高校財務(wù)會計檔案管理探析

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1、高校財務(wù)會計檔案管理探析［摘要］在高校財務(wù)管理和基礎(chǔ)工作規(guī)范化的建設(shè)中，高校財務(wù)會計檔案管理是一個極其重要的環(huán)節(jié)。在現(xiàn)有的體制和慣例執(zhí)行下，由於高校財務(wù)會計檔案管理制度不完善、管理不到位、經(jīng)費投入欠缺等原因，造成瞭財務(wù)檔案管理“三重、三輕”，“四不”等不合理現(xiàn)象的發(fā)生。本文針對這些問題進行瞭分析研究，提出瞭財務(wù)會計檔案管理的制度化、嚴格程序執(zhí)行、提高經(jīng)費投入等的解決措施，對加強財務(wù)會計檔案管理有積極的借鑒意義［關(guān)鍵詞］高校財務(wù)會計檔案管理根據(jù)《會計法》和《檔案法》的有關(guān)規(guī)定制定的《會計檔案管理辦法》，對加強會計檔案管理和會計基礎(chǔ)工作，建立規(guī)范的會計

2、工作秩序，提高會計工作水平，有著極其重要的意義。財務(wù)會計檔案管理工作作為會計基礎(chǔ)規(guī)范的一個重要環(huán)節(jié)和不可缺少的組成部分，其規(guī)范化程度決定瞭會計基礎(chǔ)工作的水平一、財務(wù)會計檔案管理的重要性檔案的重要性不言而喻，國傢專門為檔案管理立法，足以說明檔案工作在社會生活中舉足輕重的地位。財務(wù)會計檔案作為檔案的重要組成部分又有其特殊的重要性，其記載反映的內(nèi)容主要是與財務(wù)計劃、經(jīng)營、收支、管理有關(guān)的經(jīng)濟事務(wù)，是單位經(jīng)濟活動的主要歷史載體。而高校財務(wù)檔案就是高校建設(shè)、教學、科研過程中經(jīng)濟事務(wù)的主要載體高校財務(wù)會計檔案是歷史經(jīng)驗的總結(jié)、是各種審計財務(wù)檢查工作的基礎(chǔ)、是保

3、持工作連續(xù)性的載體、是各種經(jīng)濟事務(wù)發(fā)生的證據(jù)。所以說加強對高校財務(wù)會計檔案管理有著極其重要的意義二、會計檔案管理的現(xiàn)狀仁“三重、三輕”現(xiàn)象突出(1)重紙質(zhì)檔案、輕電子檔案。隻註重紙質(zhì)的憑證、賬簿、報表的歸檔管理，而對電子檔案的存儲缺少必要介質(zhì)的備份建檔；對財務(wù)系統(tǒng)，包括財務(wù)輔助系統(tǒng)(含學生收費系統(tǒng)、工資核算系統(tǒng)、校園卡系統(tǒng)等)的軟件環(huán)境的電子檔案更是缺少必要的存儲立檔；對軟件系統(tǒng)不斷的升級和改造過程中的記錄可以說是“交白卷”(1)重會計檔案、輕文書檔案。隻重視會計檔案的管理，憑證、賬簿、報表、預(yù)決算資料的管理，而對於文書檔案，如上傳下達的文件、某些

4、基於賬簿的獨立性工作報告、平行部門之間的工作協(xié)調(diào)文件，以及和外界訂立的合同的管理則不系統(tǒng)、不規(guī)范，甚至出現(xiàn)丟失的情況。在具體工作中，財務(wù)人員容易簡單地認為,賬簿、憑證、報表是重要的檔案，除此之外，其他文書檔案不是財務(wù)檔案的主要內(nèi)容，在管理上不能給予應(yīng)有的重視，結(jié)--果大量的文書檔案散落於各處，時間一長，往往會丟失(2)重立卷歸檔、輕日常管理。對立卷工作比較重視，而對平時的管理則比較松懈。尤其是檔案借閱管理，缺少登記管理制度、缺少必要的逐級審批報告制度，對查閱者的身份、查閱的內(nèi)容、查閱的時間沒有限制，存在隨意性，大大降低瞭財務(wù)會計資料的保密口，甚至直

5、接造成財務(wù)機密的泄露2、”四不”現(xiàn)象嚴重(1)時間不及時?！稌嫏n案管理辦法》第六條規(guī)定，當年形成的會計檔案，在會計年度終瞭後，可暫由會計機構(gòu)保管一年,期滿之後，應(yīng)當由會計機構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機構(gòu)的，應(yīng)當在會計機構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。但是在實際工作中，當年的檔案卻遲遲不能歸卷建冊，甚至要延遲到下一個會計年度才能完成。另外，在移交本單位檔案機構(gòu)時也同樣存在時間延誤的現(xiàn)象。為查閱方便，財務(wù)部門往往會將財務(wù)會計檔案保留在本部門兩年甚至三至五年以上(2)內(nèi)容不完整。高校會計檔案，在類□上主要是指前面所述的電子檔案、文書檔案

6、，在具體業(yè)務(wù)上主要是指校園一卡通、國庫集中支付、預(yù)算外資金收支管理、預(yù)算決算分析、納稅申報等財務(wù)檔案。隨著高校財務(wù)管理職能不斷延伸，其業(yè)務(wù)范圍也相應(yīng)拓展，除瞭基礎(chǔ)工作的記憑證、報賬表外，還更多地參與到經(jīng)濟活動的管理和財務(wù)狀況的分析，會計人員在完成處理工作之後，卻忽略瞭對相關(guān)資料的收集、整理、歸檔。給之後的信息查閱及前期工作的追溯帶來瞭極大的不便。另外，會計人員的交接記錄檔案、財務(wù)軟件系統(tǒng)升級改造的檔案等事項容易被忽略，造成這部分工作檔案缺失(1)立卷不規(guī)范。會計憑證裝訂後沒有封粘，或者已封粘但在封粘處沒有會計人員簽章，會計憑證裝訂封皮項目填寫不全；

7、有些單位的會計憑證、會計賬簿、會計報表以及會計文件資料混亂放置；活頁賬簿沒按統(tǒng)一標準填寫封面，會計報表各月份分散存放。會計檔案移交時雙方?jīng)]有按冊清點，沒有移交清單，沒有按照永久、定期兩類分□保管，不僅查找非常困難，而且銷毀檔案也不及時，造成會計檔案積累過多、無處存放，從而影響瞭檔案整體工作的質(zhì)量和效果(2)程序不合規(guī)。財務(wù)會計檔案管理程序不合規(guī)，主要表現(xiàn)在整理立卷程序不合理、移交保管程序和銷毀程序不符合規(guī)范等。整理立卷程序中沒有按照統(tǒng)一分類標準、統(tǒng)一管理要求、統(tǒng)一檔案形成的“三統(tǒng)一”的辦法執(zhí)行。移交程序不規(guī)范主要表現(xiàn)在檔案交接前沒有充分的準備工作，

8、移交點收不規(guī)范，沒有專人監(jiān)督或監(jiān)督人員身份不稱職，無法履行監(jiān)督人的職責，交接後的事項辦理不完整等，這些都是檔案交接程序不符