué)規(guī)模迅速擴(kuò)大，教學(xué)檔案管理工作量和難度也大大增加。比較傳統(tǒng)的檔案管理工作，檔案的抄寫、用筆用字的規(guī)范、統(tǒng)計(jì)、存儲(chǔ)都需要耗費(fèi)大量人力物力，同時(shí)還容易疏漏出錯(cuò)
3、。在這種情況下，要求教學(xué)檔案管理跟上高校日益提升的教學(xué)發(fā)展水平，顯然是力不從心的。其次，電子文檔的存儲(chǔ)方式便于實(shí)現(xiàn)高校教學(xué)檔案的共享。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的頻繁調(diào)閱，不僅會(huì)造成教學(xué)文件的遺失，還會(huì)降低教學(xué)文件的利用效率，同時(shí)文件在查找時(shí)也面臨諸多困難。利用電子信息技術(shù)，通過高效的電子文檔處理系統(tǒng)則可及時(shí)有效地進(jìn)行檔案的查找與過濾，促進(jìn)高校整體教學(xué)質(zhì)量的提升。再次，以電子文檔形式保存教學(xué)檔案文件所需條件較紙質(zhì)形式低。由于傳統(tǒng)檔案以紙張作為存儲(chǔ)媒質(zhì)，環(huán)境因素對其存儲(chǔ)壽命影響較大，所以對紙質(zhì)文檔的存放要求較高。同時(shí)，大量的數(shù)據(jù)消耗紙張，不利于環(huán)境保護(hù)。最后，采用信息技術(shù)還能提高文檔的時(shí)
4、效性和安全性。普通閃存的讀寫速度都是以MB/s為單位，存儲(chǔ)卡體積小重量輕，這些都是紙質(zhì)文檔所無法彼及的。在安全性方面，因高校教學(xué)檔案傳輸頻繁，文件丟失等情況時(shí)有發(fā)生。在實(shí)際的檔案管理工作中，電子教學(xué)教學(xué)檔案在存儲(chǔ)和使用的過程中也在一定程度上存在以下風(fēng)險(xiǎn)。檔案保護(hù)措施缺失帶來的存儲(chǔ)安全性風(fēng)險(xiǎn)。電子教學(xué)檔案的保存也不一定是萬無一失的，因其自身內(nèi)在諸因素以及外部環(huán)境因素的影響，電子檔案載體的使用壽命會(huì)受到一定的影響。如電子檔案載體的保存如果超過標(biāo)準(zhǔn)的溫度與濕度，存儲(chǔ)介質(zhì)就會(huì)發(fā)生膨脹、收縮、粘連等問題，影響教學(xué)信息數(shù)據(jù)的讀取。同時(shí)，由于存儲(chǔ)設(shè)備具有高速讀寫速度，倘若被盜取，受侵害的
5、程度更是大于傳統(tǒng)媒質(zhì)。另外，由于信息化手段采用統(tǒng)一字體、統(tǒng)一標(biāo)識，喪失了手寫漢字的特性，受侵害的文件不易被發(fā)現(xiàn)。這些安全問題都是不容忽視的。電子檔案數(shù)據(jù)的完整性。對于傳統(tǒng)的手工文件，一次的筆誤或處理失誤，其影響范圍有限，而且容易在后面的錄入過程中被發(fā)現(xiàn)。而批量處理的文件，一次處理的文件量極大，一次誤操作就可能造成大范圍的結(jié)果受影響。此外,文件多處于開放狀態(tài)，更新不及時(shí)，便可能造成信息丟失。另外電子文件結(jié)構(gòu)復(fù)雜，存儲(chǔ)方式多樣，在各種方式轉(zhuǎn)換中也容易造成信息的缺失。電子檔案的長期可讀性。電子檔案的信息存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，電子檔案就永遠(yuǎn)不會(huì)脫離這種技術(shù)和設(shè)備，造成了信息對載體的依
6、賴性。隨著電子技術(shù)的日新月異，計(jì)算機(jī)更新?lián)Q代頻率加快，如果軟件開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，兼容性出現(xiàn)問題，也可能造成信息的丟失，并導(dǎo)致縮短電子檔案的壽命。信息化在高校教學(xué)檔案管理中的應(yīng)用針對電子教學(xué)檔案在實(shí)際運(yùn)用中所涉及的風(fēng)險(xiǎn)問題，可以采取以下對策進(jìn)行防范：加強(qiáng)電子教學(xué)檔案存儲(chǔ)設(shè)備以及網(wǎng)絡(luò)的安全性，加強(qiáng)知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)意識。高校檔案管理部門應(yīng)創(chuàng)建適應(yīng)電子教學(xué)檔案管理的科學(xué)方法、途徑、標(biāo)準(zhǔn)與技術(shù)。同時(shí)，還要嚴(yán)格規(guī)定讀寫權(quán)限，對檔案及時(shí)備份，加強(qiáng)電子檔案在存儲(chǔ)處理過程中的安全性，確保電子文件在存儲(chǔ)、傳輸過程中的安全、保密。首先檔案工作人員應(yīng)積極提高自身的服務(wù)思想與現(xiàn)代意識。在管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)中
7、要為檔案工作人員創(chuàng)造良好的成才環(huán)境與成長環(huán)境。檔案工作人員需掌握現(xiàn)代知識與技能，在檔案管理的各項(xiàng)工作中，嚴(yán)格按照檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化管理的各項(xiàng)規(guī)章制度與流程進(jìn)行。第三,為了保證電子檔案的壽命，使用多種媒介手段進(jìn)行備份存儲(chǔ)，同時(shí)及時(shí)升級和更新存儲(chǔ)技術(shù)，保證文件存儲(chǔ)的安全性和可讀性。嚴(yán)格控制管理人員的權(quán)限，做到職責(zé)權(quán)限同步，防止由于管理人員操作時(shí)對其他信息造成的無意刪改。并且，高校檔案管理部門還要采取嚴(yán)密的檔案保護(hù)措施，保障存儲(chǔ)設(shè)備的安全，專機(jī)專用，定時(shí)進(jìn)行軟硬件更新升級與維護(hù)管理，保證存儲(chǔ)設(shè)備的良好狀態(tài)。結(jié)論在這個(gè)高度信息
