電子檔案管理ppt課件.ppt

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1、第十章?電子檔案管理1電子檔案2電子檔案的管理3電子檔案的歸檔4電子檔案的利用1電子檔案1.1電子檔案的定義電子檔案是指利用計算機技術形成的，以代碼形式存貯于特定介質(zhì)上的檔案。又稱為機讀檔案或數(shù)字式檔案。新近頒布的國家標準《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中，電子文件的定義為“電子文件是指在數(shù)字設備及環(huán)境中形成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡上傳送的文件?！彪娮游募膬蓚€基本特征：第一，電子文件是由電子計算機生成和處理，其信息以二進制數(shù)字代碼記錄和表示，因此亦可稱為“數(shù)字文件”。這是電子文件與以往所有其他形式文件的基本區(qū)別，也是電子文件信息與其

2、他數(shù)字信息的共同點。數(shù)字信息使用0和1兩種兩種數(shù)碼的組合來記錄信息，每一個0或1叫做1個比特，需要記錄的信息用一串比特存儲于計算機存儲器（包括內(nèi)存儲器和各種外存儲器）中，并可通過通信網(wǎng)絡進行傳輸。第二，電子文件是文件的一種類型，應該具有文件的各種屬性，特別是要有特定的用途和效力。這是電子文件與其他數(shù)字信息的基本區(qū)別，也是電子文件與其他形式文件的共同點。從邏輯上說，電子文件是“數(shù)字信息”和“文件”兩個概念的交集，它是具有文件特征的數(shù)字信息，又是以數(shù)字信息為特征的文件。1.2電子文件分類1、“載體的異同”劃分標準，可以把電子文件分為光盤文件、硬盤文件、軟盤文件和磁帶文件。光盤文件要通過光盤驅(qū)動器

3、識讀，硬盤文件要通過硬盤驅(qū)動器識讀，軟盤文件要通過軟盤驅(qū)動器識讀，磁帶文件要通過磁帶機識讀。為適應不同的主、客觀需求，人們可以通過一定的設備和技術，將這一載體上的文件移植到那一載體上去。2、以“文件的不同用途”分，又可以把光盤文件、硬盤文件、軟盤文件、磁帶文件分為程序文件和數(shù)據(jù)文件兩大類。程序文件是管理設備、生成數(shù)據(jù)文件的文件，數(shù)據(jù)文件是供人們利用加工的數(shù)據(jù)信息的集合。而程序文件又有系統(tǒng)軟件和應用軟件之分。以“文件內(nèi)數(shù)據(jù)的組合形態(tài)”為劃分標準，數(shù)據(jù)據(jù)文件又有數(shù)據(jù)庫文件與非數(shù)據(jù)庫文件之分。數(shù)據(jù)庫文件內(nèi)的數(shù)據(jù)關聯(lián)性強，非數(shù)據(jù)庫文件內(nèi)的數(shù)據(jù)關聯(lián)性弱。3、以“不同屬性”為劃分標準，數(shù)據(jù)庫文件又有FO

4、XBASE(動態(tài)數(shù)據(jù)基地)數(shù)據(jù)庫、FOXPRO(“京通”軟件應用的)數(shù)據(jù)庫、ACCESS(通路)數(shù)據(jù)庫、ORCAL(“靈通”軟件應用的)數(shù)據(jù)庫等。而無論數(shù)據(jù)庫文件還是非數(shù)據(jù)庫文件，又有文本文件、超文本文件和純文本文件之分。文本文件帶有一定的格式。超文本文件是集文、像、聲于一體的多媒體文件。純文本文件是不帶格式的文本文件。以“數(shù)據(jù)的表現(xiàn)形式”為劃分標準，它有字符文件、表格文件、圖文混排文件、數(shù)據(jù)庫文件、圖形文件、動態(tài)影像文件與聲音文件之分。而各類數(shù)據(jù)文件，按“依存環(huán)境”分，又有WPS文件(具有金山中文處理軟件提供的格式)、DOC文件(具有微軟中文處理軟件提供的格式)、XLS文件(具有EXC

5、EL工作簿軟件提供的表格格式)、XLS文件(具有EXCEL工作簿軟件提供的表格格式)、DBF文件(FOXBASE數(shù)據(jù)庫格式)、BMP文件(位圖文件格式)、CDA文件(聲音文件格式)、TXT文件(純文本文件格式)等等的分別。格式不同，所需操作條件就不相同，操作方法也有不同。而同一內(nèi)容的文件，又有屏幕文件和存盤文件之分。屏幕文件是在編輯文件，而存盤文件是已編輯文件。存盤文件又有正式文件與備份文件之分。正式文件是文件的正本，備份文件是文件的副本。正式文件還有源文件與目標文件、只讀文件可與讀寫文件、顯性文件和隱藏文件之分。源文件是提供編輯數(shù)據(jù)的文件，目標文件是接受編輯數(shù)據(jù)的文件；只讀文件是只能讀出禁

6、止寫入的文件，可讀寫文件是可以再編輯的文件；顯性文件是可見文件，隱藏文件是在一定條件下才能顯現(xiàn)的文件。它們都是能夠滿足人們特定需要的電子文件?？梢灶A料，今后，隨著電腦應用實踐的不斷發(fā)展，還會有新的文件類型涌現(xiàn)。2電子檔案的管理2.1電子文件的管理原則包括1、完整性原則2、可讀性原則3、可靠性原則2.2電子檔案的管理體系1、集中統(tǒng)一管理電子檔案的問題2、紙質(zhì)文件和電子文件雙套歸檔問題3、文書檔案管理一體化問題3電子檔案歸檔3.1機讀文件的歸檔范圍機讀文件的歸檔范圍原則上與紙質(zhì)文件的歸檔范圍相同，凡是反映本機關工作活動、具有查考利用價值的機讀文件均屬歸檔范圍。但考慮到機讀文件的特性，應注意下述文

7、件的收集和歸檔。1．紙質(zhì)文件不能代替的機讀文件。對于紙質(zhì)文件不能代替的機讀文件，要特別注意歸檔，并且注意制備一定數(shù)量的機讀文件備份同時存放。2．與紙質(zhì)文件內(nèi)容相同的機讀文件。在今后相當長的一段時期內(nèi)，紙質(zhì)文件和機讀文件，紙介質(zhì)和磁介質(zhì)兩種載體也許會長期并存。同樣內(nèi)容的文件有紙質(zhì)文件形式也有機讀文件形式，應當注意將兩者同時歸檔。機讀文件的查詢速度快、可復用性好，這些特點會在檔案利用中發(fā)揮作用。這類機讀文件歸檔時