【精品】采購(gòu)管理辦法.doc

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1、深圳市優(yōu)軟科技有限公司物料采購(gòu)管理辦法文件編號(hào)：P002A版管理文件總頁(yè)數(shù)：13制作：審核：核準(zhǔn)：分發(fā)單位：釆購(gòu)部技術(shù)部品質(zhì)部PMC部財(cái)務(wù)部物料采購(gòu)管理辦法、H的保證物料供應(yīng)適時(shí)、適量、適價(jià)，并將物料采購(gòu)信息準(zhǔn)確無(wú)誤傳達(dá)予供貨商。二、適用范圍生產(chǎn)性物料及輔料采購(gòu)。三、主要職責(zé)0.0技術(shù)部負(fù)責(zé)制定物料技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)并編制物料編碼；1.0采購(gòu)部負(fù)責(zé)供貨商的開(kāi)發(fā)和物料的認(rèn)可，并評(píng)估供方合格資格及分配采購(gòu)份額，物料采購(gòu)及質(zhì)量異常的處理。2.0品質(zhì)部負(fù)責(zé)物料檢驗(yàn)；3.0倉(cāng)庫(kù)負(fù)責(zé)物料的儲(chǔ)存；4.0PMC部負(fù)責(zé)制定《物料需求表》。四、定義1.0采購(gòu)前置時(shí)間(LEADTIME)采購(gòu)前置吋間

2、也稱(chēng)采購(gòu)提前期，指正常情況下，從制作采購(gòu)訂單到供貨商送貨并檢驗(yàn)合格的時(shí)間段。四、作業(yè)流程圖流程權(quán)責(zé)單位技術(shù)部技術(shù)部技術(shù)部采購(gòu)部采購(gòu)部IQC采購(gòu)部五、作業(yè)說(shuō)明1.0制作物料技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)1.1生產(chǎn)性物料由技術(shù)部制作《物料規(guī)格書(shū)》（如附件一），《物料規(guī)格書(shū)》為打樣、物料檢驗(yàn)和ERP存貨檔案的建立依據(jù)，半新物料產(chǎn)生吋應(yīng)制作《物料規(guī)格書(shū)》，當(dāng)物料更改時(shí)應(yīng)修改其《物料規(guī)格書(shū)》。1.2對(duì)于具有共同性的一類(lèi)物料，若其單個(gè)物料的個(gè)性化信息完全可以在ERP系統(tǒng)屮的“物料規(guī)格”表述完整，則該類(lèi)物料可以共用一張《物料規(guī)格書(shū)》。1.3《物料規(guī)格書(shū)》須在樣品認(rèn)可合格后，隨《樣品認(rèn)可書(shū)》一同發(fā)放給采購(gòu)

3、部和品質(zhì)部作為采購(gòu)和來(lái)料檢驗(yàn)的標(biāo)準(zhǔn)。1.0樣品及認(rèn)可1.1技術(shù)部按《物料規(guī)格書(shū)》要求供貨商打樣，技術(shù)部須將評(píng)估結(jié)果填于《物料認(rèn)可書(shū)》，采購(gòu)不得購(gòu)買(mǎi)評(píng)估不合格的物料。3.0建立ERP存貨檔案3.技術(shù)部按《物料規(guī)格書(shū)》填寫(xiě)《存貨資料檔案資料表》（如附件三），并按照《存貨資料檔案資料表》建立ERP存貨檔案，為確保存貨檔案的正確性，將存貨檔案打印件同《存貨資料檔案資料表》比較，如有錯(cuò)誤予以修正。4.0簽定合作協(xié)議對(duì)于已評(píng)估合格的供貨商由采購(gòu)部同供貨商簽定合作協(xié)議，以便規(guī)范交易行為，加強(qiáng)合作關(guān)系，合作協(xié)議是所有交易應(yīng)遵循的原則，不包括具體的數(shù)量、價(jià)格等變化的條款。5.0采購(gòu)前置

4、時(shí)問(wèn)議定由采購(gòu)部同供貨商議定采購(gòu)前置時(shí)間，采購(gòu)部向PMC部提供采購(gòu)前置時(shí)間，以作為生產(chǎn)計(jì)劃排程依據(jù)。采購(gòu)部須將采購(gòu)提前期填寫(xiě)于《存貨檔案資料表》上作為建檔依據(jù)。6.0價(jià)格決定采購(gòu)部在同供貨商議價(jià)Z前應(yīng)分析物料成本，以作為談判依據(jù)。同時(shí)要求供貨商提供其報(bào)價(jià)單相應(yīng)的成本細(xì)項(xiàng)分析。采購(gòu)在多方比價(jià)下，決定供方和價(jià)格。采購(gòu)按議價(jià)后的物料價(jià)格填具《價(jià)格異動(dòng)表》（如附件四），價(jià)格異動(dòng)表經(jīng)總經(jīng)理及其代理人核準(zhǔn)后牛效，采購(gòu)部按經(jīng)批準(zhǔn)的價(jià)格決定表建立價(jià)格檔案。7.0制作《采購(gòu)訂單》采購(gòu)部按PMC部的物料需求制作《采購(gòu)訂單》（如附件五），采購(gòu)訂單的數(shù)量應(yīng)取自MRP的運(yùn)算結(jié)果，采購(gòu)可修改采購(gòu)

5、數(shù)量，但需經(jīng)采購(gòu)主管批準(zhǔn)。采購(gòu)訂單的價(jià)格取自ERP的供應(yīng)商價(jià)格檔案，采購(gòu)員不得直接在采購(gòu)訂單上修改價(jià)格。采購(gòu)部應(yīng)維持單價(jià)及合格供貨商為最新?tīng)顟B(tài)，以確保采購(gòu)訂單的正確性。當(dāng)《采購(gòu)訂單》的數(shù)量或價(jià)格需要調(diào)整吋，采購(gòu)員須填寫(xiě)《采購(gòu)訂單變更通知》（如附件六），經(jīng)采購(gòu)主管核準(zhǔn)后傳與供應(yīng)商確認(rèn)。8.0采購(gòu)訂單登記采購(gòu)將生成的《采購(gòu)訂單》登記于采購(gòu)訂單管制表，半該訂單的物料被采購(gòu)入庫(kù)后應(yīng)作結(jié)案標(biāo)識(shí)。9.0采購(gòu)進(jìn)度跟進(jìn)采購(gòu)部應(yīng)按PMC部的牛產(chǎn)計(jì)劃和物料需求計(jì)劃適吋地跟進(jìn)物料進(jìn)度，并掌握物料檢驗(yàn)及入庫(kù)進(jìn)度，對(duì)于不能按時(shí)到達(dá)的物料，采購(gòu)部應(yīng)提前通知PMC部以便協(xié)調(diào)生產(chǎn)。10.0收貨及通知

6、檢驗(yàn)10.1物料到達(dá)倉(cāng)庫(kù)后，倉(cāng)庫(kù)文員在ERP系統(tǒng)核對(duì)采購(gòu)未交量并錄入到貨信息。10.2倉(cāng)庫(kù)文員依據(jù)物料檢驗(yàn)的結(jié)果制作《采購(gòu)入庫(kù)單》（附件七），合格物料可直接制作《采購(gòu)入庫(kù)單》，不合格的物料在判定為“讓步接受”時(shí)方可制作對(duì)應(yīng)的《采購(gòu)入庫(kù)單》，否則，退回供應(yīng)商。11.0物料讓步評(píng)審II.i公司原則上不使用不合格物料，當(dāng)某物料生產(chǎn)急需且無(wú)庫(kù)存，僅有不合格品吋，由PMC部中請(qǐng)MRB（物料讓步評(píng)審），物料讓步評(píng)審由采購(gòu)部、品質(zhì)部、技術(shù)部、PMC部共同參與，由品質(zhì)部裁決，相關(guān)單位將評(píng)審意見(jiàn)填寫(xiě)于《來(lái)料檢驗(yàn)報(bào)告》,經(jīng)裁決為讓步接收時(shí)，該批物料方可使用。12.0索賠12.1對(duì)于因供貨

7、商的物料交期或質(zhì)量異常引起的公司損失，采購(gòu)部應(yīng)酌情向供貨商索賠，索賠內(nèi)容包括：1）材料成本2）制程成本：包括人工費(fèi)用、設(shè)備折舊等費(fèi)用。3）其它費(fèi)用：如商譽(yù)等。12.1采購(gòu)部按以丄索賠項(xiàng)H計(jì)算索賠金額，并填寫(xiě)《索賠函》（如附件八），經(jīng)供貨商確認(rèn)后的索賠函交財(cái)務(wù)執(zhí)行扣款作業(yè)。六、罰則1.0對(duì)于申請(qǐng)打樣但不提供《物料規(guī)格書(shū)》者，每人每次每項(xiàng)罰款5元。2.0對(duì)于未根據(jù)《物料規(guī)格書(shū)》和《物料認(rèn)可書(shū)》檢驗(yàn)物料者，每次每項(xiàng)罰款5元。1.0對(duì)于采購(gòu)員擅自在采購(gòu)訂單丄修改價(jià)格者，每次每項(xiàng)罰款5元。2.0有關(guān)其他違反本辦法的行為將予酌情處罰。七、附件1.0物料規(guī)格書(shū)2.